Thanh Hóa: Cần gỡ nút thắt từ nhân sự đến hạ tầng số mới đảm bảo tiến trình cải cách thủ tục hành chính về hộ tịch

Áp lực "kép" lên đội ngũ Tư pháp cấp xã, phường

Theo Sở Tư pháp Thanh Hóa, một trong những vấn đề cốt lõi là sự biến động và quá tải của đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã, phường. Sau quá trình sắp xếp lại đơn vị hành chính và điều chuyển công tác, nhiều công chức mới được phân công nhiệm vụ tư pháp còn thiếu kinh nghiệm. Họ không chỉ phải làm quen với công việc mà còn phải tiếp nhận thêm các thủ tục phức tạp mới được phân cấp từ cấp huyện, điển hình là đăng ký kết hôn và khai sinh, có yếu tố nước ngoài, dẫn đến không ít lúng túng cho cán bộ công chức văn phòng phụ trách Tư pháp – Hộ tịch.

Bên cạnh đó, việc sáp nhập các xã, phường cũng làm gia tăng đột biến số lượng hồ sơ hành chính, trong khi biên chế công chức tư pháp còn hạn chế, khiến họ không còn đủ thời gian cho các nhiệm vụ khác, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc.

Biên chế công chức phụ trách lĩnh vực tư pháp - Hộ tịch tại một số địa phương còn hạn chế. (Ảnh: P. Dương)

Trao đổi với phóng viên Báo Pháp luật Việt Nam, chị Bùi Thị Lệ - chuyên viên văn phòng, phụ trách đăng ký hộ tịch UBND phường Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa cho biết: “Sau sáp nhập phường có dân số gần 60 nghìn người, nhưng hiện tại phường Tĩnh Gia chỉ có 2 cán bộ công chức văn phòng phụ trách lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch. Khối lượng công việc rất nhiều, từ chứng thực, sao y, đăng ký khai sinh, khai tử đến xử lý các hợp đồng giao dịch... khiến chúng tôi luôn trong tình trạng quá tải, áp lực rất lớn để vừa đảm bảo đúng quy trình, vừa giải quyết kịp thời cho người dân".

Chị Lệ cũng cho biết thêm, hiện nay giao diện và các chức năng tiện ích của phần mềm quản lý hộ tịch vẫn chưa thực sự thuận lợi, đơn cử như trong thủ tục cải chính hộ tịch, thay đổi, bổ sung hộ tịch; Công tác số hóa và chuyển đổi dữ liệu cũ sang hệ thống mới chưa hoàn tất, đặc biệt dữ liệu trong giai đoạn 2016 – 2019.

Về quy trình ký số, chị Lệ cho rằng, cần phải cải cách, nâng cấp phần mềm để tiện lợi công tác ký hồ sơ, đồng thời nghiên cứu xem xét rút bớt một vài khâu trong quy trình này để lãnh đạo phường có thể ký hồ sơ được thuận tiện hơn. Hiện nay, cán bộ và lãnh đạo phải thực hiện ký trên cả phần mềm một cửa và phần mềm quản lý hộ tịch, gây mất thời gian và không thuận tiện.

Ghi nhận ý kiến của chị Trần Hoàng Đạo – chuyên viên văn phòng, phụ trách đăng ký hộ tịch UBND phường Đào Duy Từ, tỉnh Thanh Hóa cho biết: các vấn đề kỹ thuật như nghẽn mạng đường truyền liên thông từ địa phương đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh vẫn đôi khi xảy ra , dẫn đến tình trạng một số hồ sơ bị quá hạn theo quy định. Dù đây là yếu tố khách quan do việc nâng cấp phần mềm của tỉnh, nhưng vẫn ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian trả kết quả thủ tục hành chính cho người dân.

Chuyên viên văn phòng, phụ trách đăng ký hộ tịch phường Đào Duy Từ, tỉnh Thanh Hóa đang làm thủ tục cho người dân. (Ảnh: P. Dương)

Việc chuyển đổi số trong quản lý hộ tịch tại một số địa phương vẫn còn tồn tại nhiều bất cập. Dữ liệu từ phần mềm cũ hoặc sổ giấy có thể chưa được chuyển đổi hoàn toàn hoặc gặp lỗi khi tải lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia, dẫn đến thiếu sót thông tin khi tra cứu. Điều này buộc cán bộ phải quay lại xử lý hồ sơ giấy trực tiếp, gây mất thời gian và công sức.

“Ngoài ra, một khó khăn khác là cán bộ hiện không thể tra cứu trạng thái hồ sơ đã hoàn tất hay chưa để thông báo, hướng dẫn và hỗ trợ người dân nhận kết quả liên quan. Hạn chế này gây khó khăn không nhỏ cho cả người dân và cán bộ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính”. Chị Đạo chia sẻ.

Cần sớm tháo gỡ những "điểm nghẽn" để phục vụ người dân tốt hơn

Theo Sở Tư pháp Thanh Hóa, lĩnh vực hộ tịch đang gặp trở ngại lớn từ chính phần mềm nghiệp vụ mới. Mặc dù được nâng cấp để hiện đại hóa, phần mềm này trong quá trình vận hành thực tế vẫn phát sinh nhiều lỗi kỹ thuật. Quy trình xử lý lỗi hiện còn quá nhiều khâu trung gian, phụ thuộc vào sự phối hợp giữa ba bên (UBND cấp xã – Sở Tư pháp – Bộ Tư pháp), dẫn đến phản hồi chậm trễ và ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết thủ tục cho người dân.

Trong lĩnh vực chứng thực, áp lực cũng không hề nhỏ. Hầu hết thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký. Tuy nhiên, các lãnh đạo này còn phải phụ trách nhiều lĩnh vực khác, gây khó khăn trong việc bố trí thời gian ký văn bản, ảnh hưởng đến người dân , đặc biệt khi người dân thường có nhu cầu nhận kết quả ngay lập tức.

Sở Tư pháp Thanh Hóa đã đề xuất nhiều kiến nghị quan trọng lên các bộ, ngành Trung ương nhằm mang lại lợi ích thiết thực cho người dân. (Ảnh: P. Dương)

Chiến dịch "90 ngày đêm làm sạch dữ liệu hôn nhân" do tỉnh phát động từ ngày 09/6/2025 cũng bộc lộ nhiều vướng mắc. Nguyên nhân chính là do sự thiếu đồng bộ dữ liệu liên ngành giữa Tư pháp, Tòa án và Công an. Dữ liệu từ các bản án, quyết định ly hôn của Tòa án nhân dân các cấp chưa được số hóa và chuyển cho Công an cấp xã một cách kịp thời, tạo thành "nút thắt cổ chai" trong quy trình.

Trước những bất cập trên, Sở Tư pháp Thanh Hóa đã đề xuất nhiều kiến nghị quan trọng lên các bộ, ngành Trung ương. Theo đó, sở kiến nghị Bộ Công an phối hợp chặt chẽ hơn với Bộ Tư pháp để bảo đảm liên thông dữ liệu và cấp số định danh cá nhân. Đồng thời, cần có hướng dẫn thống nhất việc sử dụng giấy tờ điện tử trên ứng dụng VNeID thay thế bản giấy. Sở cũng đề nghị Bộ Tư pháp tiếp tục hoàn thiện và ổn định hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đồng thời đẩy nhanh việc tích hợp dữ liệu cũ để thuận tiện cho việc tra cứu.

Những khó khăn tại Thanh Hóa cho thấy quá trình cải cách hành chính và chuyển đổi số tại cấp cơ sở đang rất cần sự quan tâm, chỉ đạo và phối hợp chặt chẽ hơn từ các cấp Trung ương để mang lại lợi ích thiết thực cho người dân.

Phạm Dương