Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Người mua - bán phải lưu ý gì?

Từ 1/6, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.

Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là quy định tại Nghị định số 70 của Chính phủ. Những lĩnh vực ngành nghề áp dụng theo Nghị định 70, đó là: bán lẻ hàng hóa, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí, các hộ kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ bị xử phạt từ 2 đến 10 triệu đồng.

Theo Cục Thuế, hiện Nghị định số 123/2020 chỉ quy định người bán là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn và Thông tư số 78/2021 hướng dẫn bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán. Do vậy, Nghị định số 70/2025 đã sửa đổi, bổ sung người bán, bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Riêng với doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thì sử dụng hóa đơn bán hàng, khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.

Quy định tại Nghị định số 70/2025 nêu rõ, từ ngày 1/6/2025, các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định. Đối tượng bắt buộc áp dụng là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai theo phương pháp khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

Nghị định 70 cũng quy định rõ nội dung của hóa đơn điện tử phải có thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán và mã của cơ quan thuế để tra cứu thông tin. Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn.

Ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

Việc xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ giúp quản lý chính xác doanh thu của các hộ kinh doanh so với phương thức khoán trước đây. Đối với kinh doanh dịch vụ ăn uống, thì trên hóa đơn còn phải thể hiện mặt hàng ăn, uống.

Ông Tân Hải Bùi đại diện doanh nghiệp kinh doanh ăn uống Hải Bùi, quận Tây Hồ, Hà Nội cho biết: Nghị định 70 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, phải ghi rõ thêm tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn, tên hàng hóa phải chi tiết đến từng chủng loại chứ không ghi chung chung, kinh doanh mặt hàng nào phải ghi rõ mặt hàng đó. Ví dụ, lẩu cá kèo, lẩu cá diêu hồng, cơm chiên chứ không được ghi cơm khách, ghi tiếp khách.

Đối với trường hợp kinh doanh vận tải, thì hóa đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đến-đi). Doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã định danh của người gửi hàng.

Chuyên gia Minh Tuyết, Trung tâm Đào tạo kế toán VIS thông tin, đối với doanh nghiệp chạy taxi thì thời điểm chốt hóa đơn là ngay sau khi kết thúc hành trình đấy, người bán sẽ phải xuất hóa đơn luôn. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực vận tải, hàng hóa, hoặc là khách hàng hành khách thì sẽ phải xuất hóa đơn thể hiện biển kiểm soát của xe, điểm đi, điểm đến của hàng hóa hoặc hành khách đó ở trên hóa đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp vận tải nếu có vận chuyển hàng hóa của bên thương mại điện tử thì nội dung phải ghi thêm thông tin của người vận chuyển, thông tin của người thuê vận chuyển. Nếu là cá nhân phải ghi rõ mã số thuế hoặc định danh cá nhân của khách hàng đó. Đây là một trong những điểm rất mới được áp dụng từ 1/6/2025.

Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp hoạt động kinh doanh trở nên nhanh chóng, chính xác hơn. Hóa đơn được tạo ngay sau khi thanh toán, dữ liệu tự động kết nối với cơ quan thuế, giảm thiểu thủ tục hành chính cho người nộp thuế. Ngoài ra, giải pháp này góp phần hạn chế sai sót, ngăn ngừa gian lận trong ghi nhận doanh thu hoặc xuất hóa đơn không hợp lệ, đồng thời mang lại tiện ích cho khách hàng, khi hóa đơn có thể được gửi qua email hoặc dễ dàng tra cứu qua mã QR.

Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai theo phương pháp khoán và có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm cần nhanh chóng chuẩn bị điều kiện kỹ thuật để triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Việc chủ động thực hiện sẽ giúp người kinh doanh tránh vi phạm quy định, đồng thời duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục từ ngày 1/6/2025, thời điểm quy định mới chính thức có hiệu lực.

Phạm Hạnh/VOV1