Hà Nội: hướng dẫn quản lý văn thư, tài liệu lưu trữ khi sắp xếp bộ máy

Sở Nội vụ Hà Nội vừa ban hành Văn bản số 520/SNV-VTLT ngày 28/2/2025 về việc quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.

Mục tiêu là nhằm quản lý tốt công tác văn thư và tài liệu lưu trữ trong quá trình tổ chức thực hiện Nghị quyết 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành T.Ư Đảng khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

Yêu cầu chung được lãnh đạo Sở nêu rõ: toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó; thực hiện nghiêm quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

Cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu. Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có) theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 về công tác văn thư.

Công tác văn thư

Cụ thể, về công tác văn thư, Sở Nội vụ yêu cầu các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.

Các cơ quan được thành lập mới có thay đổi tên gọi sau hợp nhất thì lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống số, ký hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01 theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Các cơ quan, tổ chức phối hợp với Trung tâm Thông tin điện tử TP cấp địa chỉ người dùng cho công chức, viên chức.

Cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động nộp con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ để bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư, chữ ký số chuyên dùng hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

Sở LĐTB&XH Hà Nội tổ chức bàn giao nhiệm vụ tham mưu quản lý Nhà nước công tác lao động, người có công và xã hội về các Sở: Nội vụ Hà Nội, GD&ĐT Hà Nội, Y tế Hà Nội, NN&PTNT Hà Nội (ngày 28/2/2025)

Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức

Trong công tác quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, khi chia, tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời kết thúc hoạt động của cơ quan, tổ chức bị chia, tách, Sở Nội vụ yêu cầu trong hai trường hợp.

Thứ nhất, trường hợp cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử TP, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cơ quan, tổ chức bị chia, tách có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử TP.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn, đối với cấp sở, toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà Văn phòng/Phòng Hành chính chuyển đến cơ quan, tổ chức nào thì bàn giao về cơ quan, tổ chức đó quản lý. Với các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về UBND cấp huyện quản lý. Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết, cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức bị chia, tách tiếp tục giải quyết.

Thứ hai, trường hợp các cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử TP, toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong chuyển về cơ quan mới mà Văn phòng/Phòng Hành chính chuyển đến cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan đó quản lý. Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải quyết, cần bàn giao về cơ quan mới tiếp nhận tiếp tục giải quyết.

Khi hợp nhất toàn bộ cơ quan, tổ chức vào cơ quan, tổ chức khác và chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức bị hợp nhất, trong trường hợp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, thì hồ sơ, tài liệu có thời hạn và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được bàn giao về cơ quan mới để quản lý, theo dõi giải quyết tiếp.

Khi hợp nhất (tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ) các cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới, trong trường hợp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử; hồ sơ, tài liệu có thời hạn và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được bàn giao về cơ quan mới để quản lý, tiếp tục giải quyết.

Trường hợp cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.

Khi tổ chức lại cơ quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác và kết thúc hoạt động của cơ quan bị tổ chức lại, trường hợp cơ quan, tổ chức trước khi tổ chức lại thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử; hồ sơ, tài liệu có thời hạn và hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong thì được bàn giao về cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý.

Yêu cầu chung là toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ

Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, thành lập đơn vị hành chính cấp xã

Về việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, thành lập đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã), Văn bản nêu rõ, trong trường hợp thành lập đơn vị hành chính cấp xã mới, khi nhập xã này vào xã khác để thành lập xã mới và kết thúc hoạt động của xã bị nhập, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các xã bị nhập sẽ được bàn giao về xã mới quản lý.

Trường hợp hợp nhất xã này vào xã khác và chấm dứt hoạt động của xã bị nhập, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của xã bị hợp nhất được bàn giao về xã được hợp nhất quản lý.

Trường hợp điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã này cho xã khác quản lý, đồng thời tiếp tục nhập toàn bộ diện tích còn lại của xã bị điều chỉnh cho xã khác nữa và chấm dứt hoạt động của xã bị điều chỉnh, toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong hình thành trong hoạt động của xã bị điều chỉnh sẽ bàn giao về UBND quận, huyện quản lý.

Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải quyết, sẽ bàn giao cho xã được tiếp nhận tiếp tục giải quyết.

Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử

Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, Sở Nội vụ đề nghị, đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cần thực hiện sao lưu, kết xuất lưu vào ổ cứng để chuẩn bị giao nộp lưu vào lưu trữ lịch sử TP.

Đối với hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và những hồ sơ, tài liệu có thời hạn, cần đóng gói tin AIP_hoso hoặc AIP_tailieu theo hướng dẫn tại Văn bản 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được kết xuất, lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan để thực hiện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa giải quyết xong, cần được lưu trên hệ thống hoặc được kết xuất, lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.

Linh Nguyễn