Những việc cần làm để tránh rủi ro khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo bà Nguyễn Thị Ngọc, bộ phận Dịch vụ tiền lương của Nhóm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp (Terra), quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, không chỉ để đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro về thuế cho doanh nghiệp và người lao động.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2024 chậm nhất là ngày 31/3/2025.

Bà Ngọc liệt kê loạt công việc doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ càng trong cả 3 bước: trước - trong - sau khi quyết toán thuế TNCN để tránh rủi ro.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2024 chậm nhất là ngày 31/3/2025. Ảnh: Nam Khánh

Trước khi quyết toán, cần chuẩn bị những gì?

Kiểm tra dữ liệu thu nhập và khấu trừ thuế

+ Rà soát thu nhập đã chi trả cho người lao động trong năm

Nhiều doanh nghiệp có những khoản chi phúc lợi chuyển khoản riêng hoặc chi tiền mặt cho người lao động, linh hoạt theo quy định của nội bộ doanh nghiệp, không để trong bảng lương.

Tuy nhiên, nếu những khoản này không nằm trong danh mục các khoản miễn thuế thì doanh nghiệp phải liệt kê vào bảng lương và tính thuế cho người lao động.

Hiện tại, cơ quan thuế có nhiều công cụ để kiểm tra chéo, từ tài khoản ngân hàng đến các chứng từ tài chính liên quan. Khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp có những khoản chi cho người lao động mang tính chất phúc lợi không nằm trong danh mục miễn thuế mà chưa đưa vào tính thuế sẽ quy doanh nghiệp kê khai không đúng, nộp thuế thiếu, bắt buộc phải bổ sung tiền thuế cùng các khoản lãi phát sinh và bị phạt hành chính.

+ Kiểm tra, rà soát hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Với mỗi người phụ thuộc khi được đăng ký thành công, người lao động được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng.

Trường hợp đăng ký không đúng quy định sẽ có rủi ro lớn cho cả doanh nghiệp và người lao động trong việc sau này sẽ bị truy thu, phải nộp lại số thuế đã nộp thiếu trong năm.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Điều 9 Thông tư 111/2013 của Bộ Tài chính quy định về giảm trừ gia cảnh.

Với người phụ thuộc là con, cha mẹ hoặc vợ chồng, thời hạn đăng ký chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán. Còn với những cá nhân khác như ông bà, anh chị em hoặc cô dì… thì sẽ thực hiện đăng ký chậm nhất là 31/12 của năm tính thuế. Cơ quan thuế sẽ xem xét kỹ các trường hợp người phụ thuộc thuộc đối tượng cá nhân khác (phải là cá nhân không nơi nương tựa).

Doanh nghiệp có thể thu thập danh sách người phụ thuộc đang áp dụng giảm trừ cho người lao động thông qua hồ sơ đã đăng ký hoặc tải kết quả trên hệ thống thuế mà doanh nghiệp đã nộp.

Trường hợp con trên 18 tuổi nếu đang học đại học, cao đẳng, có phát sinh thu nhập trung bình các tháng trong năm không vượt quá 1 triệu đồng thì phải cung cấp chứng từ chứng minh để tiếp tục tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động; nếu con đã đi làm, phát sinh thu nhập thì không đủ điều kiện để đăng ký người phụ thuộc nữa, doanh nghiệp phải làm hồ sơ để giảm người phụ thuộc.

Sau khi rà soát, nếu phát hiện những trường hợp không đủ điều kiện hoặc trước đó đã đăng ký sai thì doanh nghiệp có thể thực hiện điều chỉnh trước khi quyết toán năm, nộp mẫu 20-DK-TH-TCT qua phần mềm kê khai thuế hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Thu thập giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động

Hiện tại, mẫu ủy quyền có thể sử dụng là Mẫu 08 ban hành kèm theo Thông tư 80/2021 của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp có thể lưu giữ bản gốc giấy ủy quyền có chữ ký xác nhận của người lao động. Trong trường hợp người lao động gửi qua mail cũng phải lưu giữ bản scan có chữ ký đầy đủ.

Trường hợp người lao động ủy quyền sai, công ty đã nộp tờ khai quyết toán rồi, thì không thực hiện điều chỉnh tờ khai quyết toán nữa. Thay vào đó sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động và lưu ý ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ với nội dung: “Công ty… đã thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho ông/bà… (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự)… của Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN. Người lao động sẽ dùng chứng từ khấu trừ thuế này để tự quyết toán thuế lại với cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung nêu trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế (theo Công văn hướng dẫn quyết toán thuế TNCN số 2783 của Tổng cục Thuế).

Trong khi quyết toán, thực hiện như thế nào?

Biểu mẫu sử dụng để kê khai

Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu là tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 05-QTT, điền thông tin trên 3 phụ lục chính gồm:

+ Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, tổng hợp chi tiết những cá nhân có thu nhập chịu thuế tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

+ Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN kê chi tiết những cá nhân có thu nhập thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần như 10%, 20% đối với những cá nhân không cư trú.

+ Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN liệt kê thông tin của người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ cho người lao động trong năm.

Lưu ý về mã số thuế theo quy định mới trong năm 2025

Theo Thông tư số 86/2024 của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế, mã số thuế của cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh được áp dụng đến hết 30/6/2025. Kể từ ngày 1/7/2025, người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức liên quan việc sử dụng mã số thuế sẽ sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

Doanh nghiệp cần rà soát lại mã số thuế của người lao động xem đã cập nhật lại theo căn cước công dân hay chưa.

Sau khi quyết toán, cần làm gì để hạn chế rủi ro cho năm quyết toán tiếp theo?

Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan thuế

Sau khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan thuế, cần theo dõi kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan thuế, xem tờ khai của mình đã được chấp nhận hay chưa. Phải lưu được thông báo chấp nhận tờ khai thì mới được xem là hoàn thành công việc.

Trên tờ khai quyết toán có rất nhiều chỉ tiêu, có thể xảy ra trường hợp điền không đúng hoặc thông tin chưa phù hợp, khi nộp tờ khai, định dạng không đủ thì hệ thống của cơ quan thuế sẽ từ chối tiếp nhận tờ khai đó.

Hệ thống của cơ quan thuế sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo từ chối tiếp nhận tờ khai. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra kỹ, không biết có thông báo từ chối tiếp nhận tờ khai để kịp thời nộp lại tờ khai, rất dễ bị phạt vi phạm hành chính vì chậm nộp tờ khai.

Lưu ý khi cần điều chỉnh, bổ sung thông tin trên tờ khai quyết toán thuế TNCN

Sau khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp mới phát hiện ra những nội dung cần điều chỉnh, thì xử lý theo cách sau:

Nếu thông tin điều chỉnh không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì không bắt buộc phải nộp lại tờ khai bổ sung, thay vào đó sẽ nộp bản giải trình khai bổ sung thông tin và những chứng từ liên quan để cơ quan thuế cập nhật lại thông tin chính xác trên tờ khai quyết toán thuế.

Nếu thông tin điều chỉnh ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, chẳng hạn phát sinh tiền nộp thêm, thì phải điều chỉnh tờ khai tháng, quý bổ sung tương ứng; sau đó mới nộp lại tờ khai quyết toán thuế bổ sung.

Chuẩn bị cho việc quyết toán thuế những năm tiếp theo

Sau khi quyết toán thuế xong có thể tổng hợp, lưu ý kinh nghiệm rút ra để có sự chuẩn bị, cải thiện quy trình cho năm quyết toán thuế tiếp.

Bình Minh