Chuẩn bị công tác văn thư, lưu trữ cho chính quyền địa phương 2 cấp

Số hóa hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố

Chuẩn hóa nghiệp vụ

Mới đây, tại thị xã Phong Điền, Sở Nội vụ tổ chức hội nghị tập huấn nghiệp vụ VTLT với sự tham gia của đông đảo cán bộ, công chức, viên chức từ các phòng, ban chuyên môn, UBND xã, phường, thị trấn đến các trường học trên toàn địa bàn.

Một nội dung quan trọng của chương trình là hướng dẫn toàn diện các nghiệp vụ cốt lõi trong công tác VTLT khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Từ cách lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đến quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ điện tử; thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu… đều được trình bày một cách hệ thống, sát với thực tiễn tại cơ sở.

Cán bộ tham gia tập huấn được trực tiếp hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc khi sử dụng các hệ thống phần mềm dùng chung của thành phố, đồng thời tiếp cận việc triển khai Quyết định 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn 2020 - 2025. Đây là bước chuẩn bị cần thiết cho quá trình hiện đại hóa hành chính và xây dựng nền lưu trữ số, hướng đến chính quyền số.

Anh Trần Nguyễn Hoàng, cán bộ văn phòng UBND xã Phong Chương cho biết: "Trước đây, tôi thường làm văn thư theo kinh nghiệm là chính. Qua lớp tập huấn, nhiều quy trình được hướng dẫn rõ ràng, nhất là việc lập hồ sơ điện tử và thu thập tài liệu theo chuẩn mới. Tôi tin khi chính quyền 2 cấp đi vào vận hành, những kiến thức này sẽ giúp công việc trôi chảy hơn".

Không chỉ tại thị xã Phong Điền, trang bị kiến thức, kỹ năng lưu trữ cho đội ngũ cán bộ xã, phường để vận hành chính quyền địa phương 2 cấp được Sở Nội vụ triển khai cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố.

Bà Nguyễn Thị Liên, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường An Cựu, quận Thuận Hóa cho biết: "Qua tập huấn giúp tôi hệ thống lại toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu, đến nộp lưu và quản lý tài liệu điện tử. Điều này giúp tôi tự tin hơn trong việc lập hồ sơ đáp ứng quy chuẩn, góp phần giúp quá trình giải quyết thủ tục hành chính được nhanh chóng, thuận tiện và minh bạch".

Từ Chỉ thị 05/CT-UBND, ngày 01/4/2025 của UBND thành phố Huế và Kế hoạch số 1198/KH-SNV, ngày 17/4/2025 của Sở Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác VTLT trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị cho thấy sự chuẩn bị nghiêm túc của thành phố Huế trong việc xây dựng đội ngũ cán bộ xã, phường có đủ năng lực lưu trữ số. Các quy định chi tiết về quá trình số hóa, bảo quản, khai thác, hủy tài liệu lưu trữ số được ban hành rõ ràng, làm cơ sở pháp lý vững chắc cho công tác đào tạo.

Việc trang bị kỹ năng lưu trữ cho cán bộ xã, phường không chỉ đáp ứng yêu cầu tức thời mà là điều kiện để xây dựng chính quyền điện tử và chính quyền số đóng vai trò trung tâm trong quá trình cách mạng hành chính.

Đòi hỏi mới trong thời đại số

Từ góc độ ngành chuyên môn, ông Nguyễn Tất Thắng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Sở Nội vụ chia sẻ: "Trong bối cảnh chính quyền 2 cấp và chuyển đổi số, lưu trữ không còn là nghĩa vụ hành chính thuần túy mà là yếu tố then chốt trong hệ thống dữ liệu điều hành".

Theo ông Thắng, nhiều đơn vị cấp xã, phường còn lúng túng trong việc lập hồ sơ điện tử, phân loại, xác định giá trị tài liệu. Chương trình tập huấn giúp cán bộ hiểu quy trình chuẩn, nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong quá trình tổ chức bộ máy tinh gọn, hiệu quả. "Chính quyền 2 cấp sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu dữ liệu hành chính còn rối rắm. Cần một hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, đồng bộ và bền vững", ông Thắng khẳng định.

Theo đánh giá của Sở Nội vụ, bước đầu triển khai đồng loạt tập huấn tại các địa phương đã mang lại hiệu quả tích cực, giúp cán bộ chủ động hơn trong việc lưu trữ tài liệu công vụ và xây dựng mô hình kho lưu trữ số tại cơ sở. Nhiều đơn vị xã, phường sau tập huấn đã tiến hành rà soát, sắp xếp lại hồ sơ, đưa vào hệ thống lưu trữ điện tử những tài liệu quan trọng, chuẩn bị sẵn sàng cho việc chuyển giao dữ liệu khi mô hình chính quyền 2 cấp chính thức vận hành.

Trong bối cảnh bộ máy hành chính đang tái cấu trúc theo hướng tinh gọn, hiệu quả, việc trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng lưu trữ cho đội ngũ cán bộ xã, phường không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Đây là yếu tố quan trọng để chuyển đổi mô hình quản lý từ thủ công sang số hóa, từ hành chính giấy tờ sang điều hành trên nền tảng dữ liệu. Quan trọng hơn, đây là bước đi căn bản để hình thành nền hành chính hiện đại, phục vụ Nhân dân nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.

Bài, ảnh: HẢI THUẬN