Nỗ lực số hóa hồ sơ, tài liệu

Việc số hóa hồ sơ, tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản lâu dài, khai thác, tra cứu thông tin được nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay. Đây là bước tiên phong chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử, vừa nâng cao hiệu quả tra cứu, vừa đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng cho hiện tại và mai sau.

Từ nhiều tháng nay, hàng trăm lượt cán bộ, chiến sĩ Công an các đơn vị đã được bố trí tăng cường cho Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh để cùng thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu. Hàng trăm nghìn trang hồ sơ, tài liệu được hình thành hàng chục năm nay, mặc dù được lưu trữ, bảo quản theo quy định, song qua thời gian phục vụ việc tra cứu và ảnh hưởng của môi trường, thời tiết thì không tránh khỏi việc hư hỏng, xuống cấp. Chính vì vậy, việc số hóa các loại hồ sơ tài liệu này sẽ có tác dụng bảo quản lâu dài và nhanh chóng phục vụ kịp thời việc tra cứu, khai thác thông tin, nhất là trong công tác đấu tranh, phòng, chống các loại tội phạm.

Công an tỉnh nỗ lực số hóa hồ sơ tài liệu.

Theo trung tá Lưu Thị Tuyết, Đội trưởng Đội hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, xác định công tác hồ sơ nghiệp vụ có vai trò hết sức quan trọng, là nguồn cung cấp thông tin có giá trị, chính xác, phục vụ đắc lực công tác nghiệp vụ trong và ngoài ngành Công an, đơn vị đã kịp thời tham mưu lãnh đạo Công an tỉnh trang cấp những trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác số hóa, như: Máy tính, máy chụp, máy scan, trưng dụng phòng giao ban để làm phòng số hóa riêng biệt...; đồng thời, tham mưu tăng cường các đồng chí ở các phòng nghiệp vụ của Công an tỉnh về tăng cường về làm số hóa với phòng.

Ngay sau khi có kế hoạch của Bộ Công an, Công an tỉnh bắt tay ngay vào triển khai công việc. Với lượng hồ sơ tài liệu từ trước đến nay khá đồ sộ, khối lượng công việc tương đối nhiều lên tới hàng chục triệu trang tài liệu, máy móc trang thiết bị chuyên dùng còn hạn chế... là những khó khăn mà đòi hỏi cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ phải có kế hoạch thực hiện bài bản nhằm bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu được giao theo kế hoạch. Để đẩy nhanh tiến độ triển khai, nhiều cán bộ, chiến sĩ không có ngày nghỉ, không có thứ 7, chủ nhật, kể cả buổi tối với mục tiêu chung là tất cả đều tập trung cho cho công việc số hóa tại đơn vị.

Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Đặng Văn Hoành cho biết: “Để công tác số hóa hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu đề ra, chúng tôi tiếp tục động viên cán bộ, chiến sĩ sắp xếp công việc khoa học để tăng ca, tăng kíp, làm thêm ngoài giờ và ngày thứ 7, chủ nhật. Ngoài con người và máy móc hiện tại, chúng tôi đề xuất nâng cấp các loại phương tiện máy móc hiện đại hơn để số hóa nhanh hơn…”.

Theo đánh giá sơ bộ của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, với khối lượng hồ sơ tài liệu cùng phương tiện, máy móc và đội ngũ cán bộ hiện có, để hoàn thiện được công tác số hóa hồ sơ, tài liệu của Công an toàn tỉnh từ trước đến nay thì mất khoảng thời gian khoảng gần 20 năm. Tuy nhiên, với quyết tâm chính trị cao nhất, bằng nhiều biện pháp công tác, như: Tăng cường cán bộ từ các phòng nghiệp vụ khác, đầu tư mua sắm thêm nhiều máy móc, trang thiết bị hiện đại hơn, nhất là bố trí thêm nhiều ca làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ… sau hai năm triển khai thực hiện việc số hóa hồ sơ tài liệu, đến nay, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã số hóa được hơn 40% hồ sơ tài liệu.

Đây là một sự nỗ lực rất lớn của cán bộ, chiến sĩ Công an tỉnh trong việc phấn đấu đến năm 2025 hoàn thành số hóa 100% hồ sơ tài liệu, góp phần tích cực trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn.

Ngô Quang Văn