Có nên bắt buộc công chứng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp?

Vì sao chưa thật sự tối ưu?

Thứ nhất, các quy định hiện hành của Việt Nam đang được thiết kế theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký thành lập doanh nghiệp và gia nhập thị trường. Tinh thần cải cách hành chính này đã được duy trì xuyên suốt từ thời kỳ Luật Công ty và Luật Doanh nghiệp tư nhân 1990 đến nay. Minh chứng rõ ràng là qua các lần chỉnh sửa Luật Doanh nghiệp, thủ tục đăng ký doanh nghiệp ngày càng được đơn giản hóa.

Ngoài ra, yêu cầu công chứng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp chưa bao giờ được quy định bắt buộc, ngoại trừ giấy ủy quyền trong một số trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, quy định này cũng đã được lược bỏ theo Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó, đề xuất bổ sung quy định công chứng bắt buộc có thể làm tăng rào cản và đi ngược lại với xu hướng cải cách thủ tục hành chính hiện tại.

Thứ hai, quy định công chứng bắt buộc có thể làm tăng chi phí đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Nếu người đại diện pháp luật bắt buộc phải có mặt tại Việt Nam trong giai đoạn công chứng thì chi phí cho việc thành lập doanh nghiệp (chi phí lưu trú, di chuyển và thị thực...) sẽ tăng so với hiện tại. Điều này không chỉ làm giảm sức hút đầu tư nước ngoài đối với thị trường Việt Nam mà còn trái với tinh thần Nghị quyết 98/2018/NQ-CP về cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.

Thứ ba, một trong những tài liệu quan trọng trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là điều lệ doanh nghiệp. Trong hầu hết các trường hợp, văn bản này của doanh nghiệp thường phức tạp, đặc biệt khi có sự tham gia của nhiều bên liên quan đến cấu trúc vốn và các loại cổ phần khác nhau. Việc cho phép công chứng viên có thể can thiệp trong những trường hợp này có thể tạo ra rào cản không cần thiết và làm phụ thuộc quá mức vào việc “diễn giải” của công chứng viên, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi gia nhập thị trường.

Thứ tư, các hiện tượng tiêu cực như công ty ma hoặc giám đốc giả mới chỉ nở rộ trong những năm gần đây, dù quy định công chứng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp chưa bao giờ là bắt buộc. Điều này cho thấy nguyên nhân chính của các vấn đề không nằm ở việc hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp không được công chứng, mà là từ các yếu tố khác.

Giải pháp đề xuất

Đầu tiên, cần tăng cường trách nhiệm pháp lý của các cá nhân và tổ chức liên quan trong việc khai báo và xác thực thông tin doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật Việt Nam mới chỉ dừng lại ở khung xử phạt hành chính từ 20-30 triệu đồng đối với doanh nghiệp và 10-15 triệu đồng đối với cá nhân khi có hành vi gian dối trong kê khai hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp(1). Mức phạt hiện tại là quá thấp so với những lợi ích to lớn mà các cá nhân, tổ chức vi phạm có thể lợi dụng được trên thực tế như: các khoản tiền thuế trốn được, các khoản lợi nhuận bất hợp pháp...

Do đó, Việt Nam có thể xem xét hoàn thiện hậu kiểm thông qua việc tăng nặng chế tài đối với các cá nhân vi phạm nhằm răn đe cũng như bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra, bao gồm: tăng mức phạt tiền tương ứng với mức độ nghiêm trọng của hành vi hoặc thậm chí là quy định trách nhiệm hình sự nếu cần thiết. Chẳng hạn như tại Anh, luật cho phép các cơ quan chức năng có thể áp dụng mức phạt hai năm tù cho các hành vi tương tự(2).

Bên cạnh đó, việc tận dụng cơ sở dữ liệu quốc gia (VNeID) nhằm tăng cường xác thực điện tử thông tin đăng ký doanh nghiệp cũng có thể là một biện pháp hiệu quả. Một bước tiến tại Việt Nam hiện nay đó là tài khoản đăng ký doanh nghiệp đã được tích hợp bắt buộc với VNeID, nhằm tăng cường xác minh danh tính cũng như giúp truy xuất thông tin của người nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.

Điều này có đóng góp không nhỏ trong công cuộc tìm kiếm và xử lý những công ty ma hoặc giám đốc giả mạo của các cơ quan chức năng. Vì vậy, một sự phối hợp tích cực hơn nữa từ các cơ quan chức năng có liên quan trong việc xác minh, tìm kiếm và xử lý các hành vi nói trên chắc chắn sẽ mang lại nhiều tác động trong việc hạn chế tình trạng các công ty “không chính chủ”.

Cuối cùng, Việt Nam có thể cân nhắc việc ban hành mã định danh bắt buộc cho giám đốc (ID directors). Tại Úc, những cá nhân hiện hoặc sắp trở thành giám đốc công ty bắt buộc phải liên hệ với cơ quan phụ trách để được xác minh danh tính và được cấp một mã định danh giám đốc riêng biệt và duy nhất. Dù cá nhân đó có đổi công ty, đổi tên hoặc đổi nơi cư trú, mã định danh này vẫn sẽ không thay đổi(3). Quy định này được Quốc hội Úc thông qua vào năm 2020 và có hiệu lực từ năm 2022 nhằm đối phó với cùng một vấn đề như nước ta: thông tin cá nhân bị đánh cắp để giả mạo hồ sơ doanh nghiệp.

Nhóm tác giả cho rằng mã định danh cho giám đốc sẽ là một biện pháp hậu kiểm hiệu quả trên cơ sở chỉ có những cá nhân “chính danh” giám đốc mới có thể liên hệ với cơ quan phụ trách để đăng ký mã định danh, từ đó có thể xác định được những công dân đã bị mạo danh trong hồ sơ doanh nghiệp. Luật về công ty của Úc cũng đặt ra khung hình phạt dân sự và hình sự cho những cá nhân không thực hiện việc đăng ký mã định danh giám đốc theo quy định, bao gồm cả việc khai báo thông tin sai lệch(4).

Vì vậy, kết hợp đồng bộ với các giải pháp ở trên, mã định danh giám đốc như mô hình của Úc có thể mang lại nhiều lợi ích trong việc kiểm soát các công ty ma tại Việt Nam bởi vì gần như ngay lập tức có thể xác định được người sử dụng thông tin giả mạo. Tuy nhiên, nếu áp dụng quy định về mã định danh giám đốc, việc này cần được thực hiện theo lộ trình cụ thể để đảm bảo tính khả thi và tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, việc yêu cầu công chứng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp mặc dù có thể kiểm soát phần nào việc thành lập các công ty ma nhưng chưa phải là giải pháp tối ưu trong bối cảnh hiện tại của Việt Nam. Những bất cập liên quan đến chi phí, thời gian, và tinh thần cải cách thủ tục hành chính cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Thay vào đó, các biện pháp hậu kiểm như tăng cường chế tài xử phạt, tận dụng cơ sở dữ liệu quốc gia để xác minh thông tin, và áp dụng mã định danh giám đốc có thể là những giải pháp toàn diện và hiệu quả hơn để xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, bền vững và hấp dẫn đối với các nhà đầu tư trong và ngoài nước.

(*) Luật sư, Đoàn luật sư TPHCM
(1) Điều 4.2, điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP
(2) Điều 212 Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, 1112A Companies Act 2006
(3) Điều 1272 Corporations Act 2001 (Cth)
(4) Điều 1272H, Corporations Act 2001 (Cth)

Đỗ Đình Lâm (*) - Vũ Thị Lan - Đặng Nguyễn Minh Thư