Đôn đốc thực hiện nhiệm vụ cấp bách về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Ngày 18/6, Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Hoàng Giang đã ban hành công văn số 3836/UBND-NC về việc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ cấp bách về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đối với cơ quan cấp huyện, cấp xã.

Theo đó, ngày 8/4/2025, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư trên địa bàn tỉnh. Theo báo cáo của Sở Nội vụ, qua kiểm tra thực tế tài liệu tại UBND các huyện, thị xã, thành phố, công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn, vướng mắc cần phải tập trung chỉ đạo xử lý.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, tiếp tục chỉ đạo thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 8/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh. Trong đó lưu ý nội dung bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu bảo đảm yêu cầu thực hiện đúng quy trình, quy định, tránh lãng phí nguồn lực. Chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý, từ nay đến hết ngày 20/6/2025 phải thực hiện nghiêm việc đóng gói, kết thúc phông lưu trữ, bàn giao tạm thời tài liệu theo đúng yêu cầu về tiến độ thời gian và hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nội vụ. Đồng thời, bố trí lực lượng bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được tập kết đến ngày 30/6/2025 và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với công tác phòng cháy, chữa cháy, mưa bão, lũ, lụt, ẩm mốc, mối mọt, mất mát hồ sơ tài liệu.

Chủ tịch UBND tỉnh lưu ý nội dung bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu bảo đảm yêu cầu thực hiện đúng quy trình, quy định. Trong ảnh: Khu vực lưu trữ hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Ảnh minh họa

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các đơn vị sự nghiệp trực thuộc thực hiện ngay việc phân loại, thống kê, đóng gói giao nộp vào kho lưu trữ của UBND cấp huyện. Chủ tịch UBND cấp huyện chủ động bàn giao toàn bộ khối tài liệu trên cho đơn vị hành chính cấp xã mới tiếp nhận, quản lý, bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu.

Đối với Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm việc xác nhận khối lượng, niêm phong, bàn giao, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nội vụ. Chỉ đạo bộ phận làm công tác lưu trữ tại UBND các xã, phường, thị trấn tham mưu Chủ tịch UBND cấp xã tiến hành hướng dẫn cán bộ, công chức xã lập hồ sơ, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp, lập Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ của UBND cấp xã. Việc thu thập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu của các xã phải được thực hiện thống nhất theo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ của pháp luật hiện hành.

Đối với UBND cấp xã dự kiến đặt trụ sở đơn vị hành chính của xã mới, có trách nhiệm bố trí phòng, kho phù hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu của xã trước đây, được chuyển về bảo quản tập trung tại trụ sở làm việc của UBND xã mới thành lập. UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện sắp xếp, đóng gói, vận chuyển tài liệu đã được thống kê đến phòng, kho của UBND xã mới sau sắp xếp để thực hiện quản lý, bảo quản, bảo vệ. Chủ tịch UBND cấp xã mới có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, bảo quản, bảo vệ an toàn toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã được thống kê, niêm phong của các xã trước đây. Sau khi đi vào hoạt động, khẩn trương chỉ đạo xây dựng phương án và dự toán kinh phí bảo quản, chỉnh lý, số hóa tài liệu của đơn vị hành chính cấp xã.

Chủ tịch UBND cấp xã mới tiến hành tiếp nhận tài liệu của các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện đã kết thúc hoạt động để quản lý, bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu. Đối với UBND cấp xã mới được giao tiếp quản trụ sở của UBND cấp huyện, bố trí lực lượng bảo vệ và phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện đã được tập kết tại trụ sở của UBND cấp huyện trước đây, đến khi toàn bộ hồ sơ, tài liệu được vận chuyển vê Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các địa điểm do cấp có thẩm quyền bố trí.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chuyển hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định sau ngày 1/7/2025. Trong ảnh: Cán bộ, nhân viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thống kê hồ sơ, tài liệu. Ảnh minh họa

Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch chuyển hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện đã được thống kê, niêm phong về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và địa điểm được cấp có thẩm quyền bố trí theo đúng quy định sau ngày 1/7/2025. Đồng thời tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu, tài liệu để báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Tin, ảnh: PV