Tăng tốc thực hiện đợt cao điểm số hóa dữ liệu hộ tịch

UBND phường Đông Lương huy động các lực lượng tham gia số hóa dữ liệu hộ tịch -Ảnh: T.T

Số hóa dữ liệu hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

Sau khi hoàn thành số hóa, dữ liệu hộ tịch sẽ được chuyển đổi vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần giúp công chức làm công tác hộ tịch, giảm tải quy trình tác nghiệp, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Theo Kế hoạch số 4606/KH-UBND ngày 8/10/2020 của UBND tỉnh, việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh được chia thành 2 giai đoạn. Trong giai đoạn 1, địa phương tập trung số hóa sổ hộ tịch từ năm 2006 - 2020. Đơn vị số hóa đã thực hiện scan sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm hộ tịch 158 đạt 100%, tương đương khoảng 541.000 trường hợp. Sở Tư pháp, phòng tư pháp và UBND cấp xã đã tiến hành kiểm tra, phê duyệt và chuyển dữ liệu từ phần mềm hộ tịch 158 vào cơ sở dữ liệu hộ tịch theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Tuy nhiên, trong quá trình này, các đơn vị đã phát hiện gần 27.000 trường hợp bị trùng dữ liệu, chiếm 5% tổng số dữ liệu đã số hóa. Điều này dẫn đến việc không thể chuyển số dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp. Như vậy, số lượng dữ liệu thực tế chuyển được vào cơ sở dữ liệu hộ tịch của Bộ Tư pháp là 514.000 trường hợp (sau khi trừ 5% dữ liệu trùng lặp).

Giai đoạn 2 có 2.088 sổ hộ tịch gồm các sổ khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, nhận cha mẹ con, thay đổi căn cứ hộ tịch, con nuôi, giám hộ, ghi chú ly hôn với 203.584 trường hợp cần phải được số hóa dữ liệu.

Để đảm bảo tiến độ, UBND tỉnh đã chỉ đạo các đơn vị liên quan tập trung nguồn lực, tăng cường phối hợp, đẩy nhanh tiến độ số hóa. Đặc biệt, tỉnh đã huy động sự tham gia của các lực lượng xã hội, đoàn viên, thanh niên, giáo viên, những người am hiểu công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc số hóa.

Từ ngày 28/2/2025, UBND phường Đông Lương đã triển khai các nội dung công việc liên quan đến số hóa dữ liệu hộ tịch. Với số lượng 4.447 trường hợp hồ sơ cần số hóa, phường Đông Lương đã huy động 20 người gồm công chức của phường, đoàn thanh niên, công an, chia thành 10 tổ, trong đó phân công mỗi tổ có 1 người đọc hồ sơ, 1 người dò nhập dữ liệu lên hệ thống.

Bà Trịnh Việt Trà My, công chức tư pháp - hộ tịch phường Đông Lương chia sẻ: “Quá trình triển khai phường cũng gặp không ít khó khăn như nhiều hồ sơ bị rách nát, nhòe chữ... Để khắc phục tình trạng này, phường đã thành lập nhóm zalo, trong đó có thành viên là ban cán sự các khu phố.

Đối với các trường hợp hồ sơ bị cũ, nhòe chữ, tổ số hóa chụp ảnh gửi lên nhóm zalo để ban cán sự khu phố hỗ trợ việc kiểm tra lại thông tin tại địa bàn, nhờ đó đã tháo gỡ được các vấn đề khó khăn. Các tổ công tác đã tranh thủ giờ nghỉ buổi trưa, ngày nghỉ cuối tuần đẩy nhanh tiến độ công việc, phường đã hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch ngày 11/3/2025”.

Xã Hải Sơn, huyện Hải Lăng có 1.961 trường hợp hồ sơ cần được số hóa từ thời điểm năm 1991- 2025. Bí thư Đảng ủy xã Hải Sơn Văn Ngọc Tiến Đức cho biết, việc nhập dữ liệu phải thực hiện thủ công, do đó mất khá nhiều thời gian. Mặt khác, phần mềm phục vụ việc số hóa vẫn chưa hoàn thiện, hệ thống thông tin quản lý đăng ký hộ tịch thường xuyên bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ...Tuy nhiên, địa phương cũng đã chủ động huy động các lực lượng tham gia để tập trung hoàn thành đúng tiến độ.

Quá trình số hóa cho thấy, nhiều sổ hộ tịch trong nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác như chức danh người ký, người đi khai, loại việc, giới tính, sổ đăng ký hộ tịch còn rất nhiều sai sót do lỗi ghi chép của công chức hộ tịch, chữ viết của công chức tư pháp hộ tịch trong sổ hộ tịch không đọc được do xấu và quá mờ, nhiều quyển sổ rách không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần... Sở Tư pháp đã cử nhiều tổ công tác về tận cơ sở kiểm tra, hướng dẫn các địa phương thực hiện đúng nội dung, quy trình, tiến độ, kịp thời hỗ trợ tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc phát sinh.

Giám đốc Sở Tư pháp Hoàng Kỳ cho biết: “Với tiến độ triển khai như thế này, trong 15 ngày sẽ hoàn thành việc nhập dữ liệu để chuyển đổi vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Theo đó, sẽ góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Ngoài ra, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử”.

Việc hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời tạo thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

Bảo Bình