Đại học Harvard: Người thành công bắt đầu câu chuyện bằng nguyên tắc 3C để giao tiếp hiệu quả

Theo CNBC, "Bạn khỏe không?" là 3 từ vô dụng nhất để mở đầu một cuộc trò chuyện. Người hỏi không thực sự muốn biết và người trả lời cũng không thực sự để tâm. Kết quả nhận được sẽ là một cơ hội bị lãng phí, thời gian trao đổi vô nghĩa với kết nối bằng con số 0.

Để tận dụng tối đa các cơ hội giao tiếp, những nhà nghiên cứu Harvard đã chỉ ra rằng, đặt câu hỏi là một cách hiệu quả phải đảm bảo đó là câu hỏi có ý nghĩa.

Trong một loạt các thử nghiệm, họ đã phân tích hơn 300 cuộc trò chuyện trực tuyến và đưa ra kết luận: "Khi đặt nhiều câu hỏi hơn, họ sẽ có khả năng nhận được phản hồi cao hơn, miễn là câu hỏi đó chứa đựng sự lắng nghe, thấu hiểu và quan tâm".

Để làm được điều này, những người thành công thường có những cách đặc biệt để giao tiếp, giúp duy trì một cuộc trò chuyện có ý nghĩa:

1. Bắt đầu kết nối bằng 3C

Một câu hỏi hiệu quả thường đảm bảo 3C sau đây: Có tính xác thực - Có sự kết nối - Có một chủ đề cho họ biết bạn là ai

Theo đó, các nhà nghiên cứu Harvard gợi ý một số câu hỏi khả quan để bắt đầu cuộc trò chuyện là:

"Tâm trí bạn hiện tại thế nào?"

"Tuần này bạn mong chờ điều gì vậy?"

"Bạn làm tôi nhớ đến một người nổi tiếng, nhưng lại chẳng nghĩ ra tên. Bạn có là họ hàng với nghệ sĩ nào không vậy?"

Một câu hỏi hiệu quả thường đảm bảo 3C sau đây: Có tính xác thực - Có sự kết nối - Có một chủ đề cho họ biết bạn là ai. Ảnh minh họa

2. Tìm hiểu về đối phương trước khi gặp mặt

Dù ít, dù nhiều, cũng hãy nhớ tìm hiểu xem người mình sắp gặp gỡ, chuyện trò cùng là ai. Họ đến từ đâu, có chức vụ gì, vai trò gì. Họ thích gì, có thói quen gì đặc biệt không, có kiêng kị gì không...

Những điều đó sẽ tránh cho bạn bị rơi vào tình thế bị động khi đang giao tiếp. Và dĩ nhiên rồi, bạn cũng sẽ không bị làm khó nữa.

3. Hiểu ngôn ngữ cơ thể

Lời khẳng định 55% giao tiếp bắt nguồn từ sự kết hợp giữa biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể gần đây đang gây tranh cãi, nhưng không thể phủ nhận rằng các yếu tố phi ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp.

Tuy nhiên, theo nghiên cứu, các chuyên gia giao tiếp chuyên nghiệp không chỉ quan tâm đến tư thế và nét mặt của chính họ mà còn cần diễn giải được các tín hiệu do người khác đưa ra.

Các tư thế, cử chỉ hoặc biểu cảm khuôn mặt gợi ý những gì chúng ta thực sự nghĩ và cảm nhận. Ví dụ, việc làm theo những ngôn ngữ cơ thể của người khác thường được thực hiện khi chúng ta cố gắng thiết lập mối quan hệ với ai đó. Có thể hiểu nó một cách chính xác để phản hồi lại sẽ giúp bạn nắm bắt được cuộc trò chuyện.

4. Đừng chỉ "cập nhật"

Nhiều người bắt đầu đối thoại bằng một vấn đề mang tính "cập nhật" chẳng hạn như giao thông, thể thao, thời tiết, v.v. Theo các chuyên gia, cách trò chuyện này không hề hấp dẫn chút nào, trừ khi đó là mối quan tâm thực sự của đối phương.

Những người giỏi giao tiếp thường đưa chủ đề vượt khỏi những thông tin sáo rỗng đó, chuyển sang những thứ quan trọng hơn và mang tính cá nhân hơn cho cả đôi bên.

5. Trung thực

Các nhà lãnh đạo tuyệt vời biết rằng những thông tin chỉ chứa một nửa sự thật thường gây ra sự mất lòng tin. Họ trung thực với người khác.

Khi họ không thể chia sẻ những thông tin mật, họ sẽ nói chính xác như vậy. Khi họ có thể cung cấp thông tin, họ sẽ đưa ra thông điệp ngắn gọn và rõ ràng.

6. Chia sẻ một số tin tức

Nếu bạn có "tin tức", hãy chia sẻ nó: "Tôi đã nhận nuôi một con mèo rất xinh vào cuối tuần trước" hoặc "Con trai tôi đã biết đạp xe lần đầu tiên vào ngày hôm qua!"

Tin hay không thì tùy, hầu hết mọi người thực sự muốn biết thêm về những người khác, đặc biệt nếu cả hai đều làm việc tại cùng một công ty. Điều này cũng giúp mọi người hiểu thêm về nhau.

7. Tích cực lắng nghe

Lắng nghe là một mẹo được nhắc đến quá nhiều khiến nó trở nên sáo rỗng. Tuy nhiên, đó là vì nó là một yếu tố cực kì quan trọng để trở thành một người giao tiếp thành công.

Hãy tập trung chú ý đầy đủ, không ngắt lời khi người khác đang nói có thể có dẫn đến kết quả đáng ngạc nhiên. Nhiều người biết nhưng không phải ai cũng làm được điều này.

Tích cực lắng nghe nhân viên giúp cải thiện năng suất, sự hài lòng trong công việc và các mối quan hệ tại nơi làm việc. Lắng nghe từ lãnh đạo và đồng nghiệp cũng giúp việc nhận thức rõ hơn, giảm thông tin sai lệch và tăng cường sự tập trung trong công việc.

Lắng nghe tích cực cho phép bạn tiếp thu những tín hiệu nhỏ hơn, bao gồm cả những điều khó hiểu mà không được nói ra trong một cuộc trò chuyện. Điều đó giúp bạn hiểu rõ hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của những người mà bạn đang giao tiếp.

Lắng nghe là một mẹo được nhắc đến quá nhiều khiến nó trở nên sáo rỗng. Tuy nhiên, đó là vì nó là một yếu tố cực kì quan trọng để trở thành một người giao tiếp thành công. Ảnh minh họa

8. Hãy chủ động bắt đầu trước

Trong những trường hợp có thể, bạn nên chủ động bắt đầu ở thời điểm thích hợp. Đừng chỉ ngồi một chỗ và chờ đợi người khác mở lời, đặc biệt là khi bạn có điều muốn chia sẻ.

Nếu chỉ chờ đợi, 2 điều sau đây có thể sẽ xảy ra: Một là, người khác sẽ đưa ra nhận xét mà bạn cũng đang ấp ủ trong đầu; Hai là, những đồng nghiệp sẽ đưa đẩy mạch câu chuyện và khiến bạn "bị lạc" trong đó, bỏ lỡ cơ hội lên tiếng của mình.

9. Ngắn gọn, súc tích

Mặc dù có thể đưa ra những lời giải thích cặn kẽ, tỉ mỉ và sâu sắc trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, trên email hoặc qua điện thoại, hãy nhớ rằng khoảng thời gian chú ý trung bình của con người chỉ có tám giây. Rõ ràng là bạn cần phát triển khả năng để thể hiện được ý của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất có thể.

Nhiều doanh nhân mắc phải lỗi nói nhiều bởi vì họ bị ảnh hưởng bởi xu hướng giải thích quá mức, chưa chuẩn bị hoặc tiếp tục bằng một cuộc thảo luận dài sau khi họ đưa ra quan điểm của họ.

Để giải quyết vấn đề này, hãy dành ra vài phút để phác thảo các ý chính trong cuộc nói chuyện của bạn trước cuộc họp hoặc cuộc gọi tiếp theo. Hãy nghĩ xem làm cách nào để biến bài thuyết trình của mình thành một cuộc trò chuyện, hoặc sử dụng hình ảnh để giảm bớt số lượng từ bạn cần nói.

Liên tục tìm cách cắt bỏ những phần không cần thiết của bài thuyết trình sẽ giúp người khác dễ dàng tập trung vào thông điệp cốt lõi của bạn.

10. Tạo ra dòng chảy

Khi đã có một chủ đề để khai thác, những người giỏi giao tiếp thường khéo léo đưa câu chuyện vào một dòng chảy, để những câu hỏi và câu trả lời xuất hiện một cách tự nhiên. Nó tuân theo một trật tự từ cấp độ nhỏ tới cấp độ lớn, từ những vấn đề ngoài rìa đến vấn đề mật thiết hơn.

Khi đã có dòng chảy, cuộc trò chuyện sẽ diễn ra thuận lợi mà cả hai không còn phải "vắt óc suy nghĩ" cách đón lời nhau. Đó mới là thời điểm mà giao tiếp thực sự có ý nghĩa, giúp gắn kết mối quan hệ của cả hai trở nên thân thiết hơn, đem lại những thông tin giá trị.

Tường Vy (t/h)