Văn bản điện tử liên thông hành chính công

UBND TP Hồ Chí Minh sẽ chuyển trả các hồ sơ điện tử không đúng thành phần theo quy định” là quy định vừa được UBND TP Hồ Chí Minh chỉ đạo đến các đơn vị trực thuộc thực hiện từ ngày 1-8-2024.

Quy định trên tạo sự đồng tình cao từ nhiều cơ quan, đơn vị ở TP Hồ Chí Minh và đây cũng là tiếp nối từ cơ sở đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách thủ tục hành chính được triển khai đồng bộ thời gian qua. Thành phố đã đẩy mạnh nâng cao hạ tầng công nghệ, phương tiện và trình độ, kỹ năng tiếp cận công nghệ số, ứng dụng số, số hóa văn bản, chỉ đạo xây dựng quy chế, quy trình xử lý văn bản điện tử ở từng cấp. Tại các hội nghị, đại biểu đã được chuyển những tài liệu, báo cáo điện tử để thuận tiện nắm rõ, tham khảo, chuẩn bị những ý kiến, phát biểu, tham luận đóng góp có chất lượng, trọng tâm, trọng điểm. Trên cơ sở đó, việc quy định "điện tử hóa" văn bản hành chính liên thông 100% trên môi trường điện tử.

Ảnh minh họa: TTXVN

Văn bản giấy các loại trong hoạt động hành chính công ở cơ quan, đơn vị, tổ chức đoàn thể ở các tỉnh, thành phố hiện nay là rất lớn. Hiện chưa có thống kê cụ thể nhưng có thể khẳng định, việc sử dụng văn bản, hồ sơ giấy đang có những bất cập, có độ chênh, chưa phù hợp với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ ở các cấp, ngành, địa phương. Trong khi nếu sử dụng văn bản điện tử giúp tiếp nhận và xử lý công vụ trở nên dễ dàng, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức, chống lãng phí, tăng năng lực, khả năng kết nối, mở rộng, hợp tác và giải quyết công vụ. Qua đó nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo điều hành, phổ biến và áp dụng quy định mới trong hành chính công, tối ưu quy trình xử lý công vụ.

Từ những lợi ích, tiện lợi nêu trên, việc loại bỏ văn bản giấy và gắn với tăng cường sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử được nhiều cơ quan, đơn vị thời gian qua thực hiện. Nhưng có thực tế, phần lớn đơn vị, địa phương dừng lại ở những quy định riêng lẻ, không chính thức hoặc chưa có tính đồng bộ. Nguyên do là hạ tầng số, điều kiện số hóa, lưu trữ số và các ứng dụng công nghệ và năng lực sử dụng, thói quen và nhận thức của không ít cán bộ, công chức vẫn còn phụ thuộc nhiều vào văn bản giấy, chưa chủ động sử dụng văn bản điện tử là kênh chính thức.

Việc triển khai văn bản điện tử thay cho văn bản giấy không phải bỗng dưng có thể làm được mà cần phải có sự chuẩn bị đồng bộ của cả hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin, kết hợp với thói quen và năng lực tiếp nhận, gửi văn bản, hồ sơ trên các nền tảng số. Sự chuẩn bị đó nằm ở nâng cao hạ tầng kỹ thuật, phương tiện và trình độ, kỹ năng tiếp cận công nghệ số, ứng dụng số, số hóa văn bản... Công tác tập huấn, nâng cao trình độ sử dụng văn bản điện tử được tổ chức đồng bộ theo từng cấp. Trên cơ sở đó, việc "điện tử hóa" văn bản hành chính liên thông sẽ được triển khai thuận lợi, trở thành kênh chính thức nhận, gửi văn bản; giúp giải quyết những bất cập, lãng phí thời gian, của cải, cải cách hành chính, tạo động lực phát triển, tăng hiệu lực, hiệu quả trong lãnh đạo, điều hành của các cấp, ngành, địa phương trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

ĐẶNG TRUNG KIÊN