Tăng độ chính xác và liên tục trong phân công kiểm tra hồ sơ hải quan tự động

Ngày 19/6/2025, Cục Hải quan ban hành Công văn số 9689/CHQ-CNTT về việc thực hiện chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS, theo đó, các Chi cục Hải quan khu vực đã triển khai đồng bộ từ ngày 1/7/2025.

Trong quá trình triển khai vẫn còn một số đơn vị phát sinh khó khăn, vướng mắc, để việc triển khai thống nhất, đạt hiệu quả cao, Cục Hải quan có ý kiến về việc tổ chức thực hiện và hướng dẫn xử lý vướng mắc, cụ thể như sau:

Các đơn vị cơ bản đã quán triệt và triển khai theo hướng dẫn tại Công văn 9689/CHQ-CNTT, tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị chưa nghiêm túc tiếp thu đầy đủ nội dung hướng dẫn của Cục Hải quan.

Hoạt động nghiệp vụ tại Hải quan cửa khẩu Tân Thanh - Chi cục Hải quan khu vực VI. Ảnh: H.Nụ.

Một số Hải quan cửa khẩu và ngoài cửa khẩu còn lúng túng trong triển khai, phản ánh một số vướng mắc không đúng thực tế hoặc đã được giải đáp trong công văn (ví dụ: vấn đề phân công đối với tờ khai luồng đỏ, thay đổi danh sách công chức kiểm tra hồ sơ khi có biến động như vắng đột xuất, trực ngoài giờ hành chính, xử lý tờ khai nhanh, tờ khai chung container, cắt điện khi hết giờ làm việc,…) và chưa chủ động xử lý các tình huống phát sinh.

Một số đơn vị chưa chú trọng công tác thông tin tuyên truyền đến cộng đồng doanh nghiệp và người khai hải quan, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp và người khai hải quan chưa hiểu rõ mục tiêu cũng như lợi ích của việc triển khai chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Để đảm bảo độ chính xác và liên tục, Cục Hải quan vừa có công văn hỏa tốc yêu cầu thủ trưởng các đơn vị quán triệt toàn thể cán bộ, công chức liên quan nghiêm túc thực hiện hướng dẫn tại Công văn số 9689/CHQ-CNTT về tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS. Các đơn vị cần tuyên truyền đến cộng đồng doanh nghiệp và người khai hải quan để hiểu đúng mục tiêu, lợi ích của việc này nhằm phối hợp hiệu quả.

Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai căn cứ vào địa bàn, loại hình xuất nhập khẩu, số lượng doanh nghiệp và cán bộ công chức để thiết lập mã bộ phận xử lý tờ khai và phân công kiểm tra hồ sơ sao cho thuận lợi trong giải quyết thủ tục hải quan. Việc thiết lập mã bộ phận được giới hạn theo nguyên tắc: mỗi địa điểm không quá 6 mã, với số lượng cán bộ công chức tương ứng thiết lập từ 2 đến 5 mã tùy quy mô.

Khi có yêu cầu làm thủ tục ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ lễ, đội trưởng căn cứ vào số lượng cán bộ để quyết định thiết lập mã bộ phận ngoài giờ hoặc điều chỉnh phân công thủ công nhằm tránh gián đoạn. Công chức được phân công phải hỗ trợ nghiệp vụ lẫn nhau, phù hợp khối lượng công việc và định kỳ luân chuyển để nâng cao chuyên môn.

Danh sách mã bộ phận xử lý và công chức được gửi Ban Công nghệ thông tin - Thống kê Hải quan, đồng thời công khai trên Cổng thông tin điện tử hải quan để người khai hải quan tiện liên hệ. Trường hợp khai sai mã bộ phận, công chức và người khai hải quan phối hợp sửa đổi, bổ sung theo mã đúng, nếu không phản hồi qua hệ thống thì phân công thủ công.

Công chức kiểm tra hồ sơ phải thông báo thông tin liên hệ cho người khai hải quan qua chức năng IDD trên hệ thống. Đối với đơn vị có nhiều mã cơ quan hải quan, đội trưởng chịu trách nhiệm đề xuất phương án sắp xếp để sử dụng thống nhất một mã cơ quan hải quan khi tiếp nhận tờ khai và thiết lập mã bộ phận xử lý thuộc mã đó để thực hiện chức năng tự động phân công theo hướng dẫn.

Hệ thống tự động phân công không có tính năng chỉ thị công chức thực hiện “D1 Kiểm tra đơn giản hồ sơ” hay “D2 Kiểm tra chi tiết hồ sơ”. Do đó, khi công chức được phân công kiểm tra hồ sơ và cập nhật kết quả, cần lựa chọn tiêu chí “D2 Kiểm tra chi tiết hồ sơ”.

Trường hợp yêu cầu khách quan phải điều chỉnh phân công thủ công đối với các tờ khai nhánh, tờ khai chung container hoặc tờ khai của doanh nghiệp CPN mà hệ thống đã tự động phân công nhưng công chức vắng mặt đột xuất, Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai sẽ điều chỉnh thủ công cho công chức khác thực hiện, không cần cập nhật lý do điều chỉnh trên hệ thống. Các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại mục 1 Công văn số 9689/CHQ-CNTT.

Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai rà soát, chuẩn hóa danh sách công chức phân công kiểm tra hồ sơ đảm bảo đúng người, không trùng lặp thông tin để hệ thống tự động phân công chính xác.

Nếu công chức phân công vắng mặt đột xuất hoặc được phân công trực ngoài giờ, khi có thay đổi nhân sự, lãnh đạo đơn vị sử dụng tài khoản quyền hạn điều chỉnh, cập nhật danh sách công chức để hệ thống tự động phân công theo danh sách mới. Trong thời gian cập nhật, nếu xuất hiện tờ khai mới chưa được phân công tự động thì thực hiện phân công thủ công.

Hệ thống tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ hoạt động liên tục 24/7, kể cả ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, lễ tết, theo nguyên tắc phân công tuần tự dựa trên danh sách công chức đã cập nhật.

Thời điểm kiểm tra hồ sơ là thời gian làm việc thực tế theo quy định pháp luật về hải quan, và thời điểm hệ thống phân công không ảnh hưởng đến thời hạn kiểm tra hồ sơ.

Hồng Vân