Tạo dấu ấn trong cuộc họp

Trong các cuộc họp hằng ngày, làm thế nào để nâng cao khả năng tạo dấu ấn?

Đối với rất nhiều người đi làm, đặc biệt là những ai vừa mới gia nhập một công ty hoặc nhận một vị trí mới, làm thế nào để phát biểu ý kiến, đưa ra quan điểm của mình, tạo dấu ấn trong các cuộc họp là vấn đề vô cùng nan giải.

Nếu không tích cực phát biểu thì không ai nhìn thấy bạn, có thể bạn sẽ đánh mất rất nhiều cơ hội. Nhưng nhiều khi, có những lời nói không biết nên nói hay không, muốn nói ra nhưng lại sợ không thích hợp. Vậy chúng ta cần nắm được thời cơ này như thế nào?

Chuẩn bị tốt trước khi diễn ra cuộc họp

Trước tiên, bạn cần phải hiểu rõ, để tạo dấu ấn sự tồn tại không hề khó, nhưng chỉ sợ việc tạo dấu ấn của bạn không có ý nghĩa mà thôi. Tôi từng chứng kiến rất nhiều người phát biểu trong cuộc họp chỉ vì muốn sếp cảm thấy mình có tài cán, nhưng lời nói ra thì chẳng giúp ích được gì.

Vì vậy, trước khi tham gia cuộc họp, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin, gồm có:

Những ai sẽ tham gia? Mối quan hệ giữa họ là gì?

Chủ đề chính của cuộc họp là gì? Trước khi họp, mọi người đã thảo luận những gì?

Trong thời điểm đó, còn những vấn đề mâu thuẫn nào vẫn chưa được giải quyết?

Bạn có thể đưa ra ý kiến cụ thể ở phương diện nào? ...

Việc này cũng giống như khi bạn đi du lịch, buộc phải tra cứu lộ trình trước để tránh đi đường vòng. Cuộc họp cũng vậy, nếu không nắm rõ tình hình trước mà lựa chọn hành động hấp tấp, người giẫm vào mìn không phải bạn thì là ai đây?

Nêu ý kiến thế nào trong cuộc họp để tạo dấu ấn trong cuộc họp là một vấn đề mang tầm tư duy chiến lược. Ảnh: The Young Profesional.

Khéo léo xen lời trong cuộc họp

Đến khi cuộc họp diễn ra, bạn chỉ cần quan sát một chút: Có phải sếp vẫn luôn là người nói, còn những người khác chỉ cần ghi chép và thi hành hay không? Ai là người hay phát biểu trong cuộc họp? Đồng nghiệp có cùng cấp bậc với bạn đưa ra ý kiến và quan điểm như thế nào? Trong trường hợp mọi người đều hăng hái phát biểu ý kiến, thì gợi ý của tôi là bạn cũng có thể chủ động một chút.

Trong cuộc họp, điều khó nhất là làm sao để xen vào phát biểu, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền chủ động hỏi: “Sếp ơi, sếp thấy thế nào?” Nếu bạn không chủ động lên tiếng, rất có thể bạn sẽ ngồi im từ đầu tới cuối cuộc họp mà chẳng nói được lời nào, hoàn toàn như người “vô hình”.

Tôi sẽ chỉ cho bạn một mẹo nhỏ gọi là “liên kết”, có nghĩa là liên kết ý kiến của người phía trước đã phát biểu với điều bạn muốn trình bày. Ví dụ, bạn có thể nói:

“Vừa rồi, Tổng giám đốc Trương đã hỏi dự án này có ảnh hưởng như thế nào với công ty trong thời gian dài. Vừa hay, gần đây đội ngũ chúng tôi cũng nghiên cứu điều tra về phương diện đó...”

Đôi khi, trong số những người tham gia cuộc họp, bạn có thể là người có cấp bậc thấp nhất, lời nói ít trọng lượng nhất và ít phát biểu ý kiến nhất. Chính vì thế, khi thể hiện quan điểm của mình, bạn buộc phải nói có sách, mách có chứng để làm tăng tính thuyết phục và độ tin cậy.

Chẳng hạn, bạn có thể nói: “Vừa rồi giám đốc Vương cũng nói tới việc thị trường A là trọng điểm chiến lược của chúng ta. Gần đây em có đọc một bài báo cáo nghiên cứu liên quan đến thị trường A...” Nói như vậy tức là dùng “bài báo cáo nghiên cứu” làm dẫn chứng cho mình.

Một lỗi sai thường mắc phải trong cuộc họp đó là sau khi khó khăn lắm mới có được cơ hội phát biểu, liền nói liến thoắng không thôi. Trên thực tế, không nhất thiết phải một lần nói hết mọi thông tin trong cuộc họp. Bạn có thể chọn trọng điểm để trình bày, sau đó thưa với sếp rằng sau cuộc họp sẽ gửi lại phương án cụ thể.

Nếu làm như vậy, thứ nhất là không làm mất thời gian của mọi người, thứ hai là bạn sẽ có cơ hội tiếp tục trao đổi và tạo được mối liên hệ có giá trị hơn với lãnh đạo cấp cao sau cuộc họp.

Còn một bí quyết khác mà rất nhiều người chẳng hề nhận ra: Cách phát biểu an toàn nhất chính là đặt câu hỏi. Đôi khi, một câu hỏi hay cũng là một câu trả lời hay.

Ví dụ, khi còn làm công việc trước đây, tôi đã gặp một tình huống như thế này. Công ty lúc đó đang chuẩn bị tái tổ chức và phân tách nghiệp vụ, nhưng mãi vẫn chưa có thông báo chính thức. Vừa hay, có lãnh đạo cấp cao của trụ sở chính tổ chức một buổi họp cùng toàn thể nhân viên nhằm trao đổi tình hình.

Trong phần hỏi đáp của cuộc họp, những nhân viên thông thường chắc chắn sẽ hỏi những gì họ quan tâm, chẳng hạn: “Nghe nói công ty đã mua lại chúng ta rồi, có đúng không?” Nhưng đừng quên, các lãnh đạo cấp cao này đều đã được đào tạo về kỹ năng ứng phó với truyền thông, họ sẽ biết cách để tránh nói vào vấn đề chính. Những câu hỏi như vậy, hỏi cũng như không. Huống hồ, cách hỏi trực tiếp cũng không giúp bạn ghi điểm. Nếu câu hỏi quá sắc bén, thậm chí bạn sẽ bị coi là “đồ ba gai”.

Vậy thì câu hỏi như thế nào sẽ được cộng điểm? Hãy nhớ lấy câu này: Đặt đối phương vào vị trí hợp tác để giúp bạn giải quyết vấn đề.

Khi đó tôi đã hỏi như sau: “Hiện tại, bên ngoài có rất nhiều tin đồn về việc công ty sẽ tổ chức lại nghiệp vụ, điều này không những làm ảnh hưởng tới tinh thần tập trung làm việc của mọi người, mà còn khiến khách hàng cảm thấy hoang mang. Tôi biết có những chuyện anh cũng không tiện trả lời, nhưng tôi rất muốn biết đứng trước thông tin quấy nhiễu đó, anh có gợi ý gì cho toàn thể nhân viên đang ngồi ở đây như chúng tôi không?”

Một mặt, câu hỏi này đứng trên góc độ hợp tác chứ không phải đối kháng; mặt khác, nó thể hiện thái độ xin chỉ bảo, xin đối phương đưa ra lời góp ý một cách chân thành. Không chỉ mang sắc thái trang trọng lễ phép, lại không để đối phương có cơ hội tìm kẽ hở để né tránh.

Chủ động theo dõi công việc sau cuộc họp

Cuối cùng, khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể chủ động bám sát theo những vấn đề đã nói ra trong cuộc họp. Thế nhưng, trước khi nhận nhiệm vụ vượt quá chức trách của mình, hãy đảm bảo rằng bạn không vươn tay quá dài. Nếu bạn không chắc chắn lắm, tốt nhất là thể hiện thái độ có hứng thú tham gia trong cuộc họp trước, sau đó xác nhận lại một lần nữa với sếp.

Cho dù trong cuộc họp không có việc gì cần theo dõi thêm, bạn cũng có thể thảo luận vấn đề đó với các đồng nghiệp sau cuộc họp để xem họ có ý kiến gì. Bạn sẽ phát hiện ra, cùng một sự việc nhưng mỗi người lại có cách suy nghĩ khác nhau. Điều đó rất hữu ích cho bạn trong việc tìm hiểu bức tranh tổng thể của công ty, đồng thời giúp bạn rèn luyện tư duy hệ thống.

Nhìn chung, họp là hình thức trao đổi thông tin quan trọng nhất của nhân viên công sở, cũng là thời cơ tốt nhất để bạn thể hiện năng lực của mình. Muốn để lại ấn tượng sâu sắc cho lãnh đạo, đừng nên chỉ gây sự chú ý một cách vô nghĩa, càng đừng bao giờ ra trận mà không có sự chuẩn bị kỹ càng.

Cao Lâm/Bách Việt Books-NXB Văn học