Hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Thông tư 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn thi hành một số nội dung về triển khai thiết lập và hoạt động của bộ phận một cửa các cấp; các biểu mẫu trong giải quyết TTHC; mã số hồ sơ và mã ngành, lĩnh vực TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh quy định tại điểm b, c và h khoản 1 Điều 35 Nghị định 118/2025/NĐ-CP.

Cụ thể, Thông tư 03/2025/TT-VPCP xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết TTHC.

Theo đó, nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Bảo đảm đơn giản hóa, tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu và thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính theo lộ trình, phù hợp với quy định của pháp luật, thực tiễn triển khai; kịp thời triển khai khi quy định TTHC có hiệu lực thi hành.

Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, quy trình nội bộ giải quyết TTHC sẽ được thực hiện như sau: Đơn vị chuyên môn chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC đối với các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết; lấy ý kiến đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát TTHC để hoàn thiện trước khi trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ phê duyệt.

Đối với địa phương, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC đối với các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh, cấp xã; lấy ý kiến cơ quan, đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát TTHC để hoàn thiện trước khi trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt.

Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh chỉ đạo việc xây dựng và ban hành quy trình điện tử giải quyết TTHC tại phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh để áp dụng thống nhất tại Bộ, ngành, địa phương, đáp ứng yêu cầu kịp thời triển khai khi quy định TTHC có hiệu lực thi hành.

Thông tư 03/2025/TT-VPCP cũng quy định rõ về việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử và bóc tách dữ liệu giấy tờ. Theo đó, việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

Thông tư 03/2025/TT-VPCP quy định các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử gồm: Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC; kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Về việc bóc tách dữ liệu của giấy tờ, theo Thông tư 03/2025/TT-VPCP việc bóc tách, cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

Không bóc tách dữ liệu đối với các giấy tờ, tài liệu: Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết TTHC được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, Thông tư 03/2025/TT-VPCP cũng quy định về việc dừng thực hiện TTHC. Cụ thể, ngay sau khi nhận được yêu cầu dừng thực hiện TTHC trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính của tổ chức, cá nhân theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tình trạng và kết quả giải quyết TTHC.

Trường hợp chưa có quyết định giải quyết TTHC hoặc văn bản thông báo kết quả giải quyết TTHC thì bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo dừng giải quyết hồ sơ theo Mẫu Thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư 03/2025/TT-VPCP.

Cổng Dịch vụ công quốc gia thông báo việc dừng thực hiện TTHC trên hệ thống theo đề nghị của tổ chức, cá nhân và phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 118/2025/NĐ-CP theo Mẫu Thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư 03/2025/TT-VPCP.

Thông tư 03/2025/TT-VPCP có hiệu lực từ 15/9/2025.

Hồng Thương - Gia Hải