Tinh giản hồ sơ sổ sách: Trả người thầy về với bục giảng

Tinh giản hồ sơ sổ sách sẽ thêm sáng tạo cho nhà giáo có thời gian nhiều hơn với các hoạt động dạy và học bổ ích. Ảnh: Trần Văn Tâm 

Tạo hành lang pháp lý đồng bộ

Việc cắt giảm hồ sơ hành chính là một bước đột phá chiến lược. Thầy cô sẽ bớt những thủ tục hành chính rườm rà, có thời gian để đầu tư chuyên môn; từ đó hướng tới mục tiêu dạy thật, học thật, thi thật, chất lượng thật. 

Việc này đã được thể hiện đồng bộ, chặt chẽ qua các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo:

Tại Chỉ thị số 31/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm học 2026-2027, điểm d Khoản 1 nêu rõ: "hướng dẫn cắt giảm hồ sơ, sổ sách, giảm áp lực hành chính để giáo viên tập trung cho công tác chuyên môn". 

Đồng thời, điểm đ Khoản 6 nhấn mạnh: "cắt giảm tối đa báo cáo trung gian, sử dụng dữ liệu số dùng chung, không phát sinh thủ tục ngoài quy định để giáo viên dành thời gian tập trung thực hiện nhiệm vụ giảng dạy, giáo dục học sinh".

Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học đã khoanh vùng danh mục hồ sơ rất gọn gàng. 

Tại khoản 2 Điều 21, hệ thống hồ sơ của giáo viên chỉ vỏn vẹn "Kế hoạch bài dạy (giáo án)", nếu làm chủ nhiệm thì thêm "Sổ chủ nhiệm", Tổng phụ trách Đội có thêm "Sổ công tác Đội". 

Đối với hồ sơ tổ chuyên môn, tổ văn phòng, tổ giáo dục đặc thù, khoản 3 Điều 21 gói gọn trong "Sổ ghi chép nội dung các hoạt động của tổ". 

Tại khoản 1 Điều 21, một trong 14 loại hồ sơ của nhà trường là "Kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường và kế hoạch giáo dục của nhà trường theo năm học".

Khoản 4 Điều 21 đã mở ra hành lang pháp lý hiện đại. Cụ thể, hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy và được sử dụng thay thế hồ sơ giấy. Nếu đã sử dụng hồ sơ điện tử hợp pháp thì không bắt buộc phải lập hồ sơ giấy tương ứng. Việc quản lý, kết nối, liên thông hồ sơ điện tử; chuẩn dữ liệu, định dạng lưu trữ và nền tảng phần mềm dùng chung theo quy định.

Công văn số 5208/BGDĐT-GDPT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục phổ thông năm học 2026-2027 tiếp tục khẳng định: "Đổi mới quản lý giáo dục phổ thông và quản trị nhà trường; đẩy mạnh chuyển đổi số, trong đó tiếp tục triển khai học bạ số, giáo dục năng lực số, trí tuệ nhân tạo; giảm hồ sơ, thủ tục hành chính"; đồng thời "Không yêu cầu cung cấp lại dữ liệu đã có trên hệ thống hoặc trong hồ sơ chuyên môn; không phát sinh hồ sơ, sổ sách ngoài quy định".

Những bất cập chồng chéo hồ sơ cũ

Trong danh mục hồ sơ chuyên môn, Kế hoạch bài dạy (giáo án) là linh hồn. Ở nơi đó, thầy cô vắt óc suy nghĩ kịch bản lên lớp, chọn phương pháp truyền đạt sao cho sinh động và dễ hiểu nhất. Ngược lại, nhiều loại sổ sách khác hầu như chỉ mang tính đối phó. Dễ dàng nhận thấy, đầu năm học giáo viên tập trung làm cho xong rồi cất vào tủ, cuối kỳ đem ra cập nhật số liệu, chứ chẳng mấy khi xem lại.

Trước đây, nhiều nội dung lặp lại rất nhiều lần trong các loại hồ sơ; chẳng hạn như "yêu cầu cần đạt" của từng bài học. Nội dung này có sẵn trong Kế hoạch bài dạy (giáo án). Thế nhưng, giáo viên vẫn phải chép lại nguyên văn vào Kế hoạch giáo dục cá nhân, Kế hoạch của tổ chuyên môn và Kế hoạch của nhà trường. Một nội dung nhưng bị nhân bản tới bốn lần!

Hoặc, dữ liệu điểm số của học sinh đã cập nhật đầy đủ trên phần mềm quản lý chung. Nhưng mỗi cuối học kỳ, giáo viên lại phải làm quy trình ngược: tải bảng điểm về, chép tay hoặc copy dán vào sổ cá nhân, tổng hợp báo cáo gửi tổ trưởng để tổ trưởng lại tiếp tục nhập vào kế hoạch tổ. 

Hoặc, ở một số nơi, giáo viên bị buộc làm cả Kế hoạch bài dạy điện tử lẫn đóng tập hồ sơ giấy. Một đầu việc mà có hai gánh nặng. Điều này đi ngược lại mục đích chuyển đổi số vốn là để giảm tải hồ sơ cho giáo viên.

Vì vậy, việc tinh giản hồ sơ thực sự là một bước ngoặt về tư duy quản trị, chứ không đơn thuần là bớt đi vài cuốn sổ. Rõ ràng, cái gì có trên hệ thống thì không yêu cầu báo cáo lại, đã dùng hồ sơ điện tử thì bỏ hồ sơ giấy. Sự minh bạch này đã giải tỏa tâm lý nặng nề cho đội ngũ giáo viên trước thềm năm học mới.

Tinh giản thủ tục để nâng cao chất lượng dạy và học

Tuy nhiên, đội ngũ nhà giáo cần phải hiểu đúng, tinh giản không có nghĩa là buông lỏng hay giảm bớt trách nhiệm. Dù không phải lập "Kế hoạch giáo dục cá nhân" riêng biệt như trước nữa, nhưng giáo viên cũng có nghĩa vụ đóng góp vào Kế hoạch giáo dục của nhà trường. Tức là, người thầy vẫn phải xây dựng kế hoạch giáo dục bộ môn để nhà trường tổng hợp thành kế hoạch chung.

Điểm khác biệt ở đây là thay đổi tư duy quản lý. Đó chính là loại bỏ các khâu trung gian, dẹp bỏ hình thức. Khi không còn bị cuốn vào vòng xoáy sổ sách đối phó, thầy cô sẽ có thêm thời gian nghiên cứu bài giảng, tích hợp AI và năng lực số vào bài dạy, chấm bài kỹ lưỡng hơn và có thời gian đồng hành với học sinh có dấu hiệu sa sút. Đó mới chính là chất lượng giáo dục thực chất.

Chỉ đạo quyết liệt của Thủ tướng Chính phủ cùng sự sâu sát của Bộ Giáo dục và Đào tạo cho năm học 2026-2027 đã mở ra một lối đi hướng đến thực chất. Được cởi bỏ gánh nặng hành chính vô ích, người thầy sẽ tự tin bước lên bục giảng với năng lượng tích cực nhất trong từng tiết dạy.