Số hóa chứng thực điện tử

Người dân được hướng dẫn khi đến giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Định Hòa.

Đến Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) xã Định Hòa để làm chứng thực một số loại giấy tờ cá nhân như thẻ căn cước, giấy khai sinh... chị Lê Thị Tới, thôn Căng Lập, xã Định Hòa, cho biết: “Tôi vẫn còn gặp khó khăn khi thực hiện chứng thực điện tử do chưa quen thao tác trên điện thoại thông minh. Dù đã được cán bộ hướng dẫn nhưng khi tự làm tôi vẫn lúng túng, nhất là khi thực hiện các bước quy trình nộp hồ sơ trên môi trường mạng”.

Không chỉ vướng mắc khi thực hiện thủ tục trên môi trường mạng, hiện nay, một số cơ quan, tổ chức vẫn yêu cầu hồ sơ giấy. Sự không đồng bộ trong triển khai khiến cho việc thực hiện chứng thực điện tử vẫn gặp khó khăn.

Chị Đỗ Thị Phương, chuyên viên Trung tâm PVHCC xã Định Hòa, cho biết: “Nhiều người dân lớn tuổi kỹ năng công nghệ còn hạn chế. Bên cạnh đó, ở một số thời điểm, đường truyền, phần mềm bị “treo”, việc liên thông dữ liệu chưa thực sự thông suốt... khiến cho các quy trình bị gián đoạn, chậm trễ”.

Mỗi ngày, Trung tâm PVHCC xã Tống Sơn tiếp nhận từ 20 - 30 hồ sơ chứng thực điện tử. Chị Lê Thị Quyên, chuyên viên trung tâm, cho biết: “Hiện nay, nhu cầu chứng thực điện tử của người dân tăng cao, đặc biệt là các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, số lượng công dân biết sử dụng dịch vụ công trực tuyến chưa cao, số công dân không tự nhập được hồ sơ, cán bộ phải hướng dẫn từng bước còn nhiều. Bên cạnh đó, phần mềm Dịch vụ công quốc gia nhiều khi bị nghẽn nên ảnh hưởng đến việc thực hiện các TTHC cũng như các đầu việc trong ngày của cán bộ, công chức”.

Thực tế, chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho cả người dân và cơ quan hành chính.

Được tạo lập trực tiếp từ bản chính, bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản sao chứng thực giấy, cho phép người dân sử dụng nhiều lần, nộp ở nhiều cơ quan khác nhau mà không phải thực hiện lại thủ tục chứng thực. Việc nộp hồ sơ trực tuyến cũng giúp giảm thời gian đi lại, chi phí sao chụp giấy tờ, đồng thời hạn chế tình trạng quá tải tại bộ phận “một cửa”.

Đối với cơ quan quản lý Nhà nước, chứng thực điện tử góp phần chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả lưu trữ, tra cứu và xử lý hồ sơ, tạo nền tảng cho việc liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị. Đây cũng là bước đi quan trọng trong lộ trình xây dựng chính quyền số, cải cách TTHC theo hướng công khai, minh bạch và thuận tiện hơn cho người dân.

Tại Thanh Hóa, theo thống kê, từ ngày 1/7/2025 đến hết ngày 31/12/2025, các xã, phường trên địa bàn tỉnh đã tiếp nhận và giải quyết 510.784 hồ sơ lĩnh vực chứng thực trên tổng số 827.154 hồ sơ hành chính, chiếm 61,76% tổng số hồ sơ tiếp nhận toàn tỉnh. Những con số này cho thấy chứng thực đang trở thành lĩnh vực phát sinh khối lượng công việc rất lớn tại bộ phận “một cửa”.

Với mục tiêu phục vụ người dân tốt hơn, giảm tải áp lực cho bộ phận giải quyết TTHC và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, từ ngày 31/3/2026, tỉnh Thanh Hóa đã chính thức triển khai thí điểm 10 Kiosk thông minh tại Bộ phận một cửa Công an tỉnh và 9 trung tâm PVHCC cấp xã, phường gồm: Hạc Thành, Hàm Rồng, Đông Sơn, Đông Quang, Đông Tiến, Sầm Sơn, Triệu Sơn, Hoằng Hóa và Kim Tân. Đây là những địa bàn có nhu cầu giải quyết TTHC lớn, được lựa chọn để đánh giá hiệu quả thực tiễn của mô hình trước khi nghiên cứu nhân rộng trên toàn tỉnh.

Nếu như trước đây, người dân phải mang theo nhiều giấy tờ, photo, công chứng rồi chờ đợi xác nhận qua nhiều khâu, thì nay chỉ với vài thao tác trực tiếp trên Kiosk thông minh, hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra, xác thực thông tin và chuyển cán bộ xử lý cấp bản sao điện tử trong thời gian ngắn. Qua đó giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi, hạn chế sai sót thủ công và giảm áp lực tại bộ phận “một cửa”.

Theo số liệu thống kê, từ ngày 31/3/2026 đến nay, tại 10 đơn vị triển khai thí điểm đã tiếp nhận hơn 3.400 hồ sơ chứng thực qua Kiosk thông minh. Đáng chú ý, việc đưa các Kiosk vào vận hành đã góp phần giảm khoảng 48% lượng hồ sơ thực hiện trực tiếp tại quầy, qua đó giảm áp lực cho cán bộ tại các đơn vị thí điểm, giúp cán bộ, công chức có thêm thời gian xử lý các hồ sơ phức tạp, nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Không chỉ phục vụ chứng thực điện tử, Kiosk thông minh còn tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ người dân thực hiện TTHC trên cùng một nền tảng số như nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu hồ sơ, thanh toán trực tuyến và nhiều dịch vụ công thiết yếu khác. Hệ thống đồng thời kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia, góp phần từng bước hình thành phương thức giải quyết TTHC đồng bộ, liên thông và thuận tiện hơn cho người dân.

Từ những kết quả bước đầu đạt được, thời gian tới Trung tâm PVHCC tỉnh Thanh Hóa, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Công an tỉnh) và đơn vị phát triển phần mềm - Công ty CP Kỹ thuật công nghệ Phương Đông đang tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện hệ thống, nghiên cứu đề xuất mở rộng triển khai tại các địa điểm phù hợp, qua đó góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của xã hội số.

Bài và ảnh: Linh Hương