Cách báo cáo công việc ghi điểm với Sếp

Làm thế nào để kể chuyện nhằm tác động đến người khác khi báo cáo công việc?

Trong hơn 20 năm sự nghiệp làm nghề, thì có tới gần 10 năm tôi và sếp tôi không ở cùng trên một đất nước, đồng thời trong ngần ấy năm tôi đã 5 lần được thăng chức, từ người phụ trách khu vực Trung Quốc lên thành cấp quản lý phụ trách toàn cầu. Không ngại nói với các bạn rằng, một yếu tố quan trọng trong đó chính là tôi có khả năng kể chuyện khi báo cáo công việc.

“Kể chuyện” và “báo cáo” là hai việc nghe có vẻ chẳng chút liên quan gì đến nhau, vì sao lại kể chuyện trong khi báo cáo?

Bởi vì khả năng kể chuyện có thể giúp nhân viên công sở tránh được ba “hố sâu” trong khi báo cáo.

Báo cáo công việc cũng là một nghệ thuật. Ảnh: Forbes.

Hố sâu thứ nhất: Chỉ nói về kết quả mà không trình bày quá trình, chẳng khác nào chịu thiệt thòi mà làm việc uổng công.

Đa số nhân viên công sở đều cho rằng sếp thuê mình tới để giải quyết vấn đề. Chỉ cần giải quyết xong xuôi hết tất cả mọi thứ, sau đó chuẩn bị báo cáo đúng giờ, thường nói trực tiếp vào kết luận và hoàn toàn bỏ qua toàn bộ quá trình.

Làm việc gì cũng hướng đến kết quả là điều đương nhiên, nhưng trình bày quá trình khi báo cáo cũng vô cùng quan trọng. Hằng ngày, sếp không thể quan tâm được tới tất cả vấn đề phát sinh. Nếu bạn không nói về những khó khăn và kinh nghiệm thu được trong quá trình giải quyết vấn đề, thì sếp rất khó có thể nhìn thấy.

Cuối cùng, điều này dẫn đến tình trạng “giỏi làm nhưng không giỏi nói chuyện, chẳng khác nào chịu thiệt thòi mà làm việc uổng công”. Điều tồi tệ nhất là chẳng những sếp không khen ngợi hiệu quả công việc của bạn, mà còn cảm thấy “cô ta có vẻ nhàn rỗi, không nhiều việc để làm lắm, giao thêm chút việc cho cô ta thôi”.

Hố sâu thứ hai: Chỉ nói sự thật mà không đề cập đến cảm xúc, khiến giá trị bị chôn vùi.

Không ít nhân viên công sở đều có suy nghĩ, trong báo cáo mà lồng thêm cảm xúc thì sẽ bị trừ điểm, nhưng thực tế không phải vậy. Hãy để tôi lấy ví dụ.

Chẳng hạn, bạn phụ trách việc đón tiếp đồng nghiệp đến từ trụ sở chính ở nước ngoài sang gặp khách hàng. Sau khi buổi tiếp đón kết thúc thuận lợi, bạn có hai hình thức báo cáo:

Một kiểu là chỉ nói đến sự thật:

Thưa sếp, từ ngày 12 - 15/3, chúng em tiếp đón đồng nghiệp của trụ sở chính vô cùng thuận lợi, khách hàng cũng rất hài lòng.

Có phải rất nhạt nhẽo hay không? Sếp sẽ chỉ thấy rằng trong danh sách những việc cần giải quyết giảm đi một việc, vốn không hề nhìn thấy giá trị của bạn trong việc này.

Một cách báo cáo khác khéo léo đưa ra mâu thuẫn và từ đó mang đến cảm xúc:

Báo cáo sếp, tuần trước chúng em đưa đồng nghiệp của trụ sở từ nước ngoài sang gặp khách hàng. Vốn dĩ chúng em định tới thăm hỏi khách hàng A, kết quả là nhà khách hàng A có việc đột xuất phải giải quyết nên không tới được. Chúng em ai ai cũng lo lắng, người từ xa đến thì không thể phí công được! Sau đó, chúng em liên lạc gấp với khách hàng B, còn tới tham quan xưởng của khách hàng B, bàn công chuyện rất suôn sẻ. May mắn sao trước khi họ về nước, vừa hay khách hàng A cũng xong việc, chúng em lại gặp được cả khách hàng A. Cuối cùng, lúc chuẩn bị rời đi, đồng nghiệp tại trụ sở nói rằng họ cảm nhận được chúng ta tạo mối quan hệ với khách hàng rất tốt, cả đội ngũ cũng có tinh thần chiến đấu cao.

Bạn thấy đấy, đưa mâu thuẫn và cảm xúc vào đoạn báo cáo không những khiến cho bài báo cáo trở thành một câu chuyện, mà bên cạnh đó còn thể hiện được giá trị công việc của bạn.

Hố sâu thứ ba: Chỉ nói đạo lý thì không thể chạm đến trái tim người khác.

Thành thật mà nói, đạo lý trên đời cũng chỉ có bấy nhiêu điều thôi, bạn biết nói thì sếp của bạn càng biết nói. Chưa biết chừng những lý lẽ mà bạn đưa ra, họ nghe lại thấy chướng tai. Đừng nói tới việc công nhận bạn, thậm chí còn có thể sinh lòng ghét bỏ bạn nữa. Một phương pháp báo cáo chuyên nghiệp hơn nữa chính là lồng ghép chân lý, quan điểm mà bạn muốn truyền đạt vào trong một câu chuyện.

Vậy chúng ta cần làm thế nào để nâng cao khả năng kể chuyện trong khi báo cáo đây?

Trước tiên bạn cần phải biết, khi bạn báo cáo với sếp, trong đầu sếp đang suy nghĩ điều gì.

Thông thường, mọi người cho rằng sếp chỉ quan tâm đến những thứ có thể đo lường được bằng dữ liệu, ví dụ như vấn đề phát sinh, điểm cải tiến về kỹ thuật, doanh số bán hàng hay giá thành sản phẩm, v.v.. Những thứ đó đã được chúng ta coi là “mục tiêu lý tính”, chúng vô cùng quan trọng và cũng là điểm chính trong mọi bài báo cáo công việc. Thế nhưng, như đã đề cập trước đó, nếu bạn chỉ trình bày những điều có thể thể hiện được bằng số liệu, thì làm sao để biểu diễn được giá trị của bạn?

Muốn nâng cao khả năng kể chuyện, chúng ta cần đặc biệt chú trọng đến “mục tiêu cảm tính” trong báo cáo.

Chẳng hạn, hãy giúp sếp ý thức được mức độ nghiêm trọng và cấp bách của sự việc, từ đó có thể nhanh chóng đưa ra quyết định; hoặc khiến họ thấy rõ năng lực của bạn mạnh đến đâu và tiềm năng của đội ngũ cao tới mức nào.

Lúc này, bạn nên lồng ghép “mục tiêu cảm tính” của mình vào từng sự việc trong báo cáo, sau đó dùng “mục tiêu lý tính” làm sợi dây xâu chuỗi chúng lại với nhau.

Nói tóm lại, năng lực làm việc đặt ra nền tảng thấp nhất cho sự nghiệp của bạn, còn năng lực báo cáo công việc lại là chìa khóa quyết định bạn có thể đi được bao xa trên con đường sự nghiệp. Đồng thời, kể chuyện trong khi báo cáo chính là phương pháp tốt nhất để nâng cao năng lực báo cáo. Về những cách kể chuyện hiệu quả hơn và mẫu kể chuyện, bạn có thể tham khảo trong cuốn sách Sức mạnh kể chuyện của tôi.

Cao Lâm/Bách Việt Books-NXB Văn học