Sửa đổi quy định về chứng thực: Giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã

Bài 1: Tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực

Quá tải trong việc giải quyết yêu cầu chứng thực

Theo Bộ Tư pháp, sau 10 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực), công tác chứng thực đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, tạo cơ sở pháp lý quan trọng trong đổi mới công tác chứng thực, quy định rõ về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các việc chứng thực; từng bước phân cấp về thẩm quyền chứng thực... Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng còn một số tồn tại và hạn chế như: còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính; một số địa phương để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao không đúng quy định pháp luật; còn tình trạng cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch; tình trạng lạm dụng văn bản chứng thực chữ ký, sử dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác vẫn còn nhiều... Ngoài ra, một số quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa đồng bộ với quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Công chứng năm 2024, Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023...

Trong bối cảnh sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, đặc biệt là chấm dứt hoạt động của chính quyền cấp huyện đã phát sinh vướng mắc trong thực tiễn.

Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực ở các địa phương. Thực hiện việc sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, Bộ Tư pháp đã tham mưu cho Chính phủ ban hành Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, trong đó đã phân định thẩm quyền từ cấp huyện sang cấp xã trong hoạt động chứng thực.

Ngày 16/6/2025, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua 34 Nghị quyết về sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của 34 tỉnh, thành phố trên cả nước, theo đó, sau khi sắp xếp cả nước giảm từ 10.035 đơn vị hành chính cấp xã còn 3.321 đơn vị hành chính cấp xã, đa số các đơn vị hành chính cấp xã sau khi sắp xếp đều có quy mô lớn hơn đơn vị hành chính cấp xã trước khi sắp xếp.

Việc sắp xếp tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 2 cấp và việc phát triển quy mô đơn vị hành chính cấp xã đã dẫn đến khối lượng công việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã ngày càng tăng. Thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn.

Theo số liệu thống kê, trong năm 2024, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 1.994.901 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 1.321.947 việc; tại các Ủy ban nhân dân cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 46.385.220 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 6.406.300 việc. Trong 6 tháng đầu năm 2025, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc; tại các Ủy ban nhân dân cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 20.365.770 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 3.111.413 việc.

Đề xuất được ủy quyền chứng thực

Trong bối cảnh đó, nhiều địa phương đã có kiến nghị, đề xuất về việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền thực hiện chứng thực để giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Để thực hiện việc ủy quyền trong hoạt động chứng thực theo quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Bộ Tư pháp đã có Công văn hướng dẫn các địa phương về một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực thì cần thiết phải sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Dự thảo Nghị định gồm 05 điều, trong đó đáng chú ý sửa đổi, bổ sung khoản 9 của Điều 2 theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực, cụ thể: “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

Cùng đó, sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 5 như sau theo hướng chuyển thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể (Ủy ban nhân dân cấp xã) thành cá nhân (Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền).

Quy định cụ thể việc thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu, việc ủy quyền như sau: “Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức được ủy quyền phải có bằng cử nhân luật và có từ 02 năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản này.

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.”

Việc sửa đổi, bổ sung quy định nêu trên nhằm thể chế hóa kịp thời chủ trương của Đảng tại Kết luận 179-KL/TW; tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực; giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Bên cạnh đó, dự thảo sửa quy định về phạm vi thực hiện một số giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, liên quan đến nhà ở theo hướng “Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất; việc chứng thực các giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà; trừ trường hợp chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở, bất động sản theo quy định của pháp luật và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật”.

Trường hợp người thực hiện chứng thực có thể khai thác được các thông tin, giấy từv từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực phải khai thác và không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Căn cước điện tử hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng”.

Việc bổ sung quy định này để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, giảm bớt thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu vận hành tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và phù hợp với pháp luật về công chứng.

(Còn nữa)

Có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu

Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 theo hướng: “1.Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác.

Trường hợp thông tin, giấy tờ có thể khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật, người tiếp nhận hồ sơ phải khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu, không được yêu cầu cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực.”

Việc sửa đổi, bổ sung quy định này nhằm hạn chế trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.