Cách chuyển quyền sở hữu file và thư mục trên OneDrive

Khác với SharePoint, OneDrive hiện không cho phép người dùng chuyển quyền sở hữu tệp tin hoặc thư mục một cách trực tiếp thông qua bảng điều khiển. Các phương pháp thông thường như cấp quyền kiểm soát toàn bộ (Full Control) rồi tự hạ cấp quyền của bản thân cũng không khả dụng trên nền tảng này. Tuy nhiên, bằng cách kết hợp tính năng chia sẻ và công cụ "Copy to", người dùng có thể thực hiện việc bàn giao dữ liệu một cách gián tiếp.

Quy trình chuyển dữ liệu thông qua tính năng Copy to

Về bản chất, phương pháp này sẽ tạo ra một bản sao mới của dữ liệu trên tài khoản người nhận, từ đó xác lập quyền sở hữu mới cho họ. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị từ phía người gửi

Tạo một thư mục cha (parent folder) mới trong OneDrive.
Di chuyển toàn bộ các tệp tin hoặc thư mục con cần bàn giao vào thư mục cha này bằng tính năng Move to hoặc thao tác kéo thả.
Nhấn chuột phải vào thư mục cha và chọn Share để cấp quyền truy cập cho người nhận.

Bước 2: Thao tác phía người nhận

Truy cập vào mục Shared trong tài khoản OneDrive cá nhân và mở thư mục vừa được chia sẻ.

Chọn các mục bên trong thư mục đó, nhấn vào biểu tượng ba chấm (…) và chọn Copy to.
Chọn vị trí lưu trữ trên OneDrive cá nhân của mình và nhấn Copy here. Lúc này, người nhận sẽ trở thành chủ sở hữu của bản sao mới.

Những hạn chế kỹ thuật cần lưu ý

Mặc dù đây là giải pháp khả thi nhất hiện nay, người dùng cần lưu ý các giới hạn hệ thống sau để tránh mất mát dữ liệu:

Giới hạn dung lượng: OneDrive không hỗ trợ sao chép hoặc di chuyển các tệp tin đơn lẻ có dung lượng lớn hơn 100GB.
Số lượng tệp: Hệ thống có thể gặp lỗi nếu thực hiện sao chép đồng thời quá 30.000 file trong một lần thao tác.
Mất lịch sử phiên bản: Vì đây là thao tác tạo bản sao mới (Copy), toàn bộ lịch sử phiên bản (Version History) và các thiết lập chia sẻ cũ của tệp gốc sẽ bị xóa bỏ.
Quyền sở hữu: Sau khi sao chép thành công, tệp gốc vẫn thuộc quyền sở hữu của người gửi cho đến khi họ tự tay xóa bỏ để giải phóng dung lượng.

Giải pháp cho tài khoản doanh nghiệp

Đối với môi trường Microsoft 365 doanh nghiệp, việc chuyển quyền sở hữu tệp tin của nhân viên sắp nghỉ việc đòi hỏi sự can thiệp của Quản trị viên (Admin). Quản trị viên có thể truy cập vào SharePoint Admin Center để cấp quyền truy cập OneDrive của nhân viên đó cho người quản lý trực tiếp hoặc người kế nhiệm, đảm bảo dữ liệu không bị mất đi khi tài khoản bị vô hiệu hóa.

Việc nắm vững các mẹo kỹ thuật này giúp người dùng quản lý dữ liệu linh hoạt hơn, đặc biệt trong các tình huống cần chuyển đổi tài khoản cá nhân hoặc bàn giao công việc mà không làm gián đoạn luồng vận hành dữ liệu.

Tuệ Nhân