Cần Thơ kịp thời tháo gỡ khó khăn vướng mắc về hộ tịch cho công chức cấp xã

Từ ngày 1/7/2025, hệ thống chính quyền mới tại TP Cần Thơ chính thức đi vào vận hành. Việc phân cấp, phân quyền cho UBND xã, phường được thực hiện đồng bộ trong đó có lĩnh vực hộ tịch. Theo đó, Bộ Tư pháp đã triển khai Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử phiên bản mới trên toàn quốc. Việc vận hành phiên bản mới còn tồn tại một số khó khăn, vướng mắc.

Người dân đến làm các thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính công cấp xã

Các khó khăn chủ yếu do phiên bản mới nên việc vận hành nhiều lúc quá tải, hoạt động không ổn định hoặc lỗi tại một số thời điểm. Bên cạnh đó, việc kết nối, chuyển hồ sơ, dữ liệu giữa Phần mềm dịch vụ công liên thông với Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính thành phố và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đôi khi chưa đồng bộ làm ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho người dân.

Đáng chú ý là các dữ liệu hộ tịch đã được số hóa trước đây chưa đồng bộ đầy đủ, đặc biệt là trang Sổ hộ tịch (file pdf) chưa được chuyển kịp thời. Từ đó ảnh hưởng đến việc đối chiếu thông tin hộ tịch của cá nhân khi thực hiện các việc trích lục, cải chính, rà soát dữ liệu. Đồng thời, một số dữ liệu từ Hệ thống thông tin danh mục và quản lý Hộ tịch 158 chưa được chuyển vào Hệ thống mới nên ảnh hưởng đến tiến độ rà soát, số hóa dữ liệu, chuyển dữ liệu hộ tịch tại địa phương.

Nhiều công chức tư pháp – hộ tịch ở xã, phường cho biết, do giao diện của phần mềm mới nên đôi lúc thao tác còn lúng túng, bị động. Một số loại việc như cải chính, bổ sung hộ tịch khi thao tác xử lý còn rườm rà, các trường thông tin bắt buộc phải nhập chưa phù hợp. Ngoài ra, một số tiện ích/tính năng phục vụ công tác quản lý tại Sở Tư pháp vẫn chưa hoạt động (báo cáo thống kê theo mẫu; khi cần trích xuất các trường dữ liệu cụ thể như đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài vẫn chưa thực hiện được; chưa có chức năng công khai thông tin liên hệ của công chức để các đơn vị liên hệ khi cần thiết).

Cán bộ tận tình giải thích và hướng dẫn cho người dân

Một vấn đề quan ngại nữa là về cơ sở vật chất tại xã, phường chưa đảm bảo như: máy tính, máy in và máy scan đã cũ, chạy chậm, thường xuyên hư hỏng. Chất lượng đường truyền internet không ổn định nên quá trình sử dụng Phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp chưa đạt hiệu quả cao, ảnh hưởng đến thời gian trả kết quả cho công dân và các công việc khác của công chức.

Ông Đinh Hoàng Muôn – Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP Cần Thơ cho biết, hiện khối lượng công việc tại xã, phường quá nhiều nhưng bố trí số lượng công chức chưa đảm bảo. Tòàn thành phố 103 xã phường có 208công chức phụ trách tư pháp - hộ tịch, trong đó: 32 đơn vị có 1 biên chế; 46 đơn vị có 2 biên chế; 11 đơn vị có 3 biên chế; 9 đơn vị có 4 biên chế; 3 đơn vị có 5 biên chế; 2 đơn vị có 6 biên chế. Thêm vào đó là những khó khăn, trục trặc do hệ thống và phần mềm nên gây khó khăn rất lớn cho cán bộ trực tiếp thực hiện thủ tục cho người dân.

Ông Muôn cho biết, đối mặt với những khó khăn đó, trước mắt, Sở Tư pháp đã bố trí nhóm phối hợp đầu mối Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố, Phần mềm dịch vụ công liên thông hỗ trợ khắc phục lỗi.

Đồng thời, Sở đã triển khai hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp UBND xã, phường trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử qua nhiều kênh như: giải đáp khó khăn, vướng mắc qua nhóm zalo; biểu mẫu google forms; trực tiếp hơn nữa là hỗ trợ thao tác, hướng dẫn cụ thể trên máy tính của công chức của xã, phường qua phần mềm điều khiển máy tính từ xa Ultraviewer.

Về bố trí công chức, Sở đang tổ chức rà soát, đánh giá việc bố trí công chức phụ trách tư pháp, hộ tịch tại địa phương để tham mưu lãnh đạo UBND thành phố phương án bố trí, đào tạo, bồi dưỡng trong thời gian tới. Về nghiệp vụ, Sở thực hiện hướng dẫn, giải đáp các vấn đề còn khó, còn vướng hoặc pháp luật quy định chưa rõ, đề xuất, kiến nghị Bộ Tư pháp xem xét, hướng dẫn.

Tổ Hành chính công lưu động xã Mỹ Hương (TP Cân Thơ) tận tình xuống ấp để phục vụ người dân

Ông Muôn còn cho biết, hiện tại có nhiều xã phường triển khai các mô hình hay hỗ trợ công tác hộ tịch, điển hình như mô hình “Ngày thứ Bảy vì dân” tại Ban Nhân dân khóm 5 (phường Sóc Trăng). Tại đây, UBND phường bố trí 9 cán bộ chuyên môn của các Phòng văn hóa - xã hội; Phòng kinh tế - hạ tầng - đô thị; Văn phòng HĐND và UBND, Công an phường, Đoàn Thanh niên và cán bộ ngân hàng hỗ trợ người dân thực hiện nhiều thủ tục hành chính ngay tại cơ sở, thay vì phải đến trụ sở Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Đình Thương