Quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Để bảo đảm công tác quản lý văn thư và lưu trữ trong quá trình tổ chức thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII “Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả”, UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh căn cứ chức năng, nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Về bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thực hiện theo Công văn số 115/VTLTNN-QLI ngày 19/2/2025 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Hướng dẫn số 297/HD-SNV ngày 7/2/2025 của Sở Nội vụ về bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu khi thực hiện sắp xếp các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.

Về công tác văn thư, thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động, cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu.

Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu, thực hiện thủ tục thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức đúng theo trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Trách nhiệm Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Sở Nội vụ, phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố khẩn trương chỉ đạo, tổ chức thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu đúng quy định của pháp luật. Bảo đảm toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi thực hiện bàn giao về Lưu trữ lịch sử (đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) và Lưu trữ cơ quan của đơn vị hình thành mới (đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm, kể cả tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác). Thực hiện việc bàn giao, thu hồi và tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng theo đúng quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Giao Sở Nội vụ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện bàn giao và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương khi kết thúc hoạt động, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, thành lập mới theo Nghị quyết số 18-NQ/TW, đồng thời chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức hoàn thiện và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Tổng hợp báo cáo kết quả về UBND tỉnh, tham mưu kiểm điểm trách nhiệm, đánh giá, xếp loại chất lượng đối với người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nếu không thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng theo quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản hồi về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để trao đổi thống nhất thực hiện.

NP