Chiến dịch số hóa hộ tịch tại Nghệ An – Bài 2: Không chỉ là số hóa, mà là một cuộc chuyển mình

Số hóa hộ tịch giúp các cán bộ tư pháp giảm áp lực công việc, hạn chế các sai sót như khi xử lý trên hồ sơ giấy.

Hành trình số hóa vì Nhân dân phục vụ

Việc số hóa hộ tịch giúp người dân tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại. Trước đây, khi cần đăng ký khai sinh cho con, người dân phải đến trực tiếp cơ quan tư pháp để nộp hồ sơ, xuất trình đủ loại giấy tờ, chờ xử lý và nhận kết quả. Giờ đây, họ có thể thực hiện các thủ tục này trực tuyến ngay tại nhà, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Là người trực tiếp thực hiện các thủ tục đăng ký khai sinh cho các con từ điền thông tin trên giấy đến online, hơn ai hết anh Bùi Quang Vinh (47 tuổi, trú thành phố Vinh, Nghệ An) thấy rất rõ về những tiện ích mà việc số hóa dữ liệu hộ tịch mang lại.

Anh Vinh cho biết, vợ chồng anh sinh được ba người con, cháu lớn nhất năm nay học lớp 11, còn cháu út thì mới sinh. Trước đây, khi sinh con đầu lòng, anh Vinh phải ra UBND phường để làm thủ tục đăng ký khai sinh. Do chưa nắm rõ thủ tục hồ sơ khi đăng ký nên quá trình thực hiện đã lấy đi của anh Vinh rất nhiều thời gian.

“Tôi thì làm giáo viên một trường đào tạo lái xe trong tỉnh, vợ thì làm về lĩnh vực truyền thông, cả hai đều bận rộn. Lúc sắp xếp được thời gian ra phường để làm thủ tục khai sinh cho con thì quên giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của hai vợ chồng, thế là lại mất công chạy về nhà lấy, đã thế lúc khai thông tin vào giấy tôi phải mất công viết lại nhiều lần do sai sót”.

Tuy nhiên, từ khi các dữ liệu hộ tịch được số hóa, những vất vả mà anh Vinh gặp phải khi đăng ký khai sinh cho con đầu lòng đã không còn lặp lại. Đối với cháu thứ ba, anh không phải mất thời gian đến tận phường để làm thủ tục khai sinh nữa, chỉ cần tranh thủ giờ giải lao ở trung tâm, anh đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia và nộp hồ sơ trực tuyến.

“Tôi chỉ cần truy cập vào hệ thống, làm theo hướng dẫn, điền thông tin theo biểu mẫu điện tử thế là hoàn tất hồ sơ, đặc biệt không cần phải cung cấp hay đính kèm giấy đăng ký kết hôn”, anh Vinh chia sẻ.

Người dân không cần mất thời gian xin giấy xác nhận độc thân khi đi đăng ký kết hôn.

Tương tự, anh Lại Minh Tùng (24 tuổi trú huyện Tân Kỳ, Nghệ An) vừa cưới vợ vào cuối năm 2024. Chỉ mấy tháng sau khi kết hôn, anh tiếp tục đón thêm một tin vui khác, khi vợ anh chính thức hạ sinh một bé gái đầu lòng. Tuy nhiên, do đặc thù công việc anh làm ở thành phố Vinh cách nhà gần 100km nên anh chưa thể thực hiện đăng ký khai sinh cho con.

“Do là con đầu lòng nên tôi muốn đích thân mình khai sinh cho bé, nhưng trớ trêu công việc lại làm từ thứ Hai đến thứ Sáu, có hôm tăng ca cả ngày thứ Bảy, trong khi cuối tuần thì cán bộ tư pháp lại nghỉ làm nên chưa thể thực hiện” anh Tùng kể.

Anh Tùng cũng cho biết thêm, vì quá lo lắng về việc không thể đăng ký khai sinh cho con theo thời gian quy định, anh đã liên hệ với cán bộ tư pháp địa phương để được hướng dẫn, kể từ đó bao nhiêu nút thắt trong lòng cuối cùng cũng được tháo bỏ.

“Đúng như câu tục ngữ “muốn biết phải hỏi, muốn giỏi phải học” của ông bà ngày xưa, sau khi biết được có thể thực hiện đăng ký khai sinh trực tuyến, tôi như vỡ òa trong hạnh phúc. Buổi tối sau khi ăn cơm xong, tôi đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công Quốc gia thực hiện các bước đăng ký là xong, không cần phải về tận UBND xã để làm mà cũng chẳng phải cung cấp hay đính kèm giấy chứng nhận kết hôn”, anh Tùng phấn khởi chia sẻ.

Một trong những tiện ích khác mà số hóa dữ liệu hộ tịch mang lại là việc đăng ký kết hôn không còn yêu cầu giấy xác nhận độc thân như trước. Khi hệ thống dữ liệu hộ tịch đã hoàn thiện, thông tin về tình trạng hôn nhân của công dân được tự động kiểm tra trên hệ thống, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm bớt các thủ tục rườm rà.

Chị Đặng Thị Yến (23 tuổi, quê xã Nam Kim, huyện Nam Đàn, Nghệ An) mới kết hôn vào trung tuần tháng 3/2025. Chồng chị ở xã Nam Cát, trước khi hai vợ chồng chị đi đăng ký kết hôn, người thân dặn phải về xã Nam Kim xin giấy xác nhận độc thân thì mới làm thủ tục được. Tuy nhiên, do thấy còn mông lung, để chắc chắn, vợ chồng chị Yến đã đến trực tiếp xã Nam Cát hỏi thì được cán bộ tư pháp ở đây hướng dẫn làm thủ tục đăng ký kết hôn trực tuyến mà không cần phải mất công về xã Nam Kim xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

“Lúc đó, tôi khá bất ngờ vì không nghĩ là giờ mọi thứ lại thuận lợi đến như vậy. Cứ tưởng hai vợ chồng sẽ phải mất công chạy mười mấy cây số để về xã của tôi xin giấy xác nhận độc thân, nào ngờ chỉ cần cung cấp CCCD, các cán bộ tư pháp hỗ trợ xử lý trên hệ thống là xong”, chị Yến nói.

Cũng theo chị Yến, do ngạc nhiên vì thấy quá trình làm thủ tục thuận tiện, sau khi hỏi thì chị được các cán bộ tư pháp chia sẻ về việc Sở Tư pháp đang triển khai chiến dịch số hóa hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh Nghệ An. Việc đăng ký kết hôn mà không cần đi xin giấy xác nhận độc thân là thành quả của việc số hóa.

Không chỉ tạo sự thuận lợi cho người dân, việc số hóa hộ tịch cũng giúp các cán bộ tư pháp giảm áp lực công việc, hạn chế các sai sót như khi xử lý trên hồ sơ giấy.

Chị Trần Thị Hồng, cán bộ tư pháp xã Hạnh Quảng (huyện Diễn Châu) bộc bạch: “Sau khi số hóa, thay vì phải tìm kiếm, đối chiếu hồ sơ thủ công, chúng tôi có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống để tra cứu thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp cải thiện chất lượng phục vụ người dân. Ngoài ra, số hóa sẽ bảo quản hồ sơ dễ dàng hơn, không lo bị mất thông tin như lúc đang lưu trữ trên giấy nữa”.

Việc số hóa hộ tịch giúp người dân tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại.

Công nghệ không ai bị bỏ lại

Chiến dịch số hóa dữ liệu hộ tịch tại Nghệ An là bước đi táo bạo, thể hiện quyết tâm đổi mới của ngành Tư pháp tỉnh nhà. Việc số hóa không chỉ giúp giảm tải công việc cho các cán bộ tư pháp, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong quá trình làm các thủ tục hành chính.

Bà Nguyễn Thị Lan, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Nghệ An - Trưởng Ban chỉ đạo chiến dịch cho biết, sau khi hoàn tất số hóa, Nghệ An cần tiếp tục duy trì và phát triển hệ thống hộ tịch điện tử một cách ổn định. Một trong những định hướng quan trọng là nâng cấp hạ tầng kỹ thuật công nghệ, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, tránh tình trạng quá tải hoặc lỗi kỹ thuật gây gián đoạn dịch vụ.

Ngoài ra, việc đào tạo và nâng cao năng lực công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ tư pháp cũng là một yếu tố cần thiết. Khi các cán bộ nắm vững quy trình vận hành và khai thác hiệu quả hệ thống, việc xử lý hồ sơ sẽ trở nên thuận lợi hơn, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng phục vụ. Bên cạnh đó, cần tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền để người dân làm quen với việc sử dụng dịch vụ hộ tịch điện tử. Các chương trình hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng hệ thống cần được tổ chức để giúp người dân tiếp cận dễ dàng hơn với dịch vụ công trực tuyến.

“Trước mắt, để đảm bảo dữ liệu hộ tịch đồng bộ, thống nhất với dữ liệu quốc gia về dân cư, chúng tôi cần phải tiếp tục thực hiện việc làm sạch giữa hai nguồn dữ liệu này. Hiện Sở Tư pháp đã có tờ trình gửi UBND tỉnh Nghệ An để tỉnh có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp, Bộ Công an phối hợp kiểm tra, xử lý dữ liệu có sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sau khi hoàn thành rà soát đối chiếu theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC ngày 9/11/2022 giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp”, bà Lan chia sẻ.

Nhìn về tương lai, hệ thống số hóa hộ tịch sẽ tiếp tục được mở rộng, tích hợp với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác để tạo nên một nền hành chính điện tử hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Số hóa hộ tịch không chỉ đơn thuần là thay đổi phương thức xử lý hồ sơ, mà còn thể hiện vai trò trung tâm của ngành Tư pháp trong tiến trình xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai và lấy người dân làm gốc.

Từ những công việc âm thầm ở cơ sở đến sự chỉ đạo đồng bộ ở cấp tỉnh, ngành Tư pháp Nghệ An đang chứng minh năng lực tổ chức, tinh thần cải cách và trách nhiệm phục vụ trong từng thao tác dữ liệu. Chính sự vào cuộc mạnh mẽ ấy đã và đang góp phần quan trọng đưa chuyển đổi số trở thành hiện thực, chứ không dừng lại ở chủ trương.

Thiên Ý - Ngô Toàn