Tìm hiểu về công đoạn tóm tắt trong thông tin học

Sản phẩm của tóm tắt là một bản tóm tắt, thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên. Tóm tắt là một công việc cùng một lúc đem lại hai lợi ích. Một mặt nó cho phép giảm đáng kể khối lượng thông tin ban đầu. Mặt khác nó làm bật ra những khía cạnh mà người dùng tin quan tâm.

Tóm tắt là công đoạn quan trọng trong thông tin học

Người ta sử dụng các bản tóm tắt nhằm: Phân phối thông tin; Chọn lọc thông tin, do người dùng tin thực hiện; Tìm kiếm thông tin, nhất là trong các hệ thống thông tin tự động hóa.

Việc ứng dụng máy tính điện tử cho phép sử dụng các bản tóm tắt để rút ra các từ khóa giúp cho việc lưu trữ thông tin và so sánh các từ khóa này với các thuật ngữ của câu hỏi để tìm ra các câu trả lời trong quá trình tìm tin.

Các loại tóm tắt

Có nhiều loại tóm tắt, chúng khác nhau bởi các đặc trưng sau: Độ dài của tóm tắt, có thể từ vài chục từ đến vài trăm từ, nhưng đôi khi cũng vượt quá một nghìn từ;

Mức độ chi tiết của nội dung bản tóm tắt, có loại mang tính chất chỉ dẫn, có loại chứa tính chất thông báo chứa đựng những điểm mà người dùng tin quan tâm.

Tóm tắt có hay không các yếu tố mang tính chất đánh giá, phân tích và phê phán; Tóm tắt toàn bộ tài liệu hay tóm tắt từng phần tài liệu mà người dùng tin quan tâm; - Tóm tắt do tác giả tài liệu biên soạn hay tóm tắt do các bộ thông tin biên soạn.

Ta có thể kể ra 8 loại tóm tắt sau đây:

1. Tóm tắt sơ lược: Đó là một tóm tắt chỉ dẫn, trình bày ngắn gọn nội dung tài liệu. Nó đề cập tới tất cả các chủ đề có trong tài liệu và bao gồm khoảng từ 10 đến 50 từ.

2- Tóm tắt thông báo: Bao gồm từ 50 đến 200 từ. Trong trường hợp này ngoài việc đề cập tới tất cả các chủ đề có trong tài liệu, bản tóm tắt còn đề cập tới các quan điểm khác nhau và sự phát triển của tài liệu.

3. Tóm tắt phân tích: Bao gồm từ 100 đến 500 từ. Bản tóm tắt phân tích sâu sắc hơn, ngoài tóm tắt nội dung nó còn có những nhận xét, phân tích và đánh giá. Người ta gọi đó là tóm tắt mang tính chất thông tin.

4- Tóm tắt chọn lọc: Đó là tóm tắt của các cơ quan thông tin chuyên ngành, người ta chỉ trích ra các chủ đề liên quan tới diện đề tài của lĩnh vực chuyên môn mà người dùng tin quan tâm.

5. Tóm tắt phê phán: Trong đó có phần bình luận, phê phán của người phân tích.

6. Bản thu gọn: Đó là một tóm tắt dài, nó trình bày nội dung tài liệu một cách cô đọng và thường dài bằng 10% đến 20% tài liệu.

7. Trích dẫn: Trích ra dưới dạng tài liệu gốc những phần của tài liệu mà người dùng tin quan tâm.

8. Tóm tắt của tác giả: Do tác giả thực hiện để giới thiệu tài liệu khi xuất bản.

Nội dung của tóm tắt

Tóm tắt là bản đúc kết một cách cô đọng nội dung của tài liệu gốc. Tùy theo từng trường hợp nó có thể bao gồm những điểm sau đây:

Nội dung chủ đề của tài liệu; Bản chất của tài liệu (lý thuyết hay thực nghiệm); Các phương pháp sử dụng; Các kết quả thu được; Kết luận và những triển vọng mà tác giả đưa ra; Thời gian, địa điểm, bối cảnh của sự việc; Đánh giá mức độ giá trị của tài liệu trong trường hợp tóm tắt phê phán.

Nội dung của bản tóm tắt phải được thể hiện sao cho khi đọc tóm tắt người dùng tin có thể biết được nội dung chủ yếu của tài liệu và qua đó xác định xem có cần tìm đến tài liệu gốc hay không. Trong nhiều trường hợp bản tóm tắt phải thay thế được tài liệu gốc trong việc thỏa mãn thông tin ban đầu.

Phương pháp làm tóm tắt

Các bước chuẩn bị cho việc làm tóm tắt cũng được tiến hành như các công việc mô tả nội dung khác. Nếu việc làm tóm tắt được tiến hành sau khi đã phân loại và đánh chỉ số tài liệu thì ta có thể sử dụng các kết quả của các bước trên.

Việc rút ra các thuật ngữ đặc trưng của tài liệu phải được tiến hành một cách có thứ tự. Ở đây ta nên theo dàn ý trình bày của tác giả được thể hiện trong các chương mục của tài liệu.

Các thuật ngữ rút ra không được trích ra dưới dạng riêng lẻ cô lập mà phải được trích ra theo các nhóm hoặc dưới dạng các câu của bản gốc hoặc tạo thành các câu mới thể hiện mối quan hệ giữa chúng.

Ngôn ngữ của tóm tắt nói chung nên theo ngôn ngữ của tác giả tài liệu gốc. Cách diễn đạt phải sáng sủa, gọn gàng và chặt chẽ. Các thuật ngữ không những phải chính xác mà phải mang một thông tin thực và dễ hiểu đối với người dùng tin. Tránh dùng các từ viết tắt hoặc các ký hiệu không có trong ngôn ngữ hàng ngày.

Chất lượng của tóm tắt thể hiện ở các mặt sau đây:

Trước hết phải gọn gàng, dù bản tóm tắt dài hay ngắn. Người ta tránh dùng các mệnh đề và các câu mà có thể thay thế bằng các từ. Tuy nhiên yêu cầu gọn gàng không được ảnh hưởng đến tính chính xác. Người ta phải dùng những cách thể hiện chính xác, đặc trưng và ngắn gọn;

Tính đầy đủ, tức là bản tóm tắt phải thể hiện đầy đủ nội dung tài liệu và dễ hiểu;

Tính khách quan, tức là nội dung tài liệu phải được mô tả một cách khách quan. Phải loại trừ mọi đánh giá, bình luận có tính chủ quan của người làm tóm tắt. Trong trường hợp tóm tắt có phê phán, tính khách quan cũng phải thể hiện rõ ràng.

theo Giáo trình thông tin học