Hiệu quả của 'bàn làm việc điện tử'

Giải pháp giúp nhân viên xác định lịch trình, phân công, phân bố công việc phù hợp

Mới và sáng tạo

Trong một ngày, có lúc ông Lê Vĩnh Chiến, Giám đốc HueCIT tiếp nhận rất nhiều văn bản, công văn từ thành phố, các cơ quan, đơn vị gửi đến. Nào là công văn về triển khai Nghị định số 296, 312, 317 của Chính phủ; Kế hoạch về việc triển khai Nghị quyết số 349 của Chính phủ; hay các quyết định của UBND thành phố Huế về việc công nhận cơ quan, doanh nghiệp, cơ sở giáo dục, xã, phường đạt tiêu chuẩn “An toàn vệ sinh lao động”... Nếu chỉ tập trung xử lý hết các văn bản kịp tiến độ, thì công việc chuyên môn sẽ phải tạm gác lại, có khi bị chậm trễ. Nhưng từ khi ứng dụng phần mềm AI do nhóm kỹ sư của HueCIT thiết lập, ông Chiến chỉ cần chat với trợ lý ảo nhờ tóm tắt để biết nội dung chính của văn bản, do cơ quan, đơn vị nào chỉ đạo, thời gian thực hiện, hoàn thành... để có thể phân công công việc về bộ phận chuyên môn xử lý, thực hiện văn bản chỉ đạo nhanh, chính xác.

Đại diện nhóm nghiên cứu đề tài, bà Nguyễn Thị Thanh Thủy, Phó Giám đốc HueCIT cho biết, sau khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, số lượng đầu mối giảm nhưng khối lượng văn bản và yêu cầu xử lý công việc trên mỗi vị trí việc làm lại tăng. Nhận thấy nếu không có công cụ hỗ trợ thông minh, áp lực đối với cán bộ sẽ rất lớn. Do đó, ứng dụng này được ví như “bàn làm việc điện tử” giúp CBCCVC “tiện ích hóa”, “tối giản hóa” các thao tác nghiệp vụ, tập trung nhiều hơn cho nội dung chuyên môn và công tác tham mưu.

Ứng dụng này được tích hợp vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Huế (hệ thống hồ sơ công việc). Trên nền tảng AI, kết hợp xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), học máy (Machine Learning) và phân tích dữ liệu lịch sử, hệ thống hỗ trợ cán bộ trong hầu hết các khâu của quy trình hành chính, từ đọc, tra cứu, phân loại văn bản, gợi ý hướng xử lý, đến theo dõi tiến độ và hỗ trợ tham mưu. Điểm mới nổi bật của giải pháp là khả năng học hỏi và thích ứng với dữ liệu đặc thù của địa phương. AI không chỉ thực hiện các thao tác tự động hóa đơn thuần, mà còn phân tích dữ liệu văn bản lịch sử để đưa ra gợi ý xử lý phù hợp với bối cảnh, quy trình và thẩm quyền của từng cơ quan, đơn vị, từng phòng, ban.

Với nhiều tính mới và sáng tạo cũng như hiệu quả đem lại, đề tài “Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và điều hành trong mô hình chính quyền 2 cấp” vừa xuất sắc đoạt giải Nhất Cuộc thi Sáng tạo kỹ thuật thành phố Huế năm 2025. Kết quả này không chỉ khẳng định năng lực nghiên cứu, ứng dụng công nghệ của đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin địa phương, mà còn cho thấy quyết tâm của Huế trong việc đi đầu triển khai các giải pháp chính quyền số mang tính thực tiễn cao.

Hiện đại hóa nền hành chính công

Không dừng lại ở ý tưởng công nghệ, đến nay, đề tài đã được ứng dụng thực tế tại Văn phòng UBND thành phố Huế và HueCIT, bước đầu chứng minh tính khả thi và hiệu quả trong môi trường hành chính công. Trong bối cảnh sáp nhập các địa phương, tinh gọn bộ máy và triển khai đồng bộ mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, đây được xem là “trợ lý số” đắc lực, giúp giảm tải công việc cho CBCCVC và nâng cao chất lượng tham mưu, giải quyết thủ tục hành chính một cách khoa học, nhanh chóng và hiệu quả.

Việc ứng dụng tính năng kết hợp AI này giúp giảm chi phí quản lý thủ công, hạn chế các thao tác lặp lại, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Thay vì tăng thêm nhân sự, hay tìm kiếm thủ công, hệ thống hỗ trợ trích xuất thông tin nhanh chóng từ kho cơ sở dữ liệu văn bản lớn, liên thông, giúp cán bộ hành chính dễ dàng tổng hợp, phân tích thông tin phục vụ công tác tham mưu, xử lý công việc chuyên môn và ra quyết định kịp thời, chính xác hơn.

Hệ thống được thiết kế với cấu trúc mở, tích hợp sâu phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiện có, các hệ thống phần mềm dùng chung khác trong cùng hệ thống chính quyền số của địa phương, nên có thể tiếp tục phát triển để triển khai trên các hệ thống phần mềm khác và nhân rộng ở các cấp chính quyền trong thời gian tới. Đặc biệt, giải pháp này còn có thể triển khai với yêu cầu cơ sở hạ tầng cơ bản, phù hợp với xu thế thuê dịch vụ công nghệ thông tin mà không đòi hỏi phải đầu tư hạ tầng từ đầu, nên khả năng mở rộng càng thuận lợi.

Giải pháp mang đậm dấu ấn thực tiễn, sáng tạo và đổi mới này sẽ giúp hơn 7.000 CBCCVC trên địa bàn được hưởng lợi nhờ giảm tải khối lượng công việc, chất lượng tham mưu được nâng cao. Theo ông Lê Vĩnh Chiến - Giám đốc HueCIT, đây không chỉ là một sản phẩm phần mềm, mà là một bước chuyển trong tư duy ứng dụng công nghệ vào quản lý nhà nước, hiện đại hóa hành chính. AI sẽ đồng hành cùng cán bộ, hỗ trợ ra quyết định và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, đồng thời góp phần xây dựng chính quyền số tại Huế theo hướng hiệu quả, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Bài, ảnh: HOÀI THƯƠNG