Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Đẩy mạnh chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả hoạt động

Trong đó, chú trọng công tác công bố tài liệu trong dịp kỷ niệm 50 năm giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước.

Tăng diện tích lưu trữ

Trao đổi với P.V, bà Trịnh Thị Thu Hương-Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh-cho biết: Trung tâm là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ với chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, đơn vị đang lưu trữ 329 phông tài liệu (tên các sở, ngành, cơ quan, đơn vị khối chính quyền thuộc nguồn nộp lưu) có giá trị bảo quản vĩnh viễn với tổng cộng 142.104 hồ sơ, tài liệu, qua đó có thể cung cấp cái nhìn khái quát về quá trình hình thành và phát triển của tỉnh nhà hơn nửa thế kỷ qua.

Trụ sở mới của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Gia Lai (98 Phan Đình Phùng, TP. Pleiku) dự kiến đi vào hoạt động từ tháng 3-2025. Ảnh: L.N

Đến ngày 1-7 tới đây, khi Luật Lưu trữ mới chính thức có hiệu lực, ngoài nhiệm vụ trên, Trung tâm sẽ thu thập và quản lý thêm cả nguồn hồ sơ, tài liệu cấp xã. Khi đó, Trung tâm sẽ có đến hơn 600 đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. “Khối lượng tài liệu nộp về lưu trữ lịch sử sẽ rất lớn.

Vì vậy, Trung tâm cần có cơ sở hạ tầng đủ lớn, kể cả nền tảng công nghệ thông tin để đáp ứng nhiệm vụ chính trị được giao”-bà Hương nói.

Trước yêu cầu cấp thiết trên, UBND tỉnh đã quan tâm, tạo điều kiện bố trí trụ sở mới cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại số 98 Phan Đình Phùng (TP. Pleiku). Việc này đã tạo động lực cho cán bộ, viên chức của đơn vị trong việc quản lý, bảo vệ, bảo quản nguồn tư liệu có giá trị cao của tỉnh.

Trụ sở mới cơ bản đáp ứng được các công năng cần thiết, giải quyết những vấn đề khó khăn trước mắt trong việc bố trí diện tích kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, theo bà Hương, về lâu dài, Trung tâm sẽ đề xuất tỉnh đầu tư kho lưu trữ chuyên dụng cho hoạt động lưu trữ, đảm bảo được các yêu cầu đặt ra trong tình hình mới.

Chị Mai Thị Nhung-Viên chức Trung tâm-vui mừng chia sẻ: Cơ sở mới có phòng ốc thoáng rộng, đủ điều kiện cơ bản để triển khai việc bồi nền và phục chế tài liệu-một công đoạn lâu nay chưa thể tiến hành do cơ sở vật chất không đảm bảo.

“Đây là khâu rất quan trọng đối với công tác lưu trữ nhằm gia cố tài liệu có tình trạng vật lý kém, hư hỏng, xuống cấp do thời tiết, môi trường, qua đó kéo dài tuổi thọ của tài liệu có giá trị cao”-chị Nhung cho hay.

Nâng cao chất lượng hoạt động

Trung tâm Lưu trữ lịch sử có vai trò hết sức quan trọng trong việc lưu giữ ký ức lịch sử, song trên thực tế, hoạt động của đơn vị chưa được công chúng biết đến rộng rãi.

Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm kể: Nhiều người khi được giới thiệu đến tra cứu hồ sơ tại đây đã rất bất ngờ khi biết tỉnh có một trung tâm lưu trữ tài liệu hết sức đồ sộ.

“Điều đó chứng tỏ là người dân vẫn chưa biết nhiều về hoạt động, vai trò của Trung tâm. Vì vậy, thời gian tới, chúng tôi tăng cường công tác tuyên truyền cũng như công bố các tài liệu quý hiếm của tỉnh giúp mọi người tiếp cận, tham quan, tìm kiếm tư liệu; đồng thời thực hiện tốt chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ phát triển kinh tế-xã hội của đất nước”-bà Hương khẳng định.

Thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai sẽ đẩy mạnh chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả hoạt động. Ảnh: L.N

Hướng tới kỷ niệm 50 năm giải phóng tỉnh Gia Lai và 50 năm thống nhất đất nước, Trung tâm tham mưu tỉnh phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (Cục Văn thư lưu trữ) để triển lãm và công bố những tài liệu của Gia Lai trước, trong và sau kháng chiến với chủ đề “50 năm độc lập, thống nhất đất nước: Trỗi dậy miền đất bazan”.

Dịp này, Trung tâm tiếp tục phối hợp trao trả hồ sơ cho các cán bộ đi B. Sau 2 đợt trao trả trước đó, hoạt động này đã mang lại hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ nhờ công tác tuyên truyền của các cơ quan truyền thông. Nhiều cán bộ đi B hoặc thân nhân cán bộ đi B đã chủ động liên hệ với Trung tâm để tìm lại hồ sơ, trong đó có ông Đỗ Xuân Quý-Chủ tịch Liên đoàn Lao động TP. Pleiku.

Ông Quý kể: “Trước kia, tôi không biết Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có chức năng lưu trữ và trao trả hồ sơ đi B, cứ tưởng hồ sơ này đang được lưu trữ ở các cơ quan Trung ương.

Khi thấy Trung tâm thực hiện trao trả, tôi đến nhờ tìm kiếm hồ sơ đi B của cha là ông Đỗ Nhu (SN 1924) và đã tìm thấy. Phía Trung tâm cho biết sẽ tổ chức trao trả hồ sơ vào dịp 30-4. Tôi mong muốn nhận lại hồ sơ này làm kỷ niệm và để con cháu hiểu thêm về truyền thống của gia đình”.

Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm thông tin thêm: Những lần trước, đơn vị chỉ mới thực hiện trao trả hồ sơ cán bộ đi B đối với những cán bộ, chiến sĩ của Gia Lai từng tập kết ra Bắc, sau đó tình nguyện trở vào miền Nam công tác để góp phần giải phóng quê hương, thống nhất đất nước.

Tuy nhiên lần này, Trung tâm sẽ phối hợp, kết nối với các trung tâm lưu trữ quốc gia để mở rộng việc trao trả cho cả những người từng đi B từ những địa phương khác nhưng hiện đang sinh sống tại Gia Lai.

Ngoài việc công bố tài liệu rộng rãi, năm 2025, Trung tâm cũng tiếp tục triển khai sưu tầm các tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của tỉnh; đồng thời đẩy mạnh công tác chuyển đổi số nhằm tạo thuận lợi cho công tác giao nộp cũng như phục vụ nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu của người dân.

“Thay vì phải trực tiếp đến Trung tâm, tới đây, khi Trung tâm đẩy mạnh chuyển đổi số, nâng cấp phần mềm thì người dân có thể tra cứu hồ sơ đang bảo quản tại đây mọi lúc, mọi nơi”-bà Hương nhấn mạnh.

LAM NGUYÊN