Người dân ký giấy tờ trước mặt công chứng viên: Phải chụp ảnh thế nào cho đúng?

Bộ Tư pháp đang dự thảo Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực kể từ ngày 1-7-2025).

Dự thảo Nghị định được xây dựng là cơ sở và là tiền đề quan trọng để có thể triển khai thực hiện Luật Công chứng 2024. Đặc biệt trong bối cảnh nhiều vấn đề mới, lần đầu tiên được quy định trong luật Công chứng.

Công chứng viên phải chụp ảnh chung với người yêu cầu

Một trong những nội dung được hướng dẫn thi hành được nêu ra trong dự thảo nghị định đó chính là quy định mới liên quan đến thủ tục công chứng.

Theo đó, Điều 50 dự thảo quy định Công chứng viên (CCV) phải chụp ảnh cùng với cá nhân hoặc người đại diện tổ chức tham gia giao dịch tại thời điểm cá nhân hoặc người đại diện tổ chức thực hiện việc ký vào văn bản công chứng. Trừ trường hợp tại những địa điểm bị cấm quay phim, chụp ảnh theo quy định hoặc trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng.

Ảnh chụp phải phản ánh được thực tế khách quan, không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh, đồng thời phải nhận diện được rõ ràng khuôn mặt của người tham gia giao dịch và CCV khi ảnh được in bằng máy in laser trên giấy trắng khổ A4.

Theo quy định mới thì Công chứng viên khi công chứng phải chụp ảnh chung với bên yêu cầu. Ảnh: ĐẶNG LÊ

Cạnh đó, CCV có thể đồng thời quay phim quá trình diễn ra việc ký kết giao dịch để lưu trữ nếu các bên có yêu cầu hoặc công chứng viên thấy cần thiết để bảo đảm an toàn cho giao dịch. Tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Trao đổi với PLO, công chứng viên Đào Duy An cho biết đây là một quy định mới so với quy định hiện nay. Và khi có sự thay đổi thì sẽ có ý kiến trái chiều, tuy nhiên dưới góc độ một công chứng viên hành nghề hướng tới sự an toàn và chính xác, ông An cho rằng những quy định này là cần thiết và có thể tạo nên một môi trường công chứng lành mạnh, hiện đại và an toàn hơn cả cho công chứng viên và người sử dụng dịch vụ.

Việc ghi lại hình ảnh quá trình ký kết giao dịch công chứng nhằm bảo đảm quy trình công chứng được thực hiện đúng và đầy đủ, hạn chế tình trạng công chứng viên không chứng kiến giao dịch, hạn chế tình trạng ký chờ, ký khống hồ sơ công chứng, giả mạo chữ ký công chứng viên, hạn chế tình trạng cạnh tranh không lành mạnh ở một số tổ chức hành nghề công chứng.

Mặt khác, quy định này cũng tạo cơ sở pháp lý để công chứng viên có thể thu thập thêm các chứng cứ bằng hình ảnh nhằm bảo vệ mình cũng như các bên tham gia giao dịch công chứng, từ đó gián tiếp làm giảm các vụ tranh chấp, kiện tụng phát sinh về sau.

Giao dịch được áp dụng công chứng điện tử

Công chứng điện tử là một trong những quy định mới được quy định tại luật Công chứng 2024.

Theo đó, văn bản công chứng điện tử được hình thành theo một trong các phương thức: (1) văn bản giao dịch được người tham gia giao dịch, CCV và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số; (2) văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số.

Việc ký số vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước mặt CCV, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chứng hành nghề công chứng. Văn bản công chứng điện tử phải có ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện theo hình thức ban đầu tạo ra văn bản công chứng đó. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm hoặc chuyển đổi thành văn bản điện tử để đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các loại giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật. Đối với công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các loại giao dịch dân sự, trừ trường hợp công chứng di chúc và các giao dịch đơn phương khác hoặc giao dịch có người tham gia giao dịch là người chưa thành niên, người không có chữ ký số hoặc không có khả năng sử dụng các thiết bị điện tử.

Sở Tư pháp sẽ là cơ quan quyết định việc cấp hoặc thu hồi tài khoản công chứng điện tử đối với tổ chức hành nghề công chứng; tài khoản của trong phạm vi hành chính mình quản lý.

HỮU ĐĂNG