TP Hồ Chí Minh: Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch vẫn còn một số điểm nghẽn

Cán bộ hộ tịch phường Xuân Hòa (TP Hồ Chí Minh) đang làm hồ sơ cho người dân.

Đường truyền lúc thông, lúc tắc

Ông Phan Trí Tiến, chuyên viên Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Hạnh Thông cho biết: Từ ngày 1/7, mọi thủ tục hành chính liên quan hộ tịch đều thực hiện trực tuyến, cán bộ hộ tịch thao tác trên phần mềm quản lý hộ tịch do Bộ Tư pháp thiết lập.

Thời điểm đầu, quá trình vận hành phần mềm, từ thực tiễn, vẫn còn có một số bất cập, vướng mắc và chậm làm ảnh hưởng đến việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

Theo ông Tiến, về đường truyền dữ liệu, phần mềm chạy cũng tùy ngày, tùy giờ. Từ 7 giờ - 9 giờ sáng, phần mềm chạy rất tốt. Nhưng lúc cao điểm từ 9 giờ - 11 giờ, có thể do người dân đến làm thủ tục đông, lượng người từ 168 phường của TP và các tỉnh thành đổ về nên có hiện tượng không tải được dữ liệu để tra cứu hỗ trợ người dân.

“Có người dân mất hết giấy tờ, kể cả không còn bản sao, bản photo, họ nhờ mình tra cứu qua thông tin từ Căn cước công dân thì dữ liệu không tải được; buộc lòng phải từ chối”, ông Tiến nói.

Về tính liên thông với các phần mềm khác, khi tiếp nhận yêu cầu từ người dân, cán bộ phải nhập liệu vào một cửa của TP sau đó mới thực hiện trên phần mềm hộ tịch. Nhưng sự chuyển tải từ phần mềm một cửa sang phần mềm hộ tịch bị chậm.

Cán bộ hộ tịch phường Hạnh Thông đang tra cứu phần mềm làm thủ tục cho người dân.

“Đối với những hồ sơ khai sinh, khai tử, kết hôn..., thời hạn xử lý chỉ có một ngày. Nhưng khi “tắc” ở khâu chuyển tải từ bộ phận tiếp nhận vào bộ phận một cửa thì lập tức hồ sơ bị gián đoạn ngay. Ví dụ như khai sinh, chuyển từ một cửa qua có dữ liệu hết, chúng ta chỉ cần chỉnh sửa chi tiết đơn giản thôi, xong lưu, chuyển ký số là xong, mình sẽ xử lý nhanh cho người dân. Do bị gián đoạn, có khi 30 phút mới qua, dẫn đến nhiều lúc hồ sơ bị lỗi không liên thông được qua phần mềm công an và bảo hiểm xã hội. Nhiều lúc phần mềm không tải được thì không thể trình lãnh đạo ký được”, ông Tiến cho biết.

Về tính đồng bộ dữ liệu hộ tịch, trước 1/7, các phường gửi về Sở Tư pháp để tập hợp. Hiện nay, Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp yêu cầu phường kiểm tra xem có đủ hay chưa, thiếu sót gì. Điều này rất khó, ví dụ phường Hạnh Thông có 128.000 dân, cán bộ hộ tịch không thể nào kiểm tra hết được là ai sót, sót như thế nào. Khi phát sinh cụ thể trường hợp nào thì mới biết thông tin đủ hay thiếu, cần bổ sung gì.

Từ khi dữ liệu về, cán bộ tra cứu, có phát hiện thiếu sót nhưng không được chỉnh sửa, phải báo cáo lên Sở. Nên việc cập nhật dữ liệu chậm.

Từ hoạt động thực tiễn, ông Tiến kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền rà soát, nâng cấp phần mềm quản lý hộ tịch những vấn đề sau:

Đầu tiên, khi cập nhật phần mềm nên cập nhật ngoài giờ hành chính, thời gian rộng. Vì có trường hợp cập nhật từ 11 giờ đến 14 giờ mới xong, trong khi giờ làm việc hành chính là từ 13 giờ, gây khó khăn trong việc phục vụ người dân.

Tiếp đó cần liên thông với các phần mềm khác phải thông suốt như VNeID, thuế, một cửa, Cổng thông tin Quốc gia...

Bên cạnh đó, đường truyền phải mạnh nhất, kể cả khi thời gian cao điểm việc tra cứu vẫn được thông suốt, nhanh, dễ dàng.

Cuối cùng cán bộ hộ tịch khi thao tác, phát hiện thiếu dữ liệu được quyền cập nhật trực tiếp trên phần mềm. Vì hiện nay, khi phát hiện thiếu sót không được tự cập nhật mà phải báo cáo lên Sở.

Phường Tân Định bố trí nhân viên hộ tịch tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công để tiếp nhận hồ sơ của người dân.

Gỡ vướng thêm quy trình trình ký

Bà Trần Thị Đảm, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Hạnh Thông cho biết thêm: “Hiện nay, có nhiều phần mềm của nhiều bộ, ngành và địa phương nên mong muốn có sự liên thông thông suốt, dữ liệu đồng bộ và đường truyền mạnh nhất có thể để cán bộ khi tra cứu hoặc nhập thông tin sẽ tra cứu được toàn bộ thông tin, phục vụ tốt nhất, nhanh nhất cho người dân”.

Bà Phạm Thị Thanh Nhàn, Chủ tịch phường Hạnh Thông cũng đề nghị, các khâu quy trình hơi rắc rối đi qua nhiều vòng, lãnh đạo ký trực tiếp trên hệ thống nên lúc nào cũng xách máy tính theo hơi cồng kềnh. Theo đó, hiện nay, quy trình từ một cửa trình lên chánh văn phòng sau khi rà soát thì chánh văn phòng trình lên chủ tịch ký, sau đó mới chuyển trả cho văn thư và từ văn thư sẽ trả về bộ phận trả kết quả.

Một số ý kiến cho rằng có thể nghiên cứu xem xét, cân nhắc rút bớt một vài khâu trong quy trình này cũng như có thể nghiên cứu để lãnh đạo phường có thể ký được trên điện thoại mà không cần phải mang theo máy tính mọi lúc mọi nơi như hiện nay.

Ông Phạm Kiều Hưng, Chủ tịch xã Củ Chi cho biết, trong quá trình sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp thấy rằng, phần mềm hoạt động ổn nhưng cũng còn gặp một số vấn đề nhất là về sự đồng bộ cơ sở dữ liệu. Có một số dữ liệu chưa được đồng bộ nên khi truy cập không có để xác nhận cho người dân, nhất là dữ liệu về đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…

Những trường hợp trục trặc thì xã làm báo cáo tổng hợp, khi có kết quả sẽ trả cho bà con sau. Từ đầu tháng 7 đến nay, xã đã cấp khoảng hơn 8.000 hồ sơ thủ tục hành chính công với rất nhiều lĩnh vực, trong đó tư pháp hộ tịch chiếm hơn 40%.

Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

Trong khi đó, ở xã xa xôi của TP Hồ Chí Minh là xã Dầu Tiếng (thuộc tỉnh Bình Dương cũ), bà Dương Thanh Thủy, công chức văn phòng phụ trách công tác tư pháp - hộ tịch xã cho biết, lúc đầu, khi mới đi vào vận hành, hệ thống có một số trục trặc nhỏ như có khi phần mềm bị lỗi nhưng sau đó vài phút, sự cố được khắc phục. Khoảng 2 tuần đầu, trong khi cơ sở dữ liệu đang được đồng bộ nên đôi khi xã phải linh động tra cứu hồ sơ giấy để phục vụ người dân. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống đã vận hành ổn, khi gặp khó khăn vướng mắc gì thì xã sẽ nhắn lên nhóm chung của Thành phố và cán bộ kỹ thuật sẽ hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục...

Nhóm PV