Tích hợp hệ thống quản lý: Những điều doanh nghiệp cần lưu ý

Mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu những tiêu chuẩn theo đúng ngành nghề cụ thể, lên chương trình chi tiết khi áp dụng tích hợp hệ thống quản lý.

Áp dụng các hệ thống quản lý đã và đang giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, tạo niềm tin với người tiêu dùng.

Những hệ thống quản lý phổ biến đang được doanh nghiệp Việt Nam áp dụng là: ISO 9001 - quản lý chất lượng, ISO 14001 - hệ thống quản lý môi trường, OHSAS/ ISO 45001 - quản lý an toàn và sức khỏe nghề, ISO/IEC 27001 - hệ thống quản lý an ninh thông tin, ISO 22000/HACCP - hệ thống quản lý an toàn thực phẩm…

Theo các chuyên gia về năng suất, chất lượng, tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và khả năng áp dụng tích hợp, tùy thuộc vào mỗi ngành nghề.

Tích hợp là đưa tất cả các hoạt động quản lý của doanh nghiệp vào một hệ thống thống nhất, không chia tách các thành phần. Vì các hệ thống mà tổ chức áp dụng là phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý chung của tổ chức nên cần nối kết chúng sao cho ranh giới giữa các quá trình được nối liền.

Việc tích hợp này mang tính bổ trợ, cùng phát huy các điểm mạnh và khắc phục cho nhau những hạn chế, từ đó tạo nên đột phá cho doanh nghiệp.

Phải hiểu rõ nguyên tắc, bản chất của các hệ thống

Theo các chuyên gia thuộc Viện Năng suất Việt Nam, khi tích hợp hệ thống quản lý, doanh nghiệp phải hiểu rõ bản chất và nguyên tắc của những hệ thống này, chắt lọc ở các hệ thống những gì ưu điểm nhất, phù hợp với doanh nghiệp mình và xây dựng một quy trình khoa học.

Về kinh nghiệm quốc tế trong vấn đề này, Việt Nam có thể học hỏi kinh nghiệm từ Nhật Bản. Nhiều doanh nghiệp tại quốc gia này đã triển khai áp dụng tích hợp hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO/IEC 27001.

Cụ thể, với ISO 9001, lãnh đạo doanh nghiệp lựa sẽ chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự phục vụ việc xây dựng và áp dụng ISO.

Nhóm nhân sự này nắm rõ công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng người trong bộ phận của mình để xây dựng được quy trình/hướng dẫn cụ thể, phù hợp nhất với từng vị trí công việc.

Trong khi đó, ISO/IEC 27001 giúp quản lý an toàn thông tin một cách hiệu quả nhất (thông tin bao gồm dữ liệu được lưu lại dưới dạng điện tử hoặc dữ liệu được in ra).

Thông qua việc áp dụng ISO/IEC 27001 và ISO 9001, các nhân sự chủ chốt của các bộ phận sẽ xác định được loại thông tin và các rủi ro có thể xảy ra, từ đó thiết lập hệ thống kiểm soát cũng như các quy trình để giảm thiểu các rủi ro này.

Khi áp dụng tích hợp hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO/IEC 27001, các doanh nghiệp Nhật Bản đều thu được những kết quả tích cực như: Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả khi giải quyết tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý, kiểm soát chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn...

Từ đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh, phát triển bền vững, tạo lòng tin với khách hàng/đối tác, thúc đẩy quá trình toàn cầu hóa và tăng cơ hội hợp tác quốc tế.

Khi kết hợp hai hay nhiều hệ thống quản lý với nhau, các doanh nghiệp sẽ phải trải qua các bước sau: Giai đoạn chuẩn bị; xây dựng tài liệu; áp dụng (bao gồm cả đánh giá nội bộ); đánh giá chứng nhận; duy trì cải tiến.

Như vậy, so với việc doanh nghiệp áp dụng một tiêu chuẩn thì các bước tiến hành tích hợp cũng tương đương, song lợi ích mang lại được nhân đôi, đồng thời kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể triển khai tích hợp nhiều tiêu chuẩn cùng một lúc bằng cách tìm thấy những điểm tương đồng giữa các tiêu chuẩn phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý khi áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp Nhật Bản cho thấy, mặc dù có nhiều điểm tương đồng trong tích hợp các hệ thống quản lý với nhau, nhưng các doanh nghiệp này đã mất một khoảng thời gian dài để nghiên cứu rồi mới đưa ra phương án.

Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu những tiêu chuẩn theo đúng ngành nghề cụ thể, lên chương trình chi tiết khi áp dụng, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Tĩnh Đồng