Mẹo giải phóng 15GB dung lượng Gmail không cần xóa thư bằng tài khoản phụ

Dung lượng 15GB miễn phí của Google thường nhanh chóng bị lấp đầy bởi email, tệp tin trên Drive và ảnh từ Google Photos. Khi bộ nhớ đầy, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận thư mới. Thay vì tốn 45.000 đồng/tháng cho gói 100GB hoặc mất hàng giờ để lọc xóa thư cũ, giải pháp hiệu quả nhất là chuyển toàn bộ dữ liệu sang một tài khoản Gmail dự phòng.

Tại sao dung lượng Gmail nhanh bị đầy?

Hạn mức 15GB không chỉ dành riêng cho Gmail mà còn chia sẻ cho toàn bộ hệ sinh thái Google. Các email chứa tệp đính kèm lớn như video, ảnh độ phân giải cao là nguyên nhân chính khiến bộ nhớ chạm ngưỡng giới hạn. Google không giới hạn số lượng tài khoản miễn phí, do đó việc thiết lập một tài khoản làm nơi lưu trữ (archive) là phương án tối ưu để giữ lại mọi thông tin quan trọng mà không tốn chi phí.

Hướng dẫn chuyển email sang tài khoản Gmail mới

Trước khi thực hiện, người dùng nên truy cập Google Takeout để sao lưu email xuống máy tính hoặc ổ cứng ngoài nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.

Bước 1: Thiết lập tại tài khoản Gmail gốc

Đăng nhập vào tài khoản Gmail cần giải phóng dung lượng, chọn biểu tượng

Cài đặt

(hình bánh răng) >

Xem tất cả chế độ cài đặt

.

Chọn tab

Chuyển tiếp và POP/IMAP

, sau đó tích chọn

Bật POP cho tất cả thư

.

Tại mục

Khi thư được truy cập bằng POP

, hãy chọn

xóa bản sao của Gmail

để hệ thống tự động xóa thư ở tài khoản gốc sau khi đã chuyển đi thành công.

Nhấn

Lưu thay đổi

.

Bước 2: Cấu hình tại tài khoản lưu trữ mới

Tạo một tài khoản Gmail mới và đăng nhập, sau đó vào mục

Xem tất cả chế độ cài đặt

.

Chọn tab

Tài khoản và Nhập

, tìm đến mục

Kiểm tra thư từ các tài khoản khác

và chọn

Thêm tài khoản thư

.

Nhập địa chỉ Gmail gốc và chọn

Tiếp theo

.

Chọn

Nhập email từ tài khoản khác của tôi (POP3)

.

Nhập mật khẩu của tài khoản gốc. Tại mục Cổng, chọn

995

.

Tích chọn các ô:

Luôn sử dụng kết nối an toàn (SSL)

,

Gán nhãn thư đến

và

Lưu trữ thư đến (Bỏ qua Hộp thư đến)

.

Nhấn

Thêm tài khoản

.

Xử lý lỗi mật khẩu bằng Mật khẩu ứng dụng

Nếu mật khẩu thông thường không hoạt động khi đồng bộ, bạn cần tạo "Mật khẩu ứng dụng" (App Password). Đây là mã 16 chữ số cho phép các ứng dụng truy cập tài khoản Google an toàn hơn. Truy cập đường dẫn myaccount.google.com/apppasswords để tạo và sử dụng mã này thay cho mật khẩu chính tại bước thiết lập tài khoản.

Kiểm tra và hoàn tất quá trình

Quá trình chuyển dữ liệu có thể mất từ vài giờ đến vài ngày tùy thuộc vào số lượng thư. Đối với tài khoản có khoảng 75.000 tin nhắn, quá trình này mất khoảng 2 ngày. Sau khi hoàn tất, tài khoản gốc sẽ chuyển toàn bộ thư vào Thùng rác, bạn cần xóa thủ công thư mục này để thực sự giải phóng dung lượng.

Đáng chú ý, các thư mục như Thư nháp và Thư rác sẽ không được chuyển tự động. Sau khi dữ liệu đã sang tài khoản mới, bạn nên ngắt liên kết giữa hai tài khoản trong phần cài đặt để tiếp tục sử dụng tài khoản cũ bình thường. Lưu ý cuối cùng, hãy đăng nhập vào tài khoản lưu trữ ít nhất một lần mỗi hai năm để tránh việc Google xóa tài khoản do không hoạt động.

Tuệ Nhân