Phép tính giúp tối thiểu hóa chi phí trong kinh doanh

Nguyên tắc 5: Tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí

Gia tăng thu nhập, hạn chế chi tiêu

Đừng theo đuôi lợi nhuận, mà hãy để nó đi theo nỗ lực của bạn

Không được kinh doanh theo kiểu toán cộng

Khi sáng lập Kyocera, tôi không có kinh nghiệm lẫn kiến thức kinh doanh, cũng không biết gì về kế toán doanh nghiệp. Do vậy, tôi đã nhờ kế toán trưởng hỗ trợ mình xem giúp phần công việc kế toán. Đến cuối tháng, tôi gặp anh ấy và hỏi: “Thu nhập tháng này thế nào?”. Nhưng vì có quá nhiều thuật ngữ chuyên môn về kế toán nên rất khó hiểu với một người xuất thân từ dân kỹ thuật như tôi.

Mất kiên nhẫn, tôi nói với anh ấy: “Tóm lại là lấy doanh thu trừ đi chi phí thì sẽ ra lợi nhuận đúng không? Nếu vậy thì chỉ cần tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí là được phải không nào?” Có lẽ kế toán trưởng rất kinh ngạc nhưng kể từ đó cho đến nay, tôi đã lấy câu “tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí” làm nguyên tắc kinh doanh. Tuy là một nguyên tắc cực kỳ đơn giản nhưng bằng cách thực thi triệt để nguyên tắc này mà Kyocera đã trở thành một doanh nghiệp có lợi nhuận cao.

Chi phí luôn là bài toán khó trong kinh doanh. Ảnh: Freepik.

Tôi biết là thông thường các bạn cho rằng tăng doanh thu thì kinh phí cũng theo đó mà tăng như một nguyên lý kinh doanh. Nhưng không phải như vậy. Điều quan trọng là phải liên tục tìm kiếm cách thức để tăng doanh thu đến mức tối đa và giảm chi phí đến mức tối thiểu mà không phụ thuộc vào cách nghĩ “gia tăng doanh thu thì chi phí cũng tăng”. Có như vậy mới tạo ra lợi nhuận cao.

Ví dụ, nếu doanh thu hiện tại là 100, với nguồn nhân lực và thiết bị để đạt được điều đó. Giả sử đơn hàng tăng đến 150 thì thông thường, phải tăng 50% nhân sự và 50% thiết bị để đáp ứng nhu cầu. Tuyệt đối không được kinh doanh theo kiểu toán cộng như thế này.

Nếu đơn hàng tăng đến 150 thì phải nâng cao năng suất, phải hạn chế việc tăng nhân sự vốn dĩ phải là 50% thì chỉ dừng ở mức 20% hoặc 30% thôi và tìm cách làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra một cấu trúc kinh doanh có lợi nhuận cao.

Tuy nhiên, nhiều doanh nhân kinh doanh với suy nghĩ “tăng đơn hàng thì phải tăng cả thiết bị và nhân sự”, nhưng sau đó nếu đơn hàng giảm sút, thì ngay lập tức, gánh nặng kinh phí sẽ trở nên nặng nề, kinh doanh sẽ rơi vào lỗ lãi.

Xây dựng cơ chế mà tất cả đều có thể tham gia

Để thực hiện tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí thì không thể thiếu hệ thống quản lý kế toán có thể thấy số liệu theo thời gian thực của từng tổ chức. Việc xây dựng hệ thống kế toán góp phần nâng cao thành tích của tổ chức cũng nhờ vào vai trò của nhà quản trị.

Nếu nhà quản trị có mong ước mạnh mẽ, tràn đầy nhiệt huyết, tìm tòi sáng tạo và nỗ lực không thua kém bất kỳ ai, thì có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng, nhưng trong quá trình mở rộng tổ chức, nếu không biết được thực trạng thì có thể sẽ giậm chân tại chỗ. Để không bị như vậy, cần có một hệ thống, cơ cấu quản lý kế toán chi tiết, có thể biết được tình hình ngay thời gian thực dù tổ chức có mở rộng thế nào đi nữa.

Nghĩa là, để quản trị vững chắc thì không thể không xây dựng hệ thống quản lý kế toán cụ thể, rõ ràng. Do đó, sau khi sáng lập Kyocera được ít lâu, tôi đã lao tâm khổ tứ xây dựng “quản trị amoeba”. Ngày nay, trong Kyocera, tồn tại hơn một nghìn tập thể nhỏ được gọi là “amoeba”. Mỗi amoeba có khoảng từ vài đến mười mấy người và người đứng đầu phải quản trị amoeba của mình như một nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hệ thống kế toán amoeba khác với kế toán thông thường, nó không chấp nhận các số liệu kế toán báo cáo hàng tháng mà hình thành nên hệ thống báo cáo kế toán quản trị tính hiệu quả hàng ngày, và toàn bộ amoeba chỉ tập trung vào đúng một chỉ số chính là “hiệu quả theo giờ” - một chỉ số đơn giản, ai cũng hiểu, có tính thách thức cao và bao hàm được bản chất của kinh doanh.

Ở Kyocera, khi tổng kết vào cuối tháng theo chế độ này, thành tích của từng phòng ban sẽ được thể hiện chi tiết vào đầu tháng tiếp theo như là bảng tính hiệu quả theo giờ. Chỉ cần xem bảng tính hiệu quả theo giờ này, ta có thể biết được ngay phòng ban nào có lợi nhuận.

Ngoài ra, để hạn chế kinh phí ở mức tối thiểu, trong bảng tính hiệu quả theo giờ, các hạng mục kinh phí được chia chi tiết. Phân chia chi tiết hơn cả hạng mục thanh toán thông thường mà phòng kế toán sử dụng, tạo nên các hạng mục kinh phí bám sát hiện trường làm việc.

Ví dụ, “tiền điện, nước, gas” không thu về một hạng mục lớn mà chia thành các hạng mục nhỏ, tiền điện là tiền điện, tiền nước là tiền nước, tiền gas là tiền gas. Đó là vì tôi cho rằng cần phải làm sao để nhân viên làm việc tại hiện trường có thể hiểu ngay, và tự mình có thể ra hành động cụ thể để cắt giảm chi phí. Chỉ cần nhìn những con số đã được chi tiết hóa như vậy, họ sẽ hiểu ra nguyên nhân tăng hay giảm của kinh phí, như “tháng này tiền điện nhiều quá”. Từ đó, mà họ có biện pháp cải thiện.

Inamori Kazuo/NXB Trẻ