Doanh nghiệp trước yêu cầu minh bạch dữ liệu lao động

Đây là thay đổi quan trọng trong chính sách quản lý nhân lực, thể hiện bước tiến của Nhà nước trong việc xây dựng một thị trường lao động hiện đại, minh bạch và có khả năng kết nối hiệu quả hơn với các chính sách an sinh xã hội. Đồng thời, đây cũng là phép thử lớn đối với khả năng thích ứng và tuân thủ pháp luật của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là khối doanh nghiệp nhỏ và vừa vốn chưa quen với yêu cầu số hóa và quản trị dữ liệu theo chuẩn mực pháp lý.

Về bản chất, việc đăng ký thông tin người lao động, theo Luật Việc làm 2025, là quá trình thu thập, đồng bộ và cập nhật dữ liệu cơ bản liên quan đến cá nhân, quá trình làm việc, hợp đồng, trình độ chuyên môn, tình trạng tham gia bảo hiểm và nhiều yếu tố khác. Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đồng bộ, kết nối với hệ thống quản lý của Nhà nước, nhằm giúp cơ quan chức năng có cái nhìn toàn diện và kịp thời về thị trường lao động.

Ở cấp độ vĩ mô, điều này giúp Nhà nước điều tiết cung cầu lao động, dự báo xu hướng dịch chuyển việc làm, xây dựng các chính sách đào tạo phù hợp và triển khai nhanh chóng các gói hỗ trợ khi có biến động, như trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế hoặc dịch bệnh. Ở cấp độ vi mô, mỗi người lao động cũng có lợi ích khi dữ liệu của họ được lưu giữ đầy đủ, qua đó đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm, chế độ thất nghiệp và cơ hội tham gia các chương trình hỗ trợ nghề nghiệp.

Những điểm khó của doanh nghiệp

Phía doanh nghiệp khi thực thi chính sách nói trên sẽ gặp nhiều thách thức bởi không phải doanh nghiệp nào cũng đang sẵn sàng cho yêu cầu mới. Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn còn quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy, hoặc lưu trữ rời rạc ở nhiều phần mềm quản lý khác nhau nên thiếu tính đồng bộ về dữ liệu. Việc chuyển đổi và cập nhật dữ liệu theo quy định mới sẽ buộc doanh nghiệp dành nhiều thời gian, nguồn lực hơn.

Thứ hai, yêu cầu này kéo theo trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân, bởi mọi sai sót trong việc lộ lọt thông tin đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và sự tổn hại uy tín cho doanh nghiệp.

Thứ ba, Luật Việc làm 2025 không chỉ yêu cầu đăng ký thông tin một lần, mà còn đặt ra cho doanh nghiệp nghĩa vụ cập nhật thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc bất cứ thay đổi nào về tình trạng việc làm, hợp đồng, bảo hiểm hay trình độ của người lao động đều phải được bổ sung kịp thời lên hệ thống. Nghĩa là, doanh nghiệp phải có nền tảng phần mềm quản trị thống nhất, quy trình quản lý nội bộ chặt chẽ, đảm bảo mọi thay đổi nhân sự đều được phản ánh kịp thời. Nếu không chuẩn bị trước, nguy cơ doanh nghiệp rơi vào tình trạng chậm trễ, bị xử phạt hoặc phát sinh chi phí bổ sung là điều khó tránh khỏi.

Thứ tư, khi dữ liệu cá nhân ngày càng có giá trị, việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp và cập nhật thông tin người lao động lên hệ thống Nhà nước đặt ra nhiều băn khoăn. Người lao động có thể lo ngại về việc thông tin nhạy cảm của mình bị lạm dụng hoặc rò rỉ. Doanh nghiệp cũng ở thế khó khi vừa phải tuân thủ pháp luật, vừa phải cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Vì thế, để chính sách này được triển khai hiệu quả, cần có cơ chế bảo mật rõ ràng, quy trình kiểm soát minh bạch và chế tài nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm.

Ở chiều tích cực, chính sách này có thể trở thành động lực giúp doanh nghiệp nâng cấp năng lực quản trị nhân sự. Nhưng phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, hay doanh nghiệp truyền thống ở các địa phương hiện nay không nhiều thì ít đều phải đối mặt với tình trạng vừa thiếu nhân sự chuyên trách, vừa hạn chế về ngân sách để đầu tư hạ tầng công nghệ, lại vừa chưa quen với tư duy xem dữ liệu là tài sản cần quản trị. Do đó, nếu không có hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ kỹ thuật và lộ trình triển khai hợp lý từ phía Nhà nước, nguy cơ “quá tải” thủ tục đối với doanh nghiệp là hoàn toàn có thể xảy ra.

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị gì?

Trước hết, cần có thay đổi tư duy, xem việc đăng ký và quản lý dữ liệu lao động không chỉ là một thủ tục hành chính mà là một phần trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực. Từ đó, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhân sự hiện có, đối chiếu tính chính xác và đầy đủ. Đây là bước cơ bản để đảm bảo dữ liệu khi đưa lên hệ thống quốc gia sẽ không bị sai sót.

Tiếp đến, doanh nghiệp nên đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, có thể là các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, giúp quá trình thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu trở nên dễ dàng và an toàn hơn. Bên cạnh là trang bị kiến thức pháp luật liên quan, kỹ năng quản lý dữ liệu và nhận thức về bảo mật cho nhân sự phụ trách, đặc biệt là ở những doanh nghiệp không có bộ phận pháp lý chuyên trách. Hoặc cũng có thể xem xét sử dụng các dịch vụ giải pháp quản lý nhân sự, quản trị dữ liệu bên ngoài khi chưa có điều kiện đầu tư cho một hệ thống dữ liệu nhân sự đầy đủ và minh bạch.

Ở góc độ chính sách, việc ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, tổ chức tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp nền tảng công nghệ thân thiện và xây dựng kênh phản hồi nhanh chóng là điều mà các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan cần ưu tiên thực hiện. Bởi nếu chỉ dừng lại ở quy định bắt buộc mà thiếu đi cơ chế hỗ trợ, nguy cơ chính sách đi vào hình thức sẽ cao. Bài học từ nhiều cải cách hành chính trước đây cho thấy, thành công chỉ đến khi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Nhà nước và doanh nghiệp, khi quy định pháp luật được thiết kế khả thi và phù hợp với năng lực thực tế.

Tóm lại, yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp đăng ký thông tin người lao động từ ngày 1-1-2026 mở ra cơ hội để quản lý lao động hiện đại, minh bạch, bảo vệ quyền lợi người lao động và tăng hiệu quả điều hành chính sách. Và mặt khác đặt ra thách thức lớn cho doanh nghiệp về chi phí, thủ tục và trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân người lao động nhưng đây là điều cần làm vì sự phát triển lâu bền. Doanh nghiệp nên xem đây là một cơ hội để nâng cấp khả năng quản trị nhân sự, chuẩn bị hạ tầng công nghệ và xây dựng văn hóa tuân thủ. Với sự đồng hành từ phía Nhà nước thông qua các chính sách hỗ trợ cụ thể, quy định này có thể trở thành nền tảng quan trọng để thị trường lao động Việt Nam bước sang một giai đoạn phát triển mới, bền vững và công bằng hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

(*) Công ty Luật TNHH Phuoc & Partners

LS. Nguyễn Hữu Phước (*)