Thực hiện nghiêm việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi thực hiện sắp xếp

Theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại phải đóng phông lưu trữ trước khi bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị mới. Các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải được nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định sắp xếp. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Trao đổi nghiệp vụ lưu trữ tại phường Hưng Thành, TP Tuyên Quang.

Đối với các tài liệu thuộc diện lưu trữ cơ quan, đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao cho đơn vị mới tiếp nhận trụ sở để tiếp tục quản lý. Trong trường hợp đơn vị mới không tiếp nhận trụ sở cũ, việc quản lý tài liệu sẽ do cơ quan tiếp nhận phần lớn chức năng, nhiệm vụ thực hiện. Hồ sơ, tài liệu khi bàn giao phải đảm bảo đầy đủ thành phần, nội dung theo quy định.

Riêng các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc đang giải quyết, bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, sẽ được bàn giao trực tiếp cho đơn vị mới để tiếp tục xử lý. UBND tỉnh giao Viễn thông Tuyên Quang phối hợp với các cơ quan liên quan để chuyển dữ liệu điện tử đến đơn vị tiếp nhận, đảm bảo công tác lưu trữ, điều hành không bị gián đoạn.

Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác dữ liệu văn bản, tài liệu lưu trữ sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, đồng thời hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu hồ sơ điện tử kịp thời.

Người đứng đầu các sở, ngành, đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện để đảm bảo tính liên tục, minh bạch trong quản lý hồ sơ, tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính sau khi sắp xếp, tổ chức lại.

Tin, ảnh: PV