Doanh nghiệp 'bật mí' bí quyết thành công trong áp dụng 5S

5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi trường mà ở đó, sự tinh gọn, sạch sẽ, khoa học được đặt lên hàng đầu.

Công ty Thủy điện Đồng Nai 5 thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 9/2015.

Thời gian qua, Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Công ty đã tham khảo học tập từ một số đơn vị đối tác để tiếp cận, chỉ đạo vận dụng mô hình thực hành tốt 5S để quản lý chất lượng công việc, tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tiện lợi, thân thiện.

Trước thời điểm tháng 6/2019 khi Công ty chưa áp dụng thực hành tốt 5S, hầu hết cán bộ công nhân viên trong Công ty chưa có ý thức sàng lọc, sắp xếp tài liệu, vệ sinh các công cụ, dụng cụ, vật tư thiết bị.

Tại nơi làm việc của các phòng, phân xưởng trong Công ty có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn. Các thiết bị văn phòng chưa được chăm sóc, vệ sinh sạch sẽ; dây điện, dây mạng chưa được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng; tài liệu chưa được sàng lọc và sắp xếp đúng nơi quy định.

Trong khi đó, xưởng sản xuất, nhà kho ngày càng thấy nhiều vật tư, thiết bị để không ngăn nắp. Vật tư thu hồi để lẫn cùng vật tư dự phòng gây khó khăn trong việc xuất nhập kho và tìm kiếm chủng loại vật tư...

Sau nhiều năm kể từ khi Công ty được Viện Năng suất Việt Nam chính thức cấp chứng chỉ công nhận hoàn thành chương trình thực hành tốt 5S, lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phòng, phân xưởng và cán bộ công nhân viên trong Công ty đều hiểu được lợi ích của việc thực hành tốt 5S mang lại. Từ đó, các thành viên luôn luôn chăm sóc và duy trì để tạo ra môi trường làm việc làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo không khí làm việc hăng say.

Cán bộ công nhân viên phát huy tính sáng tạo và ngày càng gia tăng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hạn chế và ngăn ngừa đến mức thấp nhất các rủi ro trong quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí trong sản xuất...

Áp dụng 5S không phải áp chế nặng nề

Bài học kinh nghiệm trong việc duy trì và cải tiến 5S được Công ty Thủy điện Đồng Nai 5 đúc kết ra là: Để thực hiện thành công 5S cần phát huy tối đa các nội dung như lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ, thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện cho mọi người, tạo ra một môi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.

Cần lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn. Thực hiện chương trình 5S lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý; luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.

Trong áp dụng 5S, doanh nghiệp cũng cần có biện pháp thưởng phạt để nhắc nhở mọi người. Luôn phát động các lần cải tiến để môi trường làm việc được ngăn nắp gọn gàng sạch sẽ hơn; chụp hình những nơi không tuân thủ 5S để nhắc nhở...

Tại Công ty Vận chuyển khí Đông Nam Bộ (tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu), thời gian qua, tinh thần cải tiến liên tục đã giúp Công ty có những bước phát triển nhất định.

Tuy nhiên, trong quá trình điều hành, mọi người đều nhận thấy môi trường làm việc vẫn chưa thật gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ và chuyên nghiệp. Hệ thống quản lý còn rườm rà, đang là áp lực nặng nề, không chỉ cho người lao động mà cho cả cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo.

Bởi vậy, một sự thay đổi là hết sức cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập, doanh nghiệp phải đối diện với những thách thức không thể bỏ qua. Do đó, phong trào thực hiện 5S của Công ty ra đời nhằm vươn tới hệ thống quản lý bớt sự áp đặt, chỉ huy; tăng dần tính tự giác, phát huy vai trò của mỗi cá nhân; tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả với sự cởi mở, lòng tin và sự thân thiện.

Tuy nhiên, việc áp dụng 5S của Công ty không phải là một áp chế nặng nề. Doanh nghiệp kêu gọi cán bộ công nhân viên cùng chung tay thực hiện thành công 5S với tinh thần tự giác, thoải mái, vui vẻ; coi đây là một lần chung sức tạo dựng lại môi trường làm việc.

Ban Lãnh đạo Công ty luôn đồng hành sát cánh cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, xây dựng văn hóa năng động và kỷ luật.

Có thể thấy, 5S không chỉ là những nguyên tắc mà đã trở thành tập quán quản trị trong doanh nghiệp. Đó là văn hóa sạch sẽ nơi làm việc nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất, chất lượng.

Tĩnh Đồng