Số hóa hộ tịch ở phường Đồng Tâm

Cán bộ Bộ phận Phục vụ hành chính công phường Đồng Tâm hướng dẫn người dân kê khai thủ tục hành chính.

Số hóa dữ liệu hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch giấy để cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật.

Triển khai thực hiện Kế hoạch số 192 ngày 31/5/2024 của UBND thành phố Yên Bái về cao điểm triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn thành phố, phường Đồng Tâm đã huy động cả hệ thống chính trị cùng chung tay, góp sức, triển khai từng bước, từng nhiệm vụ một cách quyết liệt, hiệu quả. Trong đó, chỉ đạo thành lập tổ rà soát, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch; tập trung triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ được giao trong kế hoạch của thành phố; phổ biến, triển khai tổ công tác nắm được vai trò, nhiệm vụ, tầm quan trọng của đợt cao điểm phục vụ công tác chuyển đổi số, kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc, đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư…

Chị Vũ Thị Hiệp, công chức tư pháp - hộ tịch phường Đồng Tâm - một trong số 15 cá nhân đã được nhận Bằng khen của UBND tỉnh vì đã có thành tích xuất sắc trong thực hiện Phong trào thi đua cao điểm "Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” cho biết: "Bám sát các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Bộ Tư pháp, UBND tỉnh và thành phố, UBND phường ban hành kế hoạch tổ chức triển khai đầy đủ, đồng bộ trên địa bàn; chỉ đạo thành lập tổ rà soát, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch gồm 9 thành viên, phân công nhiệm vụ cụ thể rõ người, rõ việc, rõ kết quả. Theo đó, các thành viên thực hiện rà soát, đối chiếu, nhập dữ liệu của 6 loại sổ hộ tịch; tiếp nhận, rà soát, đối chiếu dữ liệu đã nhập do cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trích xuất, bàn giao”.

Được biết, để thực hiện tốt số hóa dữ liệu hộ tịch, phường áp dụng sáng kiến sử dụng máy photocopy để scan sổ hộ tịch; thực hiện scan, đính kèm trang sổ tương ứng với dữ liệu trong phần mềm 158, phê duyệt dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sau khi đính kèm, hoàn thiện việc số hóa; sẵn sàng dữ liệu để rà soát, đối chiếu với dữ liệu tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để bảo đảm dữ liệu đúng, chính xác, xác định số định danh làm cơ sở thiết lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo phương châm "Đúng, đủ, sạch, sống”.

Sau hơn 2 tháng triển khai thực hiện, phường đã hoàn thành xuất sắc công tác số hóa dữ liệu hộ tịch. Trong đó, nhóm 6 loại sổ đã bàn giao 2.063 trường hợp đạt 100%; nhóm 4 loại sổ, bàn giao 9.810 trường hợp và hoàn thành đưa lên phần mềm 158 là 9.668, đưa lên phần mềm hộ tịch 9.866 trường hợp, bằng 102% (198 trường hợp nhập trực tiếp trên phần mềm hộ tịch).

Qua đó, góp phần cùng thành phố Yên Bái hoàn thành số hóa và chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Việc hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch sớm đã góp phần tạo nhiều thuận lợi cho cán bộ và công dân phường Đồng Tâm trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu.

Từ khi thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, không phải mất thời gian tìm kiếm, tra cứu sổ hộ tịch gốc hoặc liên hệ với chính quyền nơi lưu trữ sổ hộ tịch của công dân đó để trao đổi, xác nhận thông tin như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, qua đó, cắt giảm được thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Ngoài ra, thông tin được lưu trữ, bảo quản lâu dài; thuận tiện cho công tác thống kê, báo cáo số lượng hồ sơ...

Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch ở phường Đồng Tâm cũng như tại các địa phương trong tỉnh được coi là sự "chuyển mình” quan trọng trong công tác số hóa dữ liệu hộ tịch, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, tạo ra hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Vũ Đồng