100% giao dịch dân sự được công chứng điện tử

Nghị định 104/2025 (có hiệu lực kể từ ngày 1-7) vừa được Chính phủ ban hành đã cụ thể hóa, quy định chi tiết thi hành nhiều điểm mới của Luật Công chứng 2024. Một trong số đó là Nghị định 104/2025 đã hướng dẫn, giải thích rõ về công chứng điện tử.

Di chúc không được công chứng điện tử trực tuyến

Theo đó, văn bản công chứng điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo một trong hai quy trình: Công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến.

Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

Các văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ cũng được coi là văn bản công chứng điện tử. Ảnh: NH

Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực. Cạnh đó, việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

Về phạm vi áp dụng công chứng điện tử: Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Đối với công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Có thể chụp ảnh, kết hợp quay phim khi công chứng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Hướng dẫn chi tiết quy định này, Điều 46 Nghị định 104/2025 nêu rõ ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu: (1) Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng; (2b) Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh; (3) Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên cũng phải đảm bảo các yêu cầu như trên.

Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu nêu trên. Nếu công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì việc chụp ảnh được chụp trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Lưu ý quy định về chụp ảnh trong các trường hợp nêu trên được áp dụng đối với quy trình công chứng điện tử.

HỮU ĐĂNG