Yêu cầu chụp ảnh khi công chứng: Bớt được nhiều tranh chấp tiềm ẩn

Luật Công chứng 2024 sẽ có hiệu lực từ ngày 1-7-2025 với nhiều nội dung mới đáng chú ý. Trong đó, điểm nổi bật là quy định: người yêu cầu công chứng phải được chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản; công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký văn bản.

Cụ thể, khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 nêu rõ: Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ một vài trường hợp...; việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng

Đây là lần đầu tiên hình ảnh ký công chứng trở thành thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng. Một thao tác tưởng chừng nhỏ nhưng có thể góp phần lớn trong việc ngăn chặn giả mạo, xác thực danh tính người ký, và nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.

Ông Đỗ Thiện Căn, Trưởng phòng Công chứng số 6, kiểm tra công tác chuẩn bị cho việc áp dụng Luật Công chứng 2024. Ảnh: TRẦN MINH

“Thêm một tấm ảnh, bớt một tranh chấp”

Không chỉ giới chuyên môn, chính người dân - những người trực tiếp trải nghiệm đã bày tỏ sự đồng tình cao với quy trình công chứng mới này.

Tại Phòng Công chứng số 6 (TP.HCM), anh Đinh Quốc Phú (ngụ quận Bình Thạnh) vừa hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Anh chia sẻ: “Tôi thấy quy định chụp ảnh là hợp lý, thậm chí nên làm từ lâu. Thời buổi này làm giấy tờ giả, chữ ký giả dễ lắm, nên nếu có ảnh ghi lại lúc ký thì sau này có chuyện gì cũng dễ đối chiếu, khỏi cãi qua cãi lại. Tôi cũng không ngại việc chụp ảnh vì luật đã quy định rõ là ảnh chỉ để lưu hồ sơ, không dùng cho việc khác".

Theo anh Phú, việc công chứng giờ đây không chỉ là ký tên, lăn tay mà còn “có mặt” một cách rõ ràng hơn.

“Thêm một tấm ảnh, giảm nhiều rủi ro. Mình là người ngay, có gì phải sợ? Làm đúng, ký thật, có ảnh chứng minh thì càng yên tâm” - anh Phú nói.

Anh Đinh Quốc Phú tại Phòng Công chứng số 6, TP.HCM. Ảnh: TRẦN MINH

Tại Văn phòng công chứng Ninh Thị Hiền (quận Tân Bình), ông Đào Xuân Thảo đang làm thủ tục ủy quyền. Khi phóng viên hỏi về quan điểm của ông về quy định phải chụp ảnh khi công chứng, ông đã bày tỏ sự ủng hộ rõ ràng: “Việc này bảo đảm đúng người, đúng thời gian và địa điểm thực hiện công chứng. Đứng trước camera, trước công chứng viên, ký vào giấy tờ có giá trị pháp lý, điều đó cũng khiến mình suy nghĩ kỹ hơn trước khi đặt bút”.

Nhiều người dân khác cũng chung quan điểm rằng, khi rủi ro gian lận ngày càng tinh vi, thì việc ghi lại hình ảnh tại thời điểm ký là một hình thức bảo vệ quyền lợi đơn giản nhưng hiệu quả.

Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. Ảnh: TRẦN MINH

Mọi thứ đã sẵn sàng!

Ông Đỗ Thiện Căn, Trưởng phòng Công chứng số 6, TP.HCM, cho biết đơn vị đã chủ động chuẩn bị đầy đủ về thiết bị và quy trình triển khai.

“Chúng tôi trang bị camera riêng cho mỗi công chứng viên. Khi công chứng, ảnh đương sự sẽ được in ra, đính vào hồ sơ giấy, rồi scan để lưu trên cơ sở dữ liệu. Trường hợp công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên dùng điện thoại cá nhân để chụp ảnh, sau đó in lại” - ông Căn nói.

Phòng Công chứng số 6 trang bị camera riêng cho mỗi công chứng viên. Ảnh: TRẦN MINH

Về quy định chụp ảnh, ông Căn khẳng định: “Việc này tạo ra một lớp xác nhận trực quan, giúp đảm bảo rằng người ký thực sự có mặt, ký tự nguyện, có công chứng viên chứng kiến. Mọi hình ảnh chỉ phục vụ lưu trữ. Công chứng viên có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối, theo đúng điểm e khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng".

Đáng chú ý, ông Căn cũng làm rõ thêm một điểm còn có thắc mắc trong thực tế về việc chụp ảnh với người được ủy quyền thực hiện thủ tục công chứng. Theo đó, trường hợp người được ủy quyền đến ký thay, cũng phải chụp ảnh như người trực tiếp yêu cầu công chứng.

“Ai ký, người đó phải được ghi nhận hình ảnh tại thời điểm ký, để bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm trước pháp luật. Điều này vừa bảo vệ người ký, vừa bảo vệ cả công chứng viên” - ông Căn nhấn mạnh.

Ông Căn cho biết thêm, ký ngoài trụ sở thì nơi công chứng phải có địa chỉ cụ thể; và công chứng viên vẫn phải chụp ảnh người ký ngay tại thời điểm ký.

Bà Ninh Thị Hiền, Trưởng Văn phòng công chứng Ninh Thị Hiền.

Bà Ninh Thị Hiền, Trưởng Văn phòng công chứng Ninh Thị Hiền, cho rằng quy định chụp ảnh phản ánh xu hướng tăng cường tính xác thực, minh bạch trong hoạt động pháp lý.

“Việc chụp ảnh tại thời điểm ký không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà là một phần quan trọng của hồ sơ pháp lý. Ảnh chụp không chỉ xác nhận người ký có thật, công chứng viên có thật, mà còn phản ánh trung thực bối cảnh giao dịch" - bà Hiền nói.

Theo bà Hiền, ảnh chụp phải đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn cụ thể để có giá trị lưu trữ và tra cứu về lâu dài. Cụ thể, ảnh chụp phải đáp ứng 3 yêu cầu: Một là nhận diện rõ người ký và công chứng viên; hai là ảnh phải sắc nét, không phai màu, không bị chỉnh sửa hay cắt ghép; ba là được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; nếu dùng giấy ảnh chuyên dụng thì kích thước tối thiểu là 13x18 cm.

Ông Đào Xuân Thảo (đang làm thủ tục ủy quyền) bày tỏ sự ủng hộ đối với quy định chụp ảnh khi công chứng của Luật Công chứng 2024. Ảnh: TRẦN MINH

Bà Hiền nhấn mạnh: "Luật Công chứng 2024 quy định chi tiết hơn về hồ sơ công chứng. Mỗi chữ ký, mỗi hồ sơ giờ gắn thêm một lớp xác thực bằng hình ảnh. Điều đó khiến công chứng viên buộc phải kỹ lưỡng hơn, trách nhiệm hơn và cũng giúp người dân yên tâm hơn khi đặt bút ký vào các giấy tờ quan trọng".

TRẦN MINH