Sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính: Bảo đảm an toàn tài liệu

Các cán bộ, công chức đang tích cực thực hiện thống kê, niêm phong, bàn giao tài liệu, phục vụ công tác sắp xếp, tổ chức bộ máy tinh gọn.

P.V: Thưa ông, thời gian qua, Sở Nội vụ đã triển khai công tác văn thư, lưu trữ như thế nào để phục vụ việc sắp xếp tổ chức bộ máy trong hệ thống chính trị và các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh?

Ông Nguyễn Trọng Tài: Là cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ nên Sở Nội vụ đã bám sát các chỉ đạo của Trung ương ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác này. Cụ thể, như: Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 15/4/2025, các công văn đôn đốc số hóa tài liệu lưu trữ như Công văn số 2510, 3860 và 4188. Cùng với đó là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo kết quả nhằm bảo đảm việc quản lý tài liệu lưu trữ được an toàn, đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy và xây dựng chính quyền địa phương 2 cấp theo Nghị quyết số 60-NQ/TW.

Bảo quản, sắp xếp tài liệu phục vụ bàn giao tổ chức bộ máy trong quá trình sáp nhập đơn vị hành chính cấp huyện tại Đồng Hỷ.

P.V:Trong quá trình triển khai, Sở đã có hướng dẫn cụ thể như thế nào để các đơn vị, địa phương thực hiện đảm bảo kịp thời và hiệu quả, thưa ông?

Ông Nguyễn Trọng Tài: Theo khoản 1 Điều 37 Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trước khi giải thể, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại, đều phải được nộp, chỉnh lý, thống kê, bàn giao theo quy định pháp luật. Bao gồm: hồ sơ tổ chức cán bộ, tài chính - kế toán, thi đua - khen thưởng, thanh tra - kiểm tra...

Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 13/CT-UBND và Hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính các cấp, xây dựng chính quyền 2 cấp. Đồng thời tổ chức khảo sát, thống kê tài liệu tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, cấp huyện. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phân công viên chức hướng dẫn trực tiếp tại cấp huyện, cấp xã thực hiện sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng hồ sơ trong tháng 5 và 6 năm 2025.

Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc, các cơ quan, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ, đóng gói, niêm phong tài liệu để giao nộp lưu trữ trước ngày 20/6/2025.

P.V: Đến nay, công tác văn thư, lưu trữ phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy trong hệ thống chính trị và các đơn vị hành chính đã đạt kết quả như thế nào, thưa ông?

Ông Nguyễn Trọng Tài: Sở đã chủ động triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, đạt được kết quả tích cực. Đến nay, toàn tỉnh đã số hóa được 5.864.248 trang tài liệu khổ A4. Trong đó, 5 cơ quan cấp tỉnh số hóa 3.841.660 trang; UBND huyện Đại Từ, TP. Thái Nguyên, TP. Phổ Yên số hóa 2.022.588 trang. Lưu trữ lịch sử tỉnh đã số hóa 1.996.990 trang theo Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Qua kiểm tra thực tế, cho thấy các cơ quan, đơn vị triển khai nghiêm túc, cán bộ, công chức đang tích cực thực hiện thống kê, niêm phong, bàn giao tài liệu. Công tác bảo quản, quản lý tài liệu được đảm bảo an toàn, đúng quy định.

Tính đến ngày 4/6/2025, toàn tỉnh đã số hóa 5.864.248 trang tài liệu khổ A4. Trong ảnh: Cán bộ Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa hồ sơ tại đơn vị.

P.V: Theo ông, trong thời gian tới, cần triển khai những giải pháp gì để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ?

Ông Nguyễn Trọng Tài: Để đáp ứng yêu cầu mới, Sở Nội vụ sẽ triển khai một số nhóm giải pháp trọng tâm sau: Về chỉ đạo, tuyên truyền: Tiếp tục tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao vai trò người đứng đầu; tăng cường hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ; tổ chức tuyên truyền, tập huấn triển khai Luật Lưu trữ năm 2024.

Về cơ chế, chính sách: Tham mưu xây dựng đề án, dự án về quản lý, xử lý tài liệu của các cơ quan trước khi sắp xếp, đặc biệt là đơn vị hành chính cấp huyện khi kết thúc hoạt động. Về nghiệp vụ chuyên môn: Bố trí đội ngũ cán bộ có chuyên môn sâu về văn thư, lưu trữ gắn với công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số theo Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024. Đồng thời, tiếp tục tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ số. Tham mưu với UBND tỉnh bố trí địa điểm phù hợp tiếp nhận tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh...

P.V: Xin cảm ơn ông!

Chung An (Thực hiện)