Hướng dẫn một số nội dung về tổ chức bộ máy kế toán

Hoạt động nghiệp vụ của công chức KBNN khu vực III.

Từ ngày 1/7/2025 khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, nhiều đơn vị kế toán được sáp nhập, hợp nhất; riêng UBND xã, phường, đặc khu có các hoạt động theo cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mới, Bộ Tài chính đã có các văn bản hướng dẫn về tài chính, ngân sách, kế toán, đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN.

Tiếp theo các văn bản đã ban hành, Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung về tổ chức bộ máy kế toán, bố trí kế toán trưởng/phụ trách kế toán của đơn vị kế toán; đăng ký chữ ký thứ hai để ký trên các chứng từ giao dịch với KBNN.

Về tổ chức bộ máy kế toán, bố trí kế toán trưởng/phụ trách kế toán của đơn vị kế toán

Kế toán là công việc có tính chất chuyên môn, người làm kế toán có nhiệm vụ chấp hành theo đúng chế độ quản lý tài chính, ngân sách, định mức chế độ chi tiêu của nhà nước, kiểm tra, giám sát, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. Theo đó, việc tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, bổ nhiệm kế toán trưởng và phụ trách kế toán của đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm để thực hiện tốt các yêu cầu nêu trên.

Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán; cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách Nhà nước tổ chức công tác kế toán theo đơn vị dự toán ngân sách. Ngày 21/7/2025, Bộ Tài chính đã có Công văn số 11113/BTC-NSNN hướng dẫn một số nội dung về tài chính - ngân sách Nhà nước áp dụng tại cấp xã, trong đó đã hướng dẫn việc xác định đơn vị dự toán tại cấp xã.

Thủ trưởng đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, bổ nhiệm kế toán trưởng phù hợp theo quy định: Trường hợp đơn vị kế toán chỉ có một người làm kế toán hoặc một người làm kế toán kiêm nhiệm thì không thực hiện bổ nhiệm kế toán trưởng mà bổ nhiệm người làm kế toán duy nhất đó phụ trách kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán phải bổ nhiệm kế toán trưởng nhưng chưa bổ nhiệm được ngay thì bố trí người phụ trách kế toán; thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau đó đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng theo đúng quy định.

Việc xây dựng vị trí việc làm; thẩm quyền, thủ tục bổ nhiệm kế toán trưởng, phụ trách kế toán của đơn vị kế toán thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Công văn số 4444/BNV-CCVC ngày 28/6/2025 và quy định pháp luật hiện hành.

Đăng ký chữ ký thứ hai trong giao dịch thanh toán với KBNN

Ngày 25/7/2025 Bộ Tài chính đã có Công văn số 11357/BTC-KBNN về việc hướng dẫn nội dung liên quan đến việc đăng ký và sử dụng tài khoản của các đơn vị cấp xã tại KBNN khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (Công văn số 11357/BTC-KBNN). Liên quan đến thủ tục hồ sơ đăng ký chữ ký thứ hai trong giao dịch thanh toán với KBNN, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

Đối với cơ quan tài chính cấp xã: Người được phân công để ký chữ ký thứ hai (theo hướng dẫn tại mục 2, Công văn số 11357/BTC-KBNN) do người đứng đầu tổ chức quyết định phù hợp với điều kiện cụ thể, đảm bảo thực hiện được nhiệm vụ, không bị ràng buộc theo các tiêu chuẩn, điều kiện để bổ nhiệm (do trường hợp này chỉ phân công mà không phải bổ nhiệm).

Đối với đơn vị kế toán:Việc mở tài khoản giao dịch và đăng ký chữ ký thứ hai tại KBNN thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2020/TT-BTC và hướng dẫn tại mục 1, Công văn số 11357/BTC-KBNN nêu trên.

Trong trường hợp đơn vị kế toán đã rà soát, sắp xếp và báo cáo với cơ quan có thẩm quyền về việc thiếu người làm kế toán, kế toán trưởng/phụ trách kế toán nhưng vẫn chưa bố trí được người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện để bổ nhiệm kế toán trưởng/phụ trách kế toán theo quy định của Luật Kế toán, làm thủ tục đăng ký chữ ký thứ hai với KBNN. Để giải quyết các công việc trong thời gian trước mắt, thủ trưởng đơn vị kế toán quyết định tạm thời phân công một người trong đơn vị đăng ký chữ ký thứ hai với KBNN nơi giao dịch để ký chữ ký thứ hai trên chứng từ, hồ sơ khi giao dịch thanh toán, đảm bảo không vi phạm quy định của pháp luật kế toán về những người không được làm kế toán.

Sau khi tạm phân công, thủ trưởng đơn vị kế toán gửi quyết định phân công này để đăng ký chữ ký thứ hai với KBNN nơi giao dịch. Thủ trưởng đơn vị kế toán chịu trách nhiệm trong việc lựa chọn, phân công người ký chữ ký thứ hai để thực hiện nhiệm vụ được giao; đồng thời có cơ chế giám sát phù hợp để kịp thời ngăn chặn các hành vi tiêu cực, tham nhũng, lãng phí, gây thất thoát kinh phí, tài sản của Nhà nước.

Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền ký văn bản tạm thời phân công chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các hồ sơ văn bản tạm thời phân công. KBNN không kiểm soát tính pháp lý của các văn bản phân công.

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm khẩn trương thực hiện thủ tục để bổ nhiệm kế toán trưởng/phụ trách kế toán đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định của Luật Kế toán trước ngày 31/12/2025; đảm bảo quản lý chặt chẽ, an toàn tài sản, kinh phí của đơn vị theo quy định của pháp luật.

Người được bổ nhiệm kế toán trưởng/phụ trách kế toán của đơn vị kế toán có trách nhiệm rà soát lại các giao dịch thanh toán trong thời gian phân công tạm thời người ký chữ ký thứ hai, đối chiếu số liệu, khóa sổ kế toán và các công việc kế toán khác có liên quan của năm 2025 đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp phát hiện các sai sót hoặc vi phạm, cần báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị để xem xét, xử lý theo quy định.

Đề nghị UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào tình hình thực tế tổ chức bộ máy tại địa phương để hướng dẫn việc bố trí kế toán trưởng, phụ trách kế toán của UBND xã, phường, đặc khu và đơn vị kế toán trực thuộc phù hợp với tình hình thực tế và hướng dẫn nêu trên; tuyệt đối không để xảy ra tình trạng thất thoát tài sản, nguồn lực của Nhà nước trong quá trình thực hiện.

KBNN có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để thực hiện các nội dung có liên quan theo hướng dẫn này.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kịp thời phản ánh với Bộ Tài chính để được hướng dẫn theo quy định.

Ngọc Tú