TP. Hồ Chí Minh: Công chức cấp xã được ủy quyền chứng thực những giấy tờ nào?

Nhâviên của Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tăng Nhơn Phú tư vấn, giải đáp các thủ tục về cấp số nhà cho người dân. Ảnh: Quang Phương

UBND TP. Hồ Chí Minh vừa ban hành Văn bản số 2997/UBND-NCPC về hướng dẫn việc Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền cho công chức thuộc cấp xã thực hiện theo Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân (HĐND) thành phố.

Theo đó, tại Điều 3 Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND có 13 nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền. Chính vì thế, UBND thành phố lưu ý: Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (khoản 1, 2, 3, 4, 5, 13 Điều 13) cần căn cứ nhu cầu của cá nhân, tổ chức và thực tiễn tại địa phương, Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định việc ủy quyền cho một hoặc một số công chức thực hiện chứng thực.

Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch (khoản 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, Điều 3) căn cứ tình hình chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng và thực tiễn tại địa phương. Từ đó, Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định việc ủy quyền cho công chức thuộc cấp xã thực hiện khi bảo đảm đủ các tiêu chuẩn, điều kiện để thực hiện nhiệm vụ (trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm của công chức; khả năng kết nối dữ liệu để xem xét lịch sử giao dịch công chứng, thông tin ngăn chặn giao dịch trên địa bàn thành phố và trách nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền của công chức…).

Người dân chuẩn bị các loại giấy tờ để chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tăng Nhơn Phú. Ảnh: Quang Phương

Theo hướng dẫn, các địa phương đã thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công chứng thì không thực hiện ủy quyền việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã chuyển giao.

UBND TP. Hồ Chí Minh lưu ý: Đối với khoản 14 Điều 3 của Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND: Đây là quy định theo hướng mở, dự phòng trường hợp pháp luật về chứng thực có sự thay đổi nên Chủ tịch UBND cấp xã không thực hiện ủy quyền khi chưa phát sinh quy định pháp luật mới.

Bên cạnh đó, Chủ tịch UBND cấp xã khi ban hành quyết định ủy quyền phải thực hiện theo mẫu theo quy định, xác định giới hạn thời gian ủy quyền (bắt đầu, kết thúc), họ tên, vị trí công tác của người ủy quyền, người được ủy quyền, nhiệm vụ ủy quyền, xác định việc giao ký thừa ủy quyền và dùng con dấu của UBND cấp xã trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền…

UBND cấp xã phải giới thiệu mẫu chữ ký của công chức được ủy quyền ký chứng thực gửi Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ, Sở Tư pháp, Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức liên quan trước khi thực hiện ký chứng thực.

UBND TP. Hồ Chí Minh cũng lưu ý Chủ tịch UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với việc ủy quyền (nêu trên). Đồng thời, UBND cấp xã phải thường xuyên theo dõi, bảo đảm việc thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền theo nghị quyết (nêu trên).

Sở Tư pháp căn cứ chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ về chứng thực trên địa bàn thành phố; chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan theo dõi, kiểm tra việc thực hiện; tiếp nhận thông tin phản hồi, rà soát, phúc đáp cho địa phương khi có yêu cầu. Trường hợp cần thiết, tổng hợp, kịp thời tham mưu cho UBND thành phố xem xét, xử lý theo quy định pháp luật.

Quang Phương