Bộ Tư pháp nói về việc hồ sơ chứng thực 'chất cao như núi'

Bộ Tư pháp vừa có tờ trình dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định 07/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, do Bộ chủ trì xây dựng.

Nhiều nơi quá tải trong tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực

Theo tờ trình, việc sắp xếp tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 2 cấp và việc phát triển quy mô đơn vị hành chính cấp xã đã dẫn đến khối lượng công việc chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã ngày càng tăng.

Thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn.

Theo số liệu thống kê, trong năm 2024, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với gần 2 triệu bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với hơn 1,3 triệu việc. Tại các UBND cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 46,3 triệu bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 6,4 triệu việc.

Trong sáu tháng đầu năm 2025, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc.

Còn tại các UBND cấp xã trên cả nước đã chứng thực bản sao đối với 20,3 triệu bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 3,1 triệu việc.

Bộ Tư pháp đề xuất chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thực hiện chứng thực nhằm giảm tải công việc, gỡ vướng trong hoạt động chứng thực khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Ảnh: BẢO PHƯƠNG

Trong bối cảnh đó, nhiều địa phương đã có kiến nghị, đề xuất về việc chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền thực hiện chứng thực để giảm tải công việc cho chủ tịch UBND cấp xã.

Để thực hiện việc ủy quyền trong hoạt động chứng thực theo quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Bộ Tư pháp đã có Công văn 4158/2025 hướng dẫn các địa phương về một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực thì cần thiết phải sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Nghị định 23/2015.

Việc này nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong hoạt động chứng thực khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp; bảo đảm hoạt động chứng thực thông suốt, không bị gián đoạn, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức. Đồng thời, bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ, minh bạch, khả thi, dễ tiếp cận, hiệu lực và hiệu quả, dễ áp dụng trên thực tế.

Thêm 5 trường hợp được thực hiện chứng thực

Từ thực tiễn đó, Bộ Tư pháp đề xuất sửa đổi, bổ sung khoản 9 của Điều 2 của Nghị định 23 theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực.

Cụ thể người thực hiện chứng thực là chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (UBND cấp xã); chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND và UBND cấp xã; giám đốc, phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền; công chứng viên của Phòng công chứng, văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện).

Như vậy, so với quy định cũ, dự thảo nghị định mở rộng thêm năm trường hợp là người thực hiện chứng thực, gồm chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND và UBND cấp xã; giám đốc, phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền.

Bộ Tư pháp cũng sửa đổi Điều 5 về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Cụ thể, sửa đổi thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể là UBND cấp xã thành cá nhân chủ tịch UBND cấp xã.

Do đó, việc thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu, việc ủy quyền được quy định cụ thể. Gồm chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã, công chức được chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu của UBND cấp xã. Công chức được ủy quyền phải có bằng cử nhân luật và có từ hai năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp. Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định.

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Văn phòng HĐND và UBND. Giám đốc, phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

Việc sửa đổi, bổ sung quy định nêu trên nhằm thể chế hóa kịp thời chủ trương của Đảng tại Kết luận 179-KL/TW; tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực; giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã.

Dự thảo cũng bổ sung thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của công chứng viên để phù hợp với quy định tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng năm 2024.

Sửa đổi phạm vi thực hiện một số giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, nhà ở, bất động sản theo hướng việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà, việc chứng thực giao dịch về bất động sản thực hiện tại UBND cấp xã nơi có bất động sản.

Việc này không bao gồm trường hợp chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền, văn bản thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở, bất động sản theo quy định của pháp luật và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định.

NGUYỄN THẢO