Đừng để 'việc đã rồi' mới lo lưu giữ chứng cứ

Biên bản cuộc họp không được lập. Nội dung trao đổi nằm trong nhóm trò chuyện đã bị xóa. Ý kiến phản đối của pháp chế chỉ được trao đổi qua điện thoại. Khi người phụ trách nghỉ việc, dữ liệu máy tính và thư điện tử cũng không được bàn giao đầy đủ. Đến lúc này, những điều doanh nghiệp tin là đã xảy ra lại rất khó được chứng minh bằng những chứng cứ có sức thuyết phục.

Khoảng cách giữa thực tế xảy ra và điều có thể chứng minh

Trong kinh doanh, quyết định thường được hình thành rất nhanh. Một cuộc gọi có thể làm thay đổi tiến độ giao hàng; một tin nhắn có thể điều chỉnh phạm vi công việc. Khi quan hệ hợp tác thuận lợi, ít ai nghĩ rằng một ngày nào đó những trao đổi ấy sẽ phải được giải thích trước Tòa án hoặc trọng tài.

Nhưng quan hệ có thể rạn nứt, nhân sự có thể thay đổi, dữ liệu có thể thất lạc và trí nhớ con người cũng có thể thay đổi theo thời gian. Cùng một sự việc, mỗi bên có thể nhớ và lý giải theo những cách khác nhau.

Nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu quản lý hồ sơ đơn thuần là lưu hợp đồng, hóa đơn, chứng từ hay quản lý con dấu. Trong môi trường kinh doanh số, dấu vết của một quyết định còn có thể nằm trong thư điện tử, tin nhắn, phần mềm quản trị, dữ liệu kế toán, nhật ký hệ thống hoặc lịch sử chỉnh sửa văn bản.

Chứng cứ có giá trị không nằm ở việc hồ sơ dày đến đâu, mà ở khả năng phản ánh trung thực sự việc (Ảnh minh hoạ).

Theo Luật Giao dịch điện tử, thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng làm chứng cứ. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xem xét căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn; cách thức xác định người khởi tạo, người gửi, người nhận và các yếu tố phù hợp khác.

Điều đó cũng có nghĩa, với dữ liệu điện tử, lưu giữ không chỉ là giữ lại nội dung. Doanh nghiệp còn cần bảo toàn những thông tin giúp xác định nguồn gốc, thời điểm, chủ thể và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Một dữ liệu riêng lẻ có thể chưa phản ánh đầy đủ bản chất sự việc. Nhưng khi được đặt trong đúng trình tự thời gian và đối chiếu với các tài liệu liên quan, chúng có thể giúp trả lời những câu hỏi cốt lõi: Ai tạo ra thông tin ban đầu? Ý kiến cảnh báo có được chuyển đến người có thẩm quyền hay không? Người ra quyết định đã được cung cấp những thông tin gì và căn cứ vào đâu để phê duyệt?

Vì vậy, quản trị hồ sơ không chỉ là giữ lại văn bản sau cùng mà còn là lưu giữ quá trình hình thành quyết định. Nếu hồ sơ chỉ còn chữ ký cuối cùng, những lớp thông tin và trách nhiệm phía trước rất dễ bị che khuất.

Cạm bẫy từ việc “hoàn thiện” hồ sơ muộn màng

Nhiều chứng cứ không phải do đối tác che giấu mà bị mất ngay trong quá trình quản trị nội bộ. Nhân viên nghỉ việc, hộp thư bị đóng mà không được sao lưu. Điện thoại phục vụ công việc được bàn giao cho người khác sau khi dữ liệu đã bị xóa. Tài khoản phần mềm bị khóa, trong khi lịch sử thao tác không được bảo toàn.

Đáng lo hơn là tình trạng quy trình trên giấy và hoạt động thực tế hoàn toàn tách rời. Quy chế yêu cầu kiểm tra, phê duyệt bằng văn bản nhưng trên thực tế lại chỉ đạo bằng miệng. Quy trình yêu cầu nhiều cấp kiểm soát nhưng hồ sơ cuối cùng không thể hiện ai đã kiểm tra, ai cảnh báo và ai quyết định.

Khi xảy ra tranh chấp, phản ứng thường thấy là vội vã tập hợp tài liệu và bổ sung những văn bản còn thiếu. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ việc hệ thống hóa, xác nhận hoặc phục hồi thông tin một cách trung thực với hành vi tạo lập tài liệu nhằm làm thay đổi bản chất sự việc đã xảy ra.

Không thể lập một biên bản sau sự kiện rồi thể hiện như tài liệu đã được lập từ trước. Không thể sửa nội dung thư điện tử, thay đổi dữ liệu hoặc yêu cầu nhân viên ký xác nhận những nội dung không đúng thực tế.

Hành vi cố ý tạo dựng hoặc làm sai lệch tài liệu không những không làm giảm rủi ro mà còn có thể làm suy giảm nghiêm trọng độ tin cậy của hồ sơ và phát sinh những hệ quả pháp lý bất lợi. Chứng cứ có giá trị không nằm ở việc hồ sơ dày đến đâu, mà ở khả năng phản ánh trung thực sự việc, xác định được nguồn gốc và có thể kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Quản trị chứng cứ gắn liền với quản trị trách nhiệm

Quản trị chứng cứ không phải là biến mỗi cuộc trao đổi thành một văn bản dài dòng. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải nhận diện được các điểm xung yếu: những thay đổi về phạm vi công việc, giá trị, tiến độ cần được xác nhận rõ ràng bằng văn bản hoặc dữ liệu điện tử có thể đối chiếu.

Đối với các quyết định có giá trị lớn, hồ sơ tối ưu cần phản ánh tối thiểu qua các lớp thông tin như: (1) Tờ trình đề xuất của bộ phận kinh doanh (Dữ liệu đầu vào); (2) Báo cáo thẩm định năng lực đối tác của phòng kế toán (Kết quả kiểm tra); (3) Ý kiến phản biện bằng văn bản của ban pháp chế (Cảnh báo rủi ro); và (4) Quyết định phê duyệt cuối cùng của Giám đốc (Căn cứ ban hành).

Sự minh bạch này không phải để chia nhỏ hay né tránh trách nhiệm, mà là cơ sở để bảo vệ những người làm đúng. Người đứng đầu chịu trách nhiệm trong phạm vi họ được báo cáo; người tham mưu chịu trách nhiệm trong giới hạn năng lực chuyên môn. Nếu hồ sơ mơ hồ, trách nhiệm rất dễ bị dồn vào người có chữ ký rõ nhất, hoặc bị phân tán trong những lời giải thích không thể kiểm chứng.

Luật sư thường chỉ được tìm đến khi mâu thuẫn đã gay gắt. Lúc này, luật sư có thể giúp đánh giá chứng cứ, chứ không thể tạo ra những dữ liệu chưa từng tồn tại. Giá trị của tư vấn pháp lý nằm ở việc giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế lưu giữ thông tin ngay từ đầu.

Khi mọi việc thuận lợi, hồ sơ là phần việc phía sau. Nhưng khi tranh chấp xảy ra, chính những tài liệu tưởng như nhỏ bé ấy sẽ thay con người kể lại toàn bộ câu chuyện một cách trung thực và khách quan nhất.