Mô hình '4K' trong cải cách hành chính ở xã Phú Cát: Tư duy dám đổi mới từ cơ sở

Mô hình nhanh chóng tạo chuyển biến rõ rệt trong xử lý thủ tục hành chính, góp phần xây dựng chính quyền cơ sở hiện đại, thân thiện, lấy người dân làm trung tâm để phục vụ.

Cán bộ tại Điểm phục vụ hành chính công xã Phú Cát hướng dẫn người dân thao tác làm thủ tục hành chính trên điện thoại thông minh. Ảnh: Hoàng Sơn

Đột phá từ yêu cầu đổi mới sau sáp nhập

Được thành lập sau quá trình sáp nhập 4 xã cũ, xã Phú Cát đang quản lý địa bàn rộng, dân số đông, khối lượng hồ sơ hành chính tăng đột biến. Đây cũng là địa bàn có đặc thù quan trọng, như nằm gần trục Đại lộ Thăng Long, tiếp giáp Khu công nghệ cao Hòa Lạc, tốc độ đô thị hóa nhanh, nhu cầu giải quyết thủ tục của người dân và doanh nghiệp lớn. Trong bối cảnh đó, việc duy trì quy trình thủ công: Người dân viết đơn, mang theo nhiều loại giấy tờ, chờ đợi nhận kết quả… bộc lộ nhiều bất cập.

Dù xã đã đẩy mạnh cải cách hành chính, nhưng hạn chế vẫn xuất hiện như hồ sơ giấy tồn đọng, người dân lớn tuổi khó tiếp cận dịch vụ công trực tuyến, cán bộ mất thời gian nhập liệu lặp lại. Hơn nữa, tình trạng người dân đến làm thủ tục, nhưng không biết cách viết đơn, điền biểu mẫu diễn ra thường xuyên, gây tắc nghẽn vào giờ cao điểm.

Từ thực tiễn đó, UBND xã Phú Cát đã nghiên cứu, thử nghiệm và đưa vào áp dụng mô hình “4K”, phát triển từ các sáng kiến “Không giấy tờ - Không chờ đợi” trước đây, nhưng được nâng cấp mạnh mẽ nhờ ứng dụng dữ liệu dân cư, chữ ký số và biểu mẫu điện tử. Tại bộ phận một cửa, xã bố trí máy lấy số tự động, wifi miễn phí, bảng niêm yết điện tử và máy tính cho người dân tự thao tác; cán bộ hướng dẫn và nhập liệu trực tiếp.

Điểm nhấn tạo sự khác biệt của mô hình “4K” là người dân không phải viết bất kỳ giấy tờ nào khi đến làm thủ tục. Ngay từ khi bước vào Điểm phục vụ hành chính công, người dân được hỗ trợ nhập liệu trên máy tính bảng, hoặc tách dữ liệu tự động từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Tên, tuổi, ngày sinh, địa chỉ, mã định danh… được hệ thống điền sẵn; công dân chỉ cần kiểm tra và xác nhận.

Xã Phú Cát tổ chức chiến dịch hướng dẫn người dân cài đặt các ứng dụng thông minh trên điện thoại di động. Ảnh: Hoàng Sơn

Phó Trưởng phòng Văn hóa - Xã hội xã Phú Cát Đỗ Danh Tuyến cho biết, để triển khai được “Không viết”, xã Phú Cát đã tổ chức nhiều đợt ra quân chuyển đổi số, hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến, thành lập các tổ công nghệ số cộng đồng, giao Đoàn Thanh niên và Hội Liên hiệp phụ nữ hỗ trợ tại thôn, xóm. Mỗi gia đình có ít nhất một người được hướng dẫn sử dụng dịch vụ công.

Không chỉ “Không viết”, mô hình “4K” còn đi xa hơn với “Không giấy tờ”, hồ sơ điện tử được số hóa hoàn toàn, giảm tối đa việc yêu cầu công dân mang theo bản sao giấy hoặc chứng thực. Theo cán bộ hộ tịch xã, nếu người dân đã có dữ liệu về dân cư, đất đai, bảo hiểm…, thì phần lớn giấy tờ được lược bỏ. Hệ thống tự động xác thực, không còn tình trạng xin lại giấy đã có trong cơ sở dữ liệu.

Thống kê cho thấy, từ tháng 8-2025 đến nay, 100% hồ sơ hộ tịch ở xã được tiếp nhận điện tử. Thời gian tiếp nhận từ 15 phút, giảm còn 5 phút/hồ sơ. Tỷ lệ sai sót thông tin giảm so với khi người dân phải tự viết tay. Công dân chỉ cần mang căn cước công dân hoặc điện thoại có mã định danh.

Nếu như “Không viết” và “Không giấy tờ” giải quyết khâu đầu của quy trình, thì “Không chờ đợi - Không phiền hà”, chính là yếu tố then chốt tạo niềm tin. Tại Điểm phục vụ hành chính công của xã, hệ thống lấy số thứ tự, màn hình thông tin, quầy hỗ trợ điện tử đều được bố trí khoa học. Nhờ quy trình chuẩn hóa, thời gian chờ xử lý đa số thủ tục được rút ngắn, nhiều hồ sơ được giải quyết ngay trong buổi làm việc.

Nền tảng để xây dựng chính quyền số cấp xã

Bà Hoàng Thị Lan (thôn 7, xã Phú Cát) chia sẻ: “Tôi đến xin xác nhận giấy tờ để làm hồ sơ cho con, không phải viết một tờ đơn nào. Cán bộ hướng dẫn rất nhanh, chỉ vài phút là xong. Trước đây, tôi rất ngại đi lại vì phải viết nhiều loại mẫu, giờ thì dễ hơn nhiều”. Còn ông Đỗ Đình Hà (thôn Bạch Thạch, xã Phú Cát) nói: “Tôi đến làm hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở lần đầu đều được cán bộ hướng dẫn tận tình. Mô hình này giảm rất nhiều thời gian đi lại, nhất là với người dân ở xa trung tâm xã”.

Chủ tịch UBND xã Phú Cát Hoàng Nguyên Ưng nhấn mạnh, xã xác định sự hài lòng của người dân là thước đo quan trọng nhất. Không chỉ giảm thời gian, mô hình 4K hướng tới xây dựng văn hóa công vụ thân thiện - minh bạch - chuẩn mực. Cán bộ cam kết không gây phiền hà; mọi quy trình đều được giám sát bằng hệ thống camera. Ngoài ra, để bảo đảm “Không phiền hà”, xã thực hiện niêm yết công khai toàn bộ thủ tục hành chính; ứng dụng đánh giá sự hài lòng qua QR-code; định kỳ bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng giao tiếp; lấy ý kiến người dân hằng tháng, làm căn cứ đánh giá cán bộ.

Nhờ triển khai mô hình hành chính "4K", người dân hạn chế mang nhiều giấy tờ và không phải ghi chép. Ảnh: Hoàng Sơn

Trong quá trình triển khai, xã Phú Cát cũng đối mặt nhiều khó khăn, như: Kỹ năng số của người dân còn hạn chế; một số thủ tục liên ngành chưa thể giải quyết ngay; hạ tầng công nghệ thông tin cần được nâng cấp. Tuy nhiên, với sự chủ động của chính quyền và tinh thần đồng hành của nhân dân, mô hình 4K ở xã Phú Cát nhanh chóng chứng minh hiệu quả. Một số chuyên gia trong lĩnh vực cải cách hành chính đánh giá: Xã Phú Cát đã chọn đúng hướng. Điều quan trọng là xã đã duy trì và mở rộng mô hình, gắn với số hóa toàn trình và chia sẻ dữ liệu.

Xã đang tiếp tục đề xuất thành phố hỗ trợ nâng cấp hạ tầng công nghệ, mở rộng dịch vụ công mức độ 4, tăng chia sẻ dữ liệu liên thông. Các tổ công nghệ số cộng đồng duy trì hỗ trợ người dân làm quen môi trường số, hướng tới mục tiêu: Mỗi gia đình có một thành viên sử dụng thành thạo dịch vụ công trực tuyến.

Chủ tịch UBND xã Hoàng Nguyên Ưng khẳng định: “Mục tiêu cao nhất của mô hình 4K là xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân làm trung tâm. Đây là bước đệm quan trọng để Phú Cát tiến tới chính quyền số cấp xã”.

Hiện tại, thành phố Hà Nội đang đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, mô hình “4K” của xã Phú Cát được xem là hướng đi phù hợp, có thể triển khai ở nhiều địa phương. Mô hình thể hiện tư duy đổi mới, dám làm, dám thay đổi, coi sự hài lòng của người dân là kim chỉ nam trong hoạt động công vụ…

Hoàng Sơn