Sai lầm phổ biến khiến SME thất bại trong quản trị tài chính

Điều đáng tiếc là nhiều chủ doanh nghiệp không nhận ra rằng họ đang tự tạo ra những “cái bẫy tài chính” cho chính mình. Việc nhận diện sớm và điều chỉnh những sai lầm phổ biến này có thể giúp SME tránh được những cú ngã không đáng có và xây dựng nền tảng phát triển bền vững.

Một trong những sai lầm lớn nhất là quản lý tài chính theo cảm tính thay vì dữ liệu. Không ít chủ doanh nghiệp tin vào kinh nghiệm, cảm giác “tiền vẫn còn” hoặc “doanh số tháng này tốt” mà bỏ qua việc theo dõi báo cáo dòng tiền. Hệ quả là họ có thể vui mừng vì hợp đồng lớn được ký, nhưng lại khốn đốn khi đến kỳ trả lương vì chưa thu được công nợ. Quản trị theo cảm tính khiến doanh nghiệp mất đi khả năng dự báo và luôn ở thế bị động trước các nghĩa vụ tài chính. Thói quen ghi chép đơn giản và phân tích định kỳ, dù chỉ với một bảng excel, có thể giúp SME chuyển từ phỏng đoán sang quản trị bằng thực tế.

Một trong những sai lầm lớn nhất là quản lý tài chính theo cảm tính thay vì dữ liệu.

Một sai lầm khác nằm ở việc không phân biệt rõ chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp. Rất nhiều chủ SME có thói quen dùng chung tài khoản, rút tiền công ty cho nhu cầu riêng hoặc ngược lại, lấy tiền cá nhân để bù lỗ mà không hề ghi nhận. Điều này khiến việc tính toán lãi-lỗ trở nên méo mó, doanh nghiệp không bao giờ biết chính xác mình đang ở đâu. Để tránh vòng xoáy mù mờ này, giải pháp duy nhất là kỷ luật tài chính: mở tài khoản riêng cho doanh nghiệp, tách biệt mọi khoản thu-chi, và coi lương của chủ doanh nghiệp như một khoản chi phí cố định, không phụ thuộc vào hứng thú hay nhu cầu cá nhân.

Không ít SME cũng mắc kẹt trong cái bẫy chi phí, đặc biệt là chi phí cố định. Nhiều công ty trẻ hăm hở thuê văn phòng lớn, đầu tư nội thất sang trọng hay tuyển dụng nhân sự vượt quá khả năng tài chính. Trong khi doanh thu còn bấp bênh, gánh nặng chi phí trở thành áp lực khổng lồ, bóp nghẹt dòng tiền. Thay vì “chạy đua hình thức”, một SME thông minh cần duy trì sự tinh gọn, chỉ chi cho những yếu tố trực tiếp tạo ra giá trị. Việc ưu tiên sự linh hoạt thay vì cố định hóa chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ thở hơn khi thị trường biến động.

Một sai lầm phổ biến khác là coi báo cáo tài chính chỉ như thủ tục cho cơ quan thuế, chứ không phải công cụ ra quyết định. Khi con số chỉ để “đối phó”, chủ doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội nhìn thấy xu hướng, nhận diện bất thường và kịp thời điều chỉnh chiến lược. Báo cáo chỉ có giá trị khi nó được sử dụng như bản đồ dẫn đường. SME hoàn toàn có thể biến báo cáo đơn giản thành công cụ phân tích, nếu biết đặt ra những câu hỏi như: “Doanh thu có tăng nhưng lợi nhuận có theo kịp không?”, “Chi phí nào đang vượt trần?”, “Dòng tiền âm kéo dài bao lâu thì cần thay đổi?”.

Cuối cùng, nhiều SME thất bại vì không xây dựng kế hoạch tài chính dự phòng. Họ thường vận hành “sát biên”, nghĩa là tiền vào vừa đủ cho tiền ra, không có quỹ dự phòng cho rủi ro. Khi thị trường chậm lại, đơn hàng hủy hoặc khách hàng trả chậm, doanh nghiệp ngay lập tức rơi vào tình trạng căng thẳng. Kế hoạch tài chính bền vững phải bao gồm một khoản dự phòng, dù nhỏ, để doanh nghiệp có thời gian xoay xở thay vì sụp đổ ngay khi gặp cú sốc.

Quản trị tài chính không phải là việc phức tạp đến mức SME không thể làm, mà là vấn đề tư duy và kỷ luật. Tránh được những sai lầm phổ biến khi quản trị theo cảm tính, lẫn lộn tài chính cá nhân và công ty, chi phí phình to, coi nhẹ báo cáo và bỏ quên dự phòng. Đây chính là bước đầu tiên để xây dựng hệ thống tài chính vững chắc. Một doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể vận hành như một tổ chức chuyên nghiệp, miễn là dám thay đổi thói quen, coi trọng dữ liệu và hành động có kỷ luật.

ThS. Trần Gia Thông