Những ngày đầu chuyển giao thẩm quyền chứng thực cho tổ chức công chứng: Giảm áp lực cho cấp xã, tạo thuận lợi cho người dân

Theo Quyết định, việc chuyển giao bao gồm các giao dịch liên quan đến: Tài sản là động sản; quyền của người sử dụng đất theo pháp luật đất đai; nhà ở theo quy định pháp luật; di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản phân chia di sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở. Khi Quyết định có hiệu lực, chủ tịch UBND cấp xã nơi chuyển giao không còn thẩm quyền chứng thực các giao dịch này.

Công dân làm thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch tại Văn phòng Công chứng Vũ Anh Hoàng, phường Tân Tiến.

Việc chuyển giao được triển khai tại 19 phường, xã trên địa bàn tỉnh gồm: phường Bắc Giang, Tân Tiến, Yên Dũng, Việt Yên, Chũ, Kinh Bắc, Võ Cường, Từ Sơn, Quế Võ, Thuận Thành, Phương Liễu; các xã Lạng Giang, Lục Nam, Hiệp Hòa, Tân Yên, Tiên Du, Yên Phong, Gia Bình, Lương Tài. Đối với các địa bàn chưa chuyển giao, người dân và tổ chức có thể lựa chọn chứng thực tại UBND cấp xã hoặc công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng. Nếu sau thời điểm Quyết định có hiệu lực, địa phương có tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được điều kiện, Sở Tư pháp sẽ quyết định chuyển giao thẩm quyền; ngược lại, nếu không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện, Chủ tịch UBND cấp xã tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

Những ngày đầu triển khai, lượng người đến các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh tăng nhẹ, chủ yếu làm các thủ tục liên quan đến đất đai, nhà ở và giấy tờ cá nhân. Anh Lương Bằng Kha, tổ dân phố Mai Đình chia sẻ: “Lần đầu chứng thực ở văn phòng công chứng tôi thấy khá thuận lợi, không phải xếp hàng chờ cả buổi. Cán bộ chuyên nghiệp, vui vẻ, chỉ hơn mười phút là xong”.

Đại diện Văn phòng công chứng Vũ Anh Hoàng thông tin, hai ngày đầu tiếp nhận hồ sơ chuyển giao từ cấp xã, lượng hồ sơ tăng nhưng không ảnh hưởng tiến độ giải quyết. Văn phòng đã chuẩn bị nhân sự, quy trình và cơ sở hạ tầng đáp ứng yêu cầu, với 3 công chứng viên, bảo đảm xử lý hồ sơ chính xác và kịp thời.

Tại phường Từ Sơn, nơi có 5 văn phòng và 1 phòng công chứng, việc chuyển giao đã phát huy hiệu quả. Bà Ngô Thị Thu Hương, Trưởng Văn phòng Công chứng Công Thành cho biết: “Lượng việc tăng nhưng không đáng kể, bởi từ trước khi chuyển giao, nhiều người dân đã lựa chọn giao dịch tại văn phòng”.

Tại phường Bắc Giang, mỗi ngày lượng hồ sơ hành chính dao động 500 - 800, trong đó 50 - 60% là chứng thực. Việc chuyển giao giúp giảm tải cho bộ phận tiếp nhận, tạo điều kiện tập trung vào các lĩnh vực quản lý quan trọng khác. Ông Lương Văn Huy, Phó Giám đốc Trung tâm Hành chính công phường Bắc Giang khẳng định: “Chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, di chúc, văn bản phân chia di sản rất phức tạp, mất nhiều thời gian, ảnh hưởng hồ sơ khác. Việc chuyển giao cho tổ chức hành nghề công chứng giúp giảm tải, tạo thuận lợi cho cấp xã”.

Bà Đoàn Thị Hồng Nhung, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: “Sở đã chuẩn bị kỹ lưỡng để việc chuyển giao không làm gián đoạn việc chứng thực của người dân, đồng thời quán triệt tinh thần đặt thuận tiện của người dân lên hàng đầu. Trước khi Quyết định có hiệu lực, Sở đã có văn bản đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng chủ động bố trí, tiếp nhận, thực hiện việc công chứng giao dịch được chuyển giao theo quy định, đáp ứng kịp thời nhu cầu của tổ chức, cá nhân”. Bà Nhung nhấn mạnh, chuyển giao thẩm quyền chứng thực nhằm thực hiện chủ trương xã hội hóa lĩnh vực công chứng của Đảng và Nhà nước, giúp giảm tải khối lượng công việc tại các cơ quan Nhà nước; phát huy, huy động các nguồn lực xã hội, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hành nghề của các tổ chức hành nghề công chứng.

Hiện tỉnh Bắc Ninh có 59 tổ chức hành nghề công chứng (2 phòng, 57 văn phòng) với 133 công chứng viên, phân bổ tại 22 đơn vị cấp xã. Năm 2024 và 6 tháng đầu năm 2025, các tổ chức công chứng đã thực hiện 288.255 hợp đồng, giao dịch, trong khi UBND cấp xã thực hiện 90.753, chiếm 31% tổng số.

Trong bối cảnh UBND xã, phường tiếp nhận khối lượng công việc lớn từ cấp huyện, việc chuyển giao tại 19/99 xã, phường trên địa bàn tỉnh phù hợp với xu hướng xã hội hóa các hoạt động bổ trợ tư pháp, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, thuận lợi cho người dân. Tuy nhiên, một số người dân vẫn băn khoăn về mức phí công chứng tại các văn phòng, cao hơn chứng thực ở cấp xã, nhất là các giao dịch đất đai, nhà ở. Vì theo quy định, các văn phòng công chứng hoạt động tự chủ tài chính theo mô hình doanh nghiệp tư nhân và phải nộp ngân sách nhà nước, thực hiện thu phí theo Thông tư số 257 /2017/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nên mức thu phí công chứng cao hơn mức thu phí chứng thực tại UBND cấp xã.

Do đó, ngành chuyên môn cần tăng cường giám sát toàn diện hoạt động công chứng, bao gồm cả thu phí và quy trình thực hiện giao dịch. Các văn phòng cần thực hiện đúng biểu phí theo quy định, công khai mức thu theo từng loại hợp đồng, giá trị tài sản và các khoản giá dịch vụ theo quy định (soạn thảo hợp đồng, dịch thuật, lưu giữ, sao y công chứng…). Bên cạnh đó, cần giới hạn dịch vụ phát sinh để tránh lạm dụng. Đồng thời Nhà nước cần có cơ chế khuyến khích thành lập các Văn phòng công chứng ở các xã có điều kiện khó khăn, bảo đảm người dân được tiếp cận dịch vụ một cách công bằng. Việc xử lý phản ánh, khiếu nại cần được thực hiện kịp thời, công khai quy trình tiếp nhận và kết quả kiểm tra định kỳ, nhằm tăng minh bạch và củng cố niềm tin cho người dân.

Sở Tư pháp đề nghị người dân khi thực hiện công chứng cần yêu cầu văn phòng công chứng xuất hóa đơn, kịp thời phản ánh các trường hợp tổ chức hành nghề công chứng gây khó khăn cho người dân, thu phí và thực hiện các nội dung không đúng quy định pháp luật.

Bài, ảnh: Thùy Ninh