Số hóa hồ sơ đảng viên

Đảng bộ xã Tân Thành có trên 415 đảng viên. Trước đây, hồ sơ đảng viên chủ yếu được lưu trữ bằng bản giấy. Mỗi khi cần tra cứu, cán bộ phụ trách phải tìm kiếm trong từng tập hồ sơ, mất nhiều thời gian, công sức. Qua thời gian lưu trữ, một số hồ sơ có nguy cơ hư hỏng, thất lạc; việc cập nhật, đối chiếu thông tin cũng gặp không ít khó khăn.

Từ thực tế đó, Đảng ủy xã Tân Thành đã tập trung số hóa hồ sơ đảng viên nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tạo thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác thông tin, hạn chế những bất cập trong phương thức lưu trữ truyền thống. Triển khai nhiệm vụ, Đảng ủy xã đã xây dựng kế hoạch cụ thể, phân công nhiệm vụ theo phương châm “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả”. Cùng với bảo đảm tiến độ, địa phương đặt yêu cầu chất lượng dữ liệu lên hàng đầu, tránh tình trạng chạy theo số lượng nhưng để xảy ra sai sót trong quá trình nhập và cập nhật thông tin.

Tổ số hóa hồ sơ đảng viên xã Tân Thành đang cập nhật thông tin đảng viên trên địa bàn - Ảnh: X.V

Đảng ủy xã đã thành lập tổ số hóa, huy động cán bộ, công chức có kỹ năng công nghệ thông tin và lực lượng tham gia chuyển đổi số thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ được chia thành từng tổ, nhóm, phân công phụ trách từng chi bộ, phần việc cụ thể. Nhờ đó, hồ sơ được rà soát, kiểm kê, phân loại, chỉnh lý và đối chiếu với tài liệu gốc chặt chẽ. Những thông tin còn thiếu, chưa thống nhất hoặc cần xác minh được phát hiện, xử lý ngay từ đầu.

Ông Cao Văn Khánh, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng xã Tân Thành chia sẻ: “Quá trình số hóa hồ sơ đảng viên, chúng tôi gặp không ít khó khăn bởi việc nhập hồ sơ chủ yếu bằng thủ công, chưa có phần mềm phân loại hồ sơ chuyên biệt. Để hoàn thành công việc, chúng tôi phải làm thêm ngoài giờ, ngày nghỉ. Cùng với đó, hệ thống máy tính, máy quét, thiết bị lưu trữ, đường truyền và các điều kiện về an toàn thông tin được xã chuẩn bị đầy đủ. Hồ sơ sau khi kiểm tra được quét theo đúng thứ tự tài liệu gốc; từng thành phần hồ sơ được đặt tên tệp, kiểm tra chất lượng trước khi ký số và cập nhật lên hệ thống cơ sở dữ liệu”.

Điểm đáng chú ý trong cách làm của Tân Thành là số hóa hồ sơ được triển khai song song với việc rà soát, làm sạch dữ liệu đảng viên trên Sổ tay đảng viên điện tử. Theo đó, đảng viên trực tiếp kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân và đề nghị điều chỉnh những nội dung chưa chính xác. Chi ủy, bí thư hoặc phó bí thư chi bộ tiếp tục đối chiếu với hồ sơ gốc để xác nhận thông tin. Sau đó, Đảng ủy xã kiểm tra, rà soát và phê duyệt trên hệ thống.

Cùng với tiến độ và chất lượng, Đảng ủy xã Tân Thành đặc biệt coi trọng an toàn, an ninh thông tin. Quá trình số hóa được thực hiện trong môi trường kiểm soát chặt chẽ về con người, thiết bị, dữ liệu và không gian làm việc. Bí thư Đảng ủy xã Tân Thành Cao Thanh Hải cho biết: “Hồ sơ giấy sau khi số hóa được kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao và lưu trữ theo quy định nên hạn chế được hồ sơ thất lạc, hư hỏng. Sau khi số hóa, hồ sơ đảng viên cũng được quản lý, sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm hơn”.

Với sự chỉ đạo quyết liệt của cấp ủy Đảng, nỗ lực của cán bộ, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng, từ ngày 4/8/2026 đến ngày 15/8/2026, Đảng ủy xã Tân Thành đã số hóa được 84 hồ sơ, trong đó có 68 hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Đảng ủy xã quản lý, vượt thời gian tỉnh giao 15 ngày và vượt chỉ tiêu 16 hồ sơ. Đến nay, Đảng bộ xã Tân Thành đã số hóa trên 200 hồ sơ đảng viên và đang tiếp tục triển khai số hóa các hồ sơ còn lại. Với tiến độ này, địa phương quyết tâm hoàn thành việc số hóa hồ sơ đảng viên trước ngày 15/9/2026.

Từ những tập hồ sơ giấy được lưu trữ theo phương thức truyền thống, hồ sơ đảng viên xã Tân Thành đang từng bước được chuyển sang môi trường điện tử một cách khoa học, có kiểm soát. Đây là bước đi phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số, đồng thời góp phần đổi mới phương thức quản lý đảng viên, nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy cơ sở.