Công nghệ số nâng 'vạch chuẩn' logistics Việt: Chậm sẽ mất lợi thế

Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp (DN) logistics, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP, nhưng chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP. Mục tiêu 10 năm tới là kéo chi phí này xuống 12-15% GDP, nhưng khoảng cách đó không thể chỉ giải bằng cắt giảm chi phí. DN còn phải thay đổi cách vận hành nếu muốn giữ lợi thế khi chuỗi cung ứng ngày càng đòi hỏi tốc độ và khả năng kết nối cao hơn.

Điểm yếu “số trong - giấy ngoài”

Một trong những điểm nghẽn nằm ngay ở cách DN đang số hóa. Ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC, cho biết chuyển đổi số đã diễn ra ở nhiều phân khúc logistics, từ vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng, hải quan đến thương mại xuyên biên giới. Tuy nhiên, tốc độ không đồng đều, khiến nhiều DN vẫn ở trạng thái “số trong - giấy ngoài”.

Ứng dụng công nghệ vào đúng điểm nghẽn giúp doanh nghiệp logistics rút ngắn thời gian, giảm sai sót và nâng hiệu quả vận hành.

“DN thường không ở trạng thái paper hoặc paperless hoàn toàn mà đang ở giữa”, ông Lễ nhận định. Bên trong, quy trình đã được xử lý trên hệ thống số, nhưng khi giao dịch với đối tác, không ít khâu vẫn phải quay về chứng từ giấy.

Nguyên nhân đến từ cả quy định pháp luật, thông lệ của cơ quan nhà nước và những yếu tố chủ quan như tâm lý chưa an tâm hoặc đối tác chưa có hệ thống đồng bộ. Vì vậy, nút thắt không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở niềm tin trong giao dịch số.

Theo ông Lễ, DN nên đi từng bước, bắt đầu từ chuẩn hóa nội bộ, sau đó kết nối với đối tác thân quen rồi mở rộng sang giao dịch xuyên biên giới. Đặc biệt, chuyển giao chứng từ phải đi cùng chuyển giao quyền và nghĩa vụ. “Chuyển giao quyền kiểm soát, không phải chỉ chuyển giao file”, ông nhấn mạnh.

Bởi nếu file PDF vẫn phải gửi qua email, tải xuống, in, ký, scan rồi gửi lại, DN mới chỉ thay đổi hình thức chứng từ, chưa thay đổi quy trình. Giấy có thể ít đi, nhưng điểm nghẽn vẫn còn đó.

Số hóa logistics Việt không dừng ở việc thay chứng từ giấy bằng file điện tử. DN cần tiến tới một hệ thống mà chứng từ được xác nhận, chuyển giao an toàn, thống nhất phiên bản và có giá trị pháp lý.

Vị trọng tài viên VIAC cho rằng chuyển đổi số logistics cũng không dừng ở việc đưa giấy lên máy tính. Bước đầu là chuyển chứng từ giấy thành file điện tử. Bước tiếp theo là thiết kế lại quy trình để các bên có thể cùng trao đổi, xử lý trên một hệ thống. Cao hơn nữa là khi chứng từ điện tử được pháp luật công nhận, có thể chuyển giao và sử dụng xuyên biên giới.

Khi đó, eBL, eFBL hay eNCD không chỉ giúp DN giảm giấy tờ mà còn trở thành mắt xích trong giao dịch quốc tế. Thước đo số hóa không nằm ở số lượng chứng từ điện tử, mà ở việc các bên có thể cùng xác nhận, chuyển giao an toàn và thống nhất phiên bản có hiệu lực. Làm được điều này, DN vừa hạn chế sai sót, vừa giảm tranh chấp và rút ngắn thời gian giao dịch.

Giải đúng bài toán, công nghệ mới phát huy

Nếu chứng từ điện tử gỡ nút thắt giấy tờ, Trí tuệ nhân tạo (AI) phải tiếp tục gỡ nút thắt vận hành. Công nghệ này phải giúp logistics rút ngắn thời gian, giảm sai sót và xử lý tốt những bài toán rất riêng của Việt Nam. Ông Nguyễn Cảnh Thức, Giám đốc Công nghệ ProTech Freight, GHN Logistics, cho rằng giao hàng chặng cuối là một ví dụ điển hình.

Thực tế, tài xế phải xử lý đường cấm xe tải theo từng khung giờ, hẻm nhỏ phải kết hợp xe tải với đi bộ, bãi đỗ hợp pháp thay đổi theo khu vực, trong khi hệ thống phải điều phối đồng thời hàng nghìn tài xế. “Đó là những lớp dữ liệu mà các nền tảng bản đồ quốc tế không có sẵn”, ông Thức nói.

Vì vậy, thay vì cố điều chỉnh giải pháp nước ngoài, ông Thức cho biết việc xây dựng SmartRoute (giải pháp tối ưu lộ trình giao hàng) với cơ sở dữ liệu riêng về giao thông, cấm dừng, cấm tải và bãi đỗ phù hợp điều kiện Việt Nam. Hệ thống có thể tính toán lộ trình và điểm đỗ trong chưa đầy một giây, giúp tài xế bớt phải dò đường và tìm chỗ dừng.

Theo ông Thức, AI chỉ thực sự hiệu quả khi được nuôi bằng dữ liệu sát với bối cảnh thực tế. Đây là điều kiện để công nghệ xử lý đúng những bài toán đặc thù của logistics Việt.

AI chỉ tạo lợi thế khi được xây trên dữ liệu sát với thực tế logistics Việt. Doanh nghiệp cần chọn đúng điểm nghẽn để công nghệ rút ngắn thời gian, giảm sai sót và nâng hiệu quả vận hành.

Ở một góc độ khác, ông Yuki Trương, Founder & CEO AVI Logistics, tập trung vào cách đưa AI vào vận hành. Thay vì gắn thêm AI vào quy trình cũ, AVI chọn mô hình AI-first, đưa công nghệ này vào xuyên suốt chuỗi báo giá và phục vụ khách hàng, từ thu thập, chuẩn hóa giá cước, lập báo giá đến CRM, booking, xử lý chứng từ, phân tích tài chính và hỗ trợ điều hành.

Những việc lặp lại như săn giá cước, nhập liệu, đối soát hay xử lý chứng từ thường quy được máy đảm nhận. Con người tập trung vào tư vấn, quản trị rủi ro, quan hệ khách hàng và quyết định chuyên môn. “AI nhận phần việc lặp lại. Con người giữ phần phán đoán”, ông Yuki Trương nhấn mạnh.

Cách làm này đặt lại thước đo hiệu quả AI. Không phải thay được bao nhiêu người, mà là rút ngắn thời gian, giảm sai sót và giúp nhân sự tập trung vào những phần việc cần chuyên môn.

Tăng tốc vận hành cũng đặt ra yêu cầu siết chặt an toàn giao dịch số. Bà Hồ Thị Quyên, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP.HCM (ITPC), lưu ý chuyển đổi số không chỉ đặt ra bài toán vận hành mà còn kéo theo yêu cầu kiểm soát giao dịch chặt chẽ hơn. Theo bà, Luật Giao dịch điện tử đã tạo cơ sở pháp lý cho thông điệp dữ liệu, nhưng không phải mọi tệp tin hay email đều mặc nhiên có giá trị pháp lý như nhau.

“Rủi ro chủ yếu phát sinh khi một giao dịch tồn tại nhiều phiên bản nhưng thiếu quy định về thứ tự ưu tiên, thẩm quyền xác nhận, thời điểm chốt và cơ chế lưu trữ”, bà Quyên phân tích.

Theo bà, DN cần xây dựng cơ chế kiểm soát dữ liệu ngay trong lộ trình số hóa. Mục tiêu không chỉ là giảm thao tác giấy tờ mà còn phải giảm tranh chấp, tăng khả năng kiểm chứng và bảo đảm an toàn giao dịch.

Điều này càng đáng chú ý khi một giao dịch logistics liên quan đến nhiều bên, từ DN logistics, khách hàng, hãng tàu, cảng đến ngân hàng và cơ quan quản lý. Chỉ một mắt xích chưa sẵn sàng, cả quy trình số có thể bị kéo ngược về cách làm cũ.

Vì thế, ông Ngô Khắc Lễ cho rằng DN cần chuyển đổi theo từng lớp, bắt đầu từ nội bộ rồi mở rộng sang đối tác và giao dịch xuyên biên giới. “Bắt đầu từ nội bộ, sau đó là giữa những đối tác thân quen và tiến xa hơn với các giao dịch xuyên biên giới”, ông nói. Lộ trình này cũng cho thấy số hóa không nhất thiết phải bắt đầu bằng một cuộc đầu tư lớn, mà quan trọng là chọn đúng khâu để nâng cấp.

DN logistics Việt không cần số hóa để “có công nghệ”, mà phải chọn đúng khâu đang làm chậm cả chuỗi để nâng cấp trước. Khi vạch chuẩn cạnh tranh đã nâng lên, công nghệ chỉ có ý nghĩa nếu giúp hàng đi nhanh hơn, chi phí thấp hơn và kết nối tốt hơn. Nếu chậm ở những điểm này, DN sẽ dần bị bật khỏi cuộc chơi.