Chấn chỉnh công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh

Công chức Tư pháp - hộ tịch phường Trấn Biên hướng dẫn người dân đến đăng ký thủ tục hành chính về hộ tịch. Ảnh: Thành Nhân

Theo nội dung văn bản, qua một thời gian triển khai thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, công tác hộ tịch được thực hiện theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11-6-2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp cũng như qua theo dõi từ ngày 1-7-2025 đến nay, UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh gửi rất nhiều yêu cầu sửa sai sót và hủy hồ sơ điện tử (hồ sơ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử…) trên hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

Đồng thời, khi lập đề nghị sửa sai sót hoặc hủy hồ sơ hộ tịch điện tử thì nhiều cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương chưa thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc theo quy định.

Để đảm bảo công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng quy định, Sở Tư pháp đã đưa ra 6 nội dung quan trọng và đề nghị Chủ tịch UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh quan tâm chỉ đạo thực hiện.

Cụ thể, trước khi hoàn thiện hồ sơ và nhập thông tin vào hệ thống quản lý hộ tịch điện tử, công chức phụ trách cần phải rà soát kỹ các thông tin trong hồ sơ để đảm bảo nhập đúng, đủ theo quy định của pháp luật; kiểm tra kỹ thông tin đã nhập khi đăng ký hộ tịch; tránh và hạn chế tối đa để hồ sơ yêu cầu sửa đổi nhiều lần đối với các lỗi thông thường, sai sót gây ảnh hưởng đến chất lượng, thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho công dân.

Các công chức, cán bộ phụ trách công tác hộ tịch tuân thủ đầy đủ quy trình và biểu mẫu theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, nhằm tránh các lỗi thông thường (nhập sai tên, sai số CMND/CCCD, sai ngày tháng năm sinh…); bảo mật thông tin về tài khoản người dùng khi truy cập vào phần mềm hộ tịch, tránh gây lộ, lọt thông tin công dân.

Chủ tịch UBND các xã, phường thường xuyên kiểm tra, giám sát công tác giải quyết thủ tục hành chính của công chức phụ trách công tác hộ tịch, đảm bảo quy trình giải quyết đúng và hiệu quả; cử công chức làm công tác hộ tịch tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ, quy trình mới và các quy định pháp luật liên quan.

Đối với những trường hợp cố tình hoặc liên tiếp sai sót trong công tác giải quyết thủ tục hành chính, cần có biện pháp xử lý nghiêm túc, từ việc phê bình rút kinh nghiệm đến việc điều chuyển công tác nếu cần thiết. Đối với các đề nghị sửa sai sót thông tin hộ tịch trên hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thì UBND các xã, phường ghi rõ thông tin sai sót và thông tin cần điều chỉnh trực tiếp trên hệ thống, đồng thời có văn bản gửi về Sở Tư pháp để làm căn cứ phê duyệt các đề nghị sửa sai sót của địa phương.

Hiện nay, việc giải quyết hồ sơ hộ tịch có yếu tố nước ngoài được phân định thẩm quyền về UBND cấp xã. Do đó, để đảm bảo nền hành chính chuyên nghiệp, năng động, hiện đại phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế thì chủ tịch UBND các xã, phường quan tâm cải tạo khu vực tiếp dân (bố trí bàn ghế, bảng tên bộ phận, hệ thống máy lạnh, chiếu sáng đầy đủ); lắp đặt camera an ninh, máy lấy số thứ tự; có hộp thư góp ý, số điện thoại phản ánh, kiến nghị để người dân phản hồi chất lượng phục vụ; niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật ở nơi thuận tiện, dễ nhìn để người dân liên hệ; bố trí phòng để tổ chức lễ trao giấy chứng nhận kết hôn được lịch sự, trang trọng.

UBND các xã, phường chỉ đạo bộ phận tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thu lệ phí hộ tịch có yếu tố nước ngoài theo Nghị quyết số 11/2023/NQ-HĐND ngày 14-7-2023 của HĐND tỉnh về lệ phí hộ tịch trên địa bàn tỉnh Đồng Nai…

An Nhơn